Как начислить больничный в 1С:Бухгалтерии

Начисление пособия по временной нетрудоспособности в 1С:Бухгалтерии выполняется документом «Больничный лист». Программа сама рассчитывает средний заработок, применяет стажевые проценты и делит сумму на часть за счёт работодателя и часть за счёт ФСС (СФР). Задача бухгалтера — корректно ввести исходные данные и проверить результат расчёта.

Порядок действий зависит от того, работаете ли вы с электронными больничными (ЭЛН) через прямой обмен с Социальным фондом России или вводите данные вручную с бумажного листка. В обоих случаях итоговый документ один и тот же, отличается только способ заполнения реквизитов.

Перед начислением убедитесь, что в программе корректно настроены учётная политика, параметры расчёта зарплаты и заполнены сведения о стаже сотрудника. Ошибки в этих данных приводят к неверному расчёту пособия, который потом придётся сторнировать.

Подготовка: что проверить до начисления

Первое — убедитесь, что в настройках учётной политики (раздел «Главное» → «Настройки налогов и отчётов» → закладка «Страховые взносы») указаны актуальные параметры. Если организация находится в регионе, где действует проект «Прямые выплаты», это должно быть отражено в настройках: тогда работодатель оплачивает только первые три дня болезни, а остальное выплачивает СФР напрямую работнику.

Второе — проверьте страховой стаж сотрудника. Откройте карточку сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники») и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» или «Страховой стаж». От стажа зависит процент оплаты: менее 5 лет — 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и более — 100%. Если стаж не заполнен, программа применит минимальный процент, и пособие будет занижено.

Третье — проверьте, что в базе есть начисления за два предшествующих календарных года. Если сотрудник работает у вас недавно, введите справку о заработке с предыдущего места работы: в карточке сотрудника выберите «Справки о заработке» или введите данные непосредственно в документе «Больничный лист» по кнопке изменения данных для расчёта среднего заработка.

Контрольные точки

Как проверить готовность базы

Страховой стаж в карточке сотрудника

Норма

Стаж заполнен и совпадает с данными трудовой книжки или СФР

Тревожный признак

Поле стажа пустое — пособие рассчитается по минимальному проценту

Заработок за расчётные годы

Норма

Начисления за два предыдущих года есть в базе или введена справка

Тревожный признак

Расчётный период пуст — средний заработок будет занижен или посчитан из МРОТ

Настройка прямых выплат

Норма

В параметрах учётной политики указан верный механизм выплат

Тревожный признак

Настройка не соответствует региону — неверное разделение сумм работодатель/СФР

Создание документа «Больничный лист»

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» и нажмите «Создать» → «Больничный лист». Также документ доступен из журнала «Больничные листы» в том же разделе. Откроется форма нового документа.

Заполните основные поля: организацию (если в базе их несколько), дату документа, сотрудника и период нетрудоспособности — даты «с» и «по» из листка нетрудоспособности. В поле «Причина нетрудоспособности» выберите код из листка: общее заболевание, травма, уход за больным ребёнком, карантин и т.д. От причины зависят правила оплаты: например, уход за больным ребёнком полностью оплачивает СФР, а по бытовой травме действуют особые ограничения.

Поле «Процент оплаты» программа заполнит автоматически по стажу. Если у сотрудника есть нарушение режима (отметка в листке), укажите дату нарушения — с этого дня пособие ограничивается МРОТ. После заполнения всех полей нажмите «Провести».

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист»
2. 2
   Укажите сотрудника, даты нетрудоспособности и причину по коду из листка
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные стаж, средний заработок и процент оплаты
4. 4
   При необходимости скорректируйте данные о заработке с предыдущих мест работы
5. 5
   Проведите документ и проверьте расчёт по кнопке печати расчёта среднего заработка

Загрузка электронного больничного из СФР

Если у вас настроен обмен с Социальным фондом России (1С-Отчётность или сертификат для прямого обмена), данные электронного листка нетрудоспособности можно загрузить автоматически. В документе «Больничный лист» нажмите кнопку «Загрузить из ФСС» (или «Получить из СФР») и введите номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника.

Программа запросит данные из фонда и заполнит период, причину нетрудоспособности, коды, дату выдачи и сведения о нарушении режима. Это исключает ошибки ручного ввода. Учтите, что ЭЛН становится доступен для загрузки только после того, как медицинская организация закрыла его и передала в фонд.

Если обмен не настроен, данные вводятся вручную с бумажного листка или по информации из личного кабинета страхователя на портале СФР. Ручной ввод полностью допустим, но требует внимательности: неверный код причины нетрудоспособности меняет алгоритм расчёта.

