Как настроить зарплатный проект в 1С:Бухгалтерия 8.3

Зарплатный проект в 1С:Бухгалтерия 8.3 позволяет перечислять заработную плату сотрудникам на банковские карты без ручного формирования платёжных поручений по каждому работнику. Программа формирует реестр на зачисление, который передаётся в банк файлом или через сервис прямого обмена, а банк распределяет суммы по лицевым счетам сотрудников.

Прежде чем начинать настройку, убедитесь, что в программе ведётся расчёт зарплаты: включена функциональность кадрового учёта и расчёта заработной платы, заполнены сведения об организации и указан расчётный счёт, с которого будут перечисляться выплаты. Без договора с банком на зарплатное обслуживание настройка в программе не будет иметь практического смысла — сначала заключается договор, затем его реквизиты вносятся в 1С.

Обмен с банком возможен в двух режимах: классическая выгрузка файла в формате банка с последующей загрузкой в клиент-банк, либо прямой обмен через сервис 1С:ДиректБанк, если банк его поддерживает. Выбор режима влияет на порядок настройки и дальнейшую работу, поэтому заранее уточните у банка, какие способы обмена он поддерживает.

Что нужно подготовить перед настройкой

Основание для зарплатного проекта — договор между организацией и банком. Из договора понадобятся: наименование и БИК банка, номер и дата договора, расчётный счёт организации, с которого будут списываться суммы. Также уточните у банка формат файла обмена: большинство банков работают со стандартным форматом 1С, но некоторые требуют собственный формат реестра.

Проверьте, что в программе включён расчёт зарплаты: «Администрирование → Параметры учёта → Настройка зарплаты» либо раздел «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты». Если учёт ведётся во внешней программе (например, 1С:ЗУП), то зарплатный проект настраивается там, а в Бухгалтерию переносятся только проводки.

Для каждого сотрудника потребуется номер лицевого счёта в зарплатном банке. Банк выдаёт список открытых счетов после заключения договора — обычно в виде файла или выписки. Вносить номера нужно точно: ошибка в одной цифре приведёт к возврату платежа и задержке выплаты конкретному сотруднику.

Создание зарплатного проекта в справочнике

Откройте раздел «Зарплата и кадры → Зарплатные проекты» (если раздела нет в меню, зайдите через «Все функции» или проверьте настройки функциональности). Нажмите «Создать» и заполните карточку проекта: наименование, банк, расчётный счёт организации, номер и дату договора с банком.

Поле «Банк» выбирается из справочника банков — если банка нет в списке, создайте его по БИК, программа подтянет наименование и корреспондентский счёт из классификатора. В поле «Расчётный счёт» укажите счёт организации, открытый именно в зарплатном банке: с него будут уходить реестры на зачисление.

Если организация обслуживается в нескольких банках или часть сотрудников получает зарплату на карты другого банка по отдельному договору, создайте несколько зарплатных проектов. В ведомости на выплату потом выбирается конкретный проект, и программа отбирает только тех сотрудников, которые к нему привязаны.

Привязка сотрудников и ввод лицевых счетов

Откройте карточку сотрудника («Зарплата и кадры → Сотрудники») и перейдите по ссылке «Выплаты и учёт» или найдите поле «Зарплатный проект» в зависимости от версии конфигурации. Укажите созданный зарплатный проект и введите номер лицевого счёта сотрудника в банке — обычно это 20-значный номер, который банк присваивает при открытии счёта.

Если сотрудников много, вводить счета вручную долго и рискованно. Некоторые банки предоставляют файл со списком открытых счетов, который можно загрузить в программу штатной обработкой или через обмен. Уточните у банка возможность такой выгрузки — это существенно снижает количество ошибок при вводе.

Сотрудникам, получающим зарплату наличными через кассу, зарплатный проект не назначается. При формировании ведомости «В банк» такие сотрудники просто не попадут в документ — для них создаётся ведомость «Через кассу» или «Через раздатчика».

Формирование ведомости и реестра на выплату

После расчёта зарплаты документами начисления создайте ведомость: «Зарплата и кадры → Ведомости в банк» → «Создать». В шапке документа выберите зарплатный проект, месяц выплаты и нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников проекта, которым начислена, но не выплачена зарплата, с учётом удержанного НДФЛ.

Проверьте суммы по каждой строке перед проведением. Ведомость формирует задолженность «к выплате» — то есть начислено минус НДФЛ и прочие удержания. Если какой-то сотрудник не попал в ведомость, проверьте: привязан ли он к проекту, есть ли у него невыплаченные начисления за выбранный период, не выплачена ли сумма другой ведомостью.

На основании проведённой ведомости формируется реестр для банка. При файловом обмене используйте команду выгрузки из ведомости или обработку «Обмен с банками (зарплата)»: программа сформирует файл в формате банка, который загружается в клиент-банк. После зачисления банк возвращает подтверждение, которое можно загрузить в программу для контроля.

1. 1
   Начислите зарплату документом «Начисление зарплаты» за расчётный месяц
2. 2
   Создайте «Ведомость в банк», выберите зарплатный проект и заполните документ
3. 3
   Сверьте суммы к выплате с расчётными листками и проведите ведомость
4. 4
   Выгрузите реестр в файл или отправьте через ДиректБанк
5. 5
   Получите подтверждение банка о зачислении и загрузите его в программу
6. 6
   Сформируйте списание с расчётного счёта общей суммой реестра

Обмен с банком: файл или ДиректБанк

Файловый обмен — универсальный вариант, работающий практически с любым банком. В настройках обмена («Зарплата и кадры → Настройки обмена с банками» или через карточку зарплатного проекта) укажите формат файла, каталог выгрузки и кодировку, если банк предъявляет к ним требования. Стандартный формат 1С поддерживается большинством зарплатных банков.

Прямой обмен через 1С:ДиректБанк удобнее: реестры отправляются и подтверждения загружаются прямо из программы без клиент-банка. Для подключения нужна настройка обмена с банком в разделе «Администрирование → Обмен электронными документами» и действующий договор с банком, поддерживающим этот сервис. Проверьте список поддерживаемых банков в самой программе при настройке — он регулярно пополняется.

Независимо от способа обмена сохраняйте файлы реестров и подтверждений банка. При расхождениях (банк зачислил не всё, сотрудник не получил деньги) именно эти файлы служат доказательной базой для разбирательства.

Способы обмена с банком

Выгрузка файла

Подходит для любого банка; требуется ручная загрузка в клиент-банк и ручная загрузка подтверждений обратно

1С:ДиректБанк

Автоматическая отправка реестров и получение подтверждений из 1С; работает только с банками, поддерживающими сервис

Обмен через ЗУП

Если зарплата считается в 1С:ЗУП, проект и реестры ведутся там, а в Бухгалтерию переносятся только проводки и выплаты

Проверка результата и типичные проблемы

После зачисления сверьте три цифры: сумму ведомости, сумму списания с расчётного счёта и сумму подтверждения банка. Все три должны совпадать. Если банк вернул часть суммы (например, по ошибочному счёту), в программе оформляется возврат, а задолженность перед сотрудником снова становится невыплаченной — её нужно перечислить повторно после исправления реквизитов.

Типичная проблема — ведомость не заполняется сотрудниками. Причины почти всегда одни и те же: не выбран или неверно выбран зарплатный проект в шапке, у сотрудников не указан проект в карточке, зарплата за период уже выплачена другой ведомостью, либо начисления проведены под другой организацией в базе.

Ещё одна частая ситуация — расхождение суммы реестра и выписки из-за комиссии банка. Комиссия за перечисление по зарплатному проекту списывается отдельно и оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочее списание» или «Комиссия банка» — она не должна уменьшать суммы выплат сотрудникам.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Ведомость заполняется сотрудниками

Норма

Все сотрудники проекта с начисленной зарплатой попали в документ

Тревожный признак

Список пуст или неполный — проверьте привязку сотрудников к проекту

Файл реестра принимается банком

Норма

Клиент-банк загружает файл без ошибок формата

Тревожный признак

Банк отклоняет файл — уточните формат и версию обмена

Подтверждение банка

Норма

Сумма подтверждения равна сумме ведомости

Тревожный признак

Есть возвраты — ищите ошибочные лицевые счета

Обороты по счёту 70

Норма

После выплаты задолженность по проекту закрыта

Тревожный признак

Остаётся сальдо — есть невыплаченные или излишне выплаченные суммы

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Штатные возможности 1С:Бухгалтерии 8.3 покрывают стандартный сценарий: один или несколько проектов, ведомости, выгрузка реестров. Однако если банк требует нестандартный формат файла, потребуется доработка обработки обмена программистом. То же относится к автоматической загрузке лицевых счетов из файлов банка нестандартной структуры.

При большой численности сотрудников и сложном кадровом учёте (совместители, несколько организаций, алименты и прочие удержания) целесообразно рассмотреть ведение расчёта в 1С:Зарплата и управление персоналом с синхронизацией в Бухгалтерию — там инструменты зарплатных проектов развиты заметно сильнее.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выплачивать зарплату на карты разных банков в рамках одного проекта?

Штатно зарплатный проект привязан к одному банку, с которым заключён договор. Выплаты на карты других банков оформляются либо отдельным зарплатным проектом (если есть договор с этим банком), либо обычными платёжными поручениями по заявлению сотрудника — вне рамок реестра.

Что делать, если сотрудник сменил банк и лицевой счёт?

Откройте карточку сотрудника и замените зарплатный проект и номер лицевого счёта на новые. Изменение вступит в силу для следующих ведомостей; уже проведённые документы перепроводить не нужно. Проверьте, что новый счёт получен из официального списка банка, а не продиктован по телефону.

Почему ведомость в банк заполняется пустой?

Наиболее вероятные причины: у сотрудников не указан зарплатный проект в карточке, выбран не тот проект в шапке ведомости, зарплата за период уже выплачена другой ведомостью или начисления не проведены. Проверьте также, что ведомость создаётся по той же организации, по которой прошли начисления.

Как оформить комиссию банка за зарплатный проект?

Комиссия отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции для банковских услуг и относится на расходы организации. Она проводится отдельно от ведомости и не уменьшает суммы, причитающиеся сотрудникам.

Нужно ли настраивать зарплатный проект, если зарплата считается в 1С:ЗУП?

Нет, в этом случае зарплатные проекты, лицевые счета и реестры ведутся в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию через синхронизацию переносятся только итоговые данные: проводки по начислению, удержаниям и выплатам. Дублировать настройку в обеих программах не требуется.

Как исправить ошибочно отправленный реестр?

Немедленно свяжитесь с банком: если реестр ещё не исполнен, его можно отозвать. Если зачисление прошло, банк оформляет возврат по ошибочным счетам. В программе зафиксируйте возврат, исправьте реквизиты и сформируйте новый реестр только на недополученные суммы.