Как завести иностранного гражданина в 1С

Приём на работу иностранного гражданина в 1С:ЗУП отличается от оформления российского сотрудника несколькими принципиальными моментами: нужно указать статус пребывания, реквизиты разрешительных документов, особые условия страхования и правильный налоговый статус. От этих данных зависит расчёт НДФЛ, страховых взносов и корректность отчётности — ошибка в карточке сотрудника приводит к пересчётам налогов, доначислениям и штрафам.

Материал ориентирован на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — наиболее распространённую конфигурацию для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 действия аналогичны, но часть кадровых документов там упрощена. Перед началом работы убедитесь, что конфигурация обновлена: формы отчётности и алгоритмы расчёта взносов по иностранцам регулярно меняются законодательно.

Подготовительные настройки и проверка версии конфигурации

Перед заведением сотрудника проверьте, что в программе включён учёт иностранцев. В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Настройка» → «Организации» → закладка «Учетная политика и другие настройки» либо «Настройка» → «Реквизиты организации». В отдельных релизах функциональность связана с настройкой «Ведется штатное расписание» и кадровыми документами — если документы «Приём на работу» доступны, дополнительного включения обычно не требуется.

Проверьте актуальность классификаторов: «Настройка» → «Классификаторы» → «Страны мира». Страна гражданства сотрудника должна присутствовать в списке с корректным кодом ОКСМ — этот код попадает в отчётность (например, в персонифицированные сведения и справки о доходах). Если страны нет, добавьте её вручную по классификатору.

Убедитесь, что у вас есть права на редактирование физических лиц и личных данных. При разграничении прав доступа кадровик может не видеть вкладку с налоговым статусом — тогда заполнением должен заниматься расчётчик или главный бухгалтер.

Создание физического лица и заполнение личных данных

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В форме нового сотрудника укажите ФИО иностранца точно так, как оно записано в документе, дающем право на работу (патент, РВП, ВНЖ), — обычно латиницей или кириллицей в соответствии с переводом паспорта. Если в паспорте имя на латинице, а в патенте — кириллицей, ориентируйтесь на патент: именно эти данные сверяют контролирующие органы при проверке.

Перейдите по ссылке «Личные данные» (или откройте карточку физлица через «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка на физлицо). Заполните:

• дату рождения и пол — влияют на пенсионный стаж и отчётность;
• ИНН, если он присвоен (у иностранца может отсутствовать — поле необязательное, но для отчётности ИНН желателен);
• СНИЛС — если работник ранее не был застрахован, сведения для получения СНИЛС подаются в СФР по форме АДВ-3 или через документ «Сведения для регистрации (снятия с учета)»;
• документ, удостоверяющий личность: вид документа «Паспорт иностранного гражданина», серию и номер, дату выдачи и срок действия.

Если физлицо с таким ФИО уже есть в базе (например, человек ранее работал по договору ГПХ), не создавайте дубликат — откройте существующую карточку и дополните её. Дубли физлиц приводят к раздвоению налоговой базы и ошибкам в отчётах.

Указание гражданства и статуса пребывания

Ключевой блок — «Гражданство» в карточке физлица. Укажите страну гражданства из классификатора. Если у человека двойное гражданство, выбирайте страну, документы которой используются для трудоустройства.

Далее перейдите к блоку «Страхование» / «Статус (страхование)» и «Налог на доходы». В карточке физлица есть ссылка «Статус налогоплательщика» (в ряде релизов — «Статус: нерезидент»). Здесь задаются два независимых статуса, и путать их нельзя:

Налоговый статус определяется по фактическому времени нахождения в РФ (183 дня за 12 следующих подряд месяцев), а не по миграционному статусу. В программе статус указывается на дату — если работник в середине года становится резидентом, добавьте новую строку истории статуса, чтобы НДФЛ пересчитался с нужного месяца.

Реквизиты разрешительных документов: патент, РВП, ВНЖ

В карточке физлица (или сотрудника, в зависимости от релиза) есть блок «Документы, подтверждающие право на работу» / «Сведения о документах». Заполните документ, на основании которого иностранец работает:

• Патент — для временно пребывающих граждан из безвизовых стран. Укажите серию, номер, дату выдачи, срок действия и регион действия. Патент действует только в субъекте РФ, где выдан.
• Разрешение на временное проживание (РВП) — укажите реквизиты и срок действия (обычно три года).
• Вид на жительство (ВНЖ) — срок действия и реквизиты; с ВНЖ работать можно без патента.
• Разрешение на работу — для граждан визовых стран и ВКС.

Для работников из стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Киргизия, Армения) патент не требуется, но статус и документы всё равно заполняются — от этого зависит тариф взносов и порядок уплаты НДФЛ. В карточке отметьте гражданство соответствