Справка о заработной плате за два года при увольнении в 1С 8.3

При увольнении сотруднику вместе с трудовой книжкой и расчётом выдают справку о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих году увольнения, и текущий год. Этот документ нужен новому работодателю для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам. В программах 1С 8.3 справка формируется автоматически на основании данных учёта, но её расположение зависит от используемой конфигурации.

Чаще всего справку ищут в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и в 1С:Бухгалтерии. В обеих программах документ называется «Справка о заработке для расчёта пособий» или «Справка о доходах (182н)», но путь к нему различается. Ниже разобраны оба варианта, а также способ получить справку прямо из документа увольнения.

Важно понимать: справка заполняется данными, которые уже есть в базе. Если зарплата в текущей базе начислялась не полностью (например, организация перешла на 1С в середине года), потребуется ручной ввод остатков или данных предыдущего периода, иначе суммы в справке будут занижены.

Что за справка выдаётся при увольнении и почему её ищут под разными названиями

Документ, который в обиходе называют «справка о зарплате за два года», официально утверждён как справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года (форма по приказу Минтруда № 182н). В новых версиях 1С она может называться «Справка о доходах (182н)», «Справка о заработке для расчёта пособий» или «Исходящий запрос сведений о заработке» — в зависимости от релиза конфигурации.

Справка содержит суммы начислений, с которых уплачивались взносы на случай временной нетрудоспособности, а также периоды, исключаемые из расчёта: дни болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком. Эти сведения новый работодатель использует при назначении пособий.

Если в вашей базе при поиске по «182н» ничего не находится, попробуйте поискать по словам «справка о заработке» или «справка для пособий» — название менялось между версиями программы.

Где найти справку в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3

В ЗУП есть два рабочих пути. Первый — через раздел отчётности: откройте «Отчетность, справки» → «Справки сотрудникам» (в некоторых релизах — «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» либо сразу «Справки о заработке для расчёта пособий»). Создайте новый документ, выберите сотрудника — программа автоматически подставит периоды и суммы.

Второй, более быстрый путь — из документа увольнения. Откройте «Кадры» → «Увольнения», найдите нужный документ и в нём нажмите кнопку «Печать» — в списке печатных форм будет «Справка о заработке для расчёта пособий (182н)». Программа сформирует справку уже с заполненными данными по этому сотруднику.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Увольнения» и найдите документ по сотруднику
2. 2
   Нажмите кнопку «Печать» и выберите «Справка о заработке для расчёта пособий»
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные суммы и исключаемые периоды
4. 4
   При необходимости откорректируйте данные в документе справки и сохраните
5. 5
   Распечатайте, подпишите у руководителя и заверьте печатью при её наличии

Где найти справку в 1С:Бухгалтерии 8.3

В бухгалтерской конфигурации откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах (182н)» — если такого пункта нет, посмотрите «Зарплата и кадры» → «Зарплата» → блок «Отчеты и справки». Создайте документ кнопкой «Создать», укажите сотрудника и организацию.

После выбора сотрудника нажмите «Заполнить» — программа подтянет начисления за два предшествующих календарных года и текущий год, а также дни болезни и отпусков по уходу за ребёнком, если они были отражены в учёте. Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе.

Учтите: в Бухгалтерии кадровый учёт ведётся в урезанном виде. Если больничные или детские отпуска оформлялись не штатными документами, а ручными операциями, исключаемые периоды в справку могут не попасть — их придётся добавить вручную.

Как проверить правильность заполнения справки

Автоматическое заполнение не гарантирует корректность данных. Сверьте суммы по каждому году с отчётом «Расчётный листок» или «Анализ взносов в фонды» за соответствующие периоды. В справку должны попасть только выплаты, облагаемые взносами на ВНиМ (временную нетрудоспособность и материнство).

Отдельно проверьте блок исключаемых периодов: там должны быть указаны дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком, а также дни освобождения от работы без начисления взносов. Если сотрудник болел, а в справке этих периодов нет — новый работодатель рассчитает пособие с заниженным среднедневным заработком.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы по годам

Норма

Совпадают с базой по взносам на ВНиМ в расчётных листках

Тревожный признак

Сумма меньше фактических начислений — вероятно, не введены данные до перехода на 1С

Исключаемые периоды

Норма

Указаны все больничные и детские отпуска с датами

Тревожный признак

Периоды отсутствуют, хотя сотрудник болел или был в декрете

Реквизиты

Норма

Заполнены ИНН, КПП, регистрационный номер страхователя, СНИЛС сотрудника

Тревожный признак

Пустые поля реквизитов — справка может быть не принята

Что делать, если данные за прошлые годы отсутствуют в базе

Типичная ситуация: организация начала вести учёт в 1С недавно, а справка нужна за годы, когда зарплата считалась в другой программе. В этом случае автозаполнение даст нули или неполные суммы.

Решение — ручной ввод. В документе справки суммы по годам и исключаемые периоды доступны для редактирования. Внесите данные из архивных расчётных листков или из справки предыдущей системы учёта. Альтернатива — корректно ввести начальные остатки по зарплате, но для разовой справки это избыточно.

Типичные ошибки при формировании справки

Самая частая ошибка — выдача справки с неполными данными из-за того, что учёт в базе вёлся не с начала расчётного периода. Вторая по частоте — отсутствие исключаемых периодов из-за непроведённых или неоформленных больничных.

Можно ли отправить справку в электронном виде

По заявлению работника справку допустимо выдать в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью. В 1С при подключённом сервисе электронного документооборота и настроенной отчётности справку можно сформировать и подписать без печати.

Если сотрудник уже уволился и запросил справку позже, организация обязана выдать её в течение трёх рабочих дней с момента письменного заявления. Документ в 1С при этом создаётся тем же способом — датой фактической выдачи.

Частые вопросы

Где в 1С 8.3 справка о зарплате за два года, если в меню её нет?

Воспользуйтесь поиском в командном интерфейсе (значок лупы или поле поиска в правом верхнем углу) по слову «182н» или «справка о заработке». Если документ не находится, возможно, у пользователя нет прав — проверьте роли доступа к кадровым документам у администратора.

За какие годы программа заполняет справку при увольнении?

По умолчанию — за два календарных года, предшествующих году увольнения, и текущий год по дату увольнения. Если сотрудница в расчётных годах была в отпуске по беременности или по уходу за ребёнком, по её заявлению годы можно заменить на более ранние — периоды редактируются в документе вручную.

Почему в справке пустые суммы за прошлые годы?

Скорее всего, в текущей базе учёт за эти периоды не вёлся — например, организация перешла на 1С недавно. Внесите суммы вручную в документ справки на основании архивных расчётных листков или выгрузки из прежней программы.

Нужно ли выдавать справку совместителю?

Да, при увольнении с места работы по совместительству справка оформляется в общем порядке — она нужна для расчёта пособий по основному или другому месту работы. В 1С документ создаётся так же, выбирается сотрудник с видом занятости «совместитель».

Чем справка 182н отличается от справки 2-НДФЛ при увольнении?

Это разные документы: 182н содержит облагаемый взносами заработок и исключаемые периоды для расчёта пособий, а справка о доходах и налоге (бывшая 2-НДФЛ) показывает доходы и удержанный НДФЛ. В 1С вторая формируется через «Отчетность, справки» → «2-НДФЛ для сотрудников». При увольнении обычно выдают обе.