Проверка расчёта среднего заработка и суммы пособия

После проведения документа откройте начисленную сумму: в табличной части закладки «Начислено» кликните по строке начисления — программа покажет детализацию по дням. Для полной проверки используйте печатную форму «Расчёт среднего заработка» (кнопка «Печать» в документе): в ней видно, какие суммы и за какие годы вошли в расчёт, какой среднедневной заработок получился и как он соотносится с ограничениями по МРОТ и предельной базе.

Среднедневной заработок считается как сумма выплат за два предшествующих календарных года, делённая на 730. Программа автоматически сравнивает результат с минимальным значением из МРОТ и с максимальным из предельной базы по взносам. Если сотрудник работает на неполную ставку, проверьте, что в документе указана доля неполного времени — минимальное пособие считается пропорционально.

Итоговая сумма делится на две части: первые три дня — за счёт работодателя (проводка по дебету счёта затрат, например 26 или 44), остальные дни — за счёт СФР (дебет 69.01). При прямых выплатах в учёте отражается только часть работодателя. Проверить проводки можно по кнопке «Дт/Кт» в проведённом документе.

Перед выплатой распечатайте или сохраните расчёт среднего заработка и сличите суммы за расчётные годы с данными справок и отчётов по взносам. Большинство расхождений в пособиях возникает из-за неучтённого заработка с прошлого места работы или лишних сумм, попавших в расчётную базу.

НДФЛ, взносы и отражение в учёте

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ — программа исчисляет налог автоматически при проведении документа. Увидеть сумму НДФЛ можно на закладке «Начислено» документа. Страховыми взносами пособие не облагается, поэтому в отчёты по взносам оно попадает как необлагаемая выплата.

Выплата пособия отражается вместе с зарплатой или отдельной ведомостью — в зависимости от даты выплаты, указанной в документе. Имейте в виду, что дата фактического получения дохода в виде пособия — это день выплаты, поэтому НДФЛ с больничного перечисляется по общим правилам для даты выплаты.

Для отражения пособия в отчётности СФР (сведения для назначения и выплаты пособия) используются документы обмена с фондом: при прямых выплатах работодатель обязан передать в фонд реестр сведений. В типовой конфигурации реестр формируется автоматически на основании больничного листа через раздел «Отчётность, справки» → «Пособия за счёт СФР».

Особые ситуации и частые ошибки

Больничный по уходу за ребёнком оплачивается полностью за счёт СФР с первого дня, а для амбулаторного лечения после определённого числа дней применяется пониженный процент. Программа учитывает это автоматически по коду причины, но только если код указан верно. Переходящий больничный (начался в одном месяце, закончился в другом) начисляется одним документом, но в зарплату попадает по месяцу начисления.

Если больничный получен после того, как зарплата за месяц уже начислена, документ автоматически сторнирует часть зарплаты за дни болезни при расчёте за тот же месяц — появится сторно начислений. Это нормальное поведение: нельзя одновременно начислить оклад и пособие за одни и те же дни.

Если после проведения обнаружена ошибка (неверные даты, стаж, заработок), не редактируйте проведённый документ задним числом в закрытом периоде. Создайте исправление документа или введите корректный больничный в текущем периоде с перерасчётом.

FAQ: частые вопросы по начислению больничного

Почему программа рассчитала пособие из МРОТ, хотя у сотрудника был заработок?

Чаще всего причина в том, что в базе нет начислений за два расчётных года — например, сотрудник принят недавно, а справка о заработке с предыдущего места не введена. Откройте расчёт среднего в документе и добавьте данные справки. Также проверьте, не превышает ли стаж ограничения: при стаже менее полугода пособие по закону ограничено МРОТ.

Как начислить больничный, если он переходит на следующий месяц?

Документ оформляется один раз после закрытия листка, с полным периодом нетрудоспособности. Вся сумма начисляется в месяце, которым датирован документ, и попадает в расчёт зарплаты этого месяца. Делить больничный на два документа по месяцам не нужно.

Что делать, если больничный принесли после сдачи отчётности?

Введите документ текущей датой в открытом периоде — программа выполнит перерасчёт. Если из-за позднего больничного меняются данные прошлых отчётов (например, по НДФЛ или взносам), сформируйте уточнённые расчёты за соответствующий период. Не проводите документ задним числом в закрытом периоде.

Кто оплачивает больничный при прямых выплатах и как это отразить?

Работодатель оплачивает первые три дня нетрудоспособности (при заболевании самого работника), остальное выплачивает СФР напрямую сотруднику. В 1С:Бухгалтерии в учёте отражается только часть работодателя, а для фонда формируется реестр сведений через раздел отчётности. Проверьте, что в настройках учётной политики указан механизм прямых выплат.

Как исправить ошибку в уже проведённом больничном?

Если период открыт, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если период закрыт, используйте механизм исправления: в списке документов по сотруднику создайте исправление исходного больничного — программа сторнирует неверные суммы и начислит правильные в текущем периоде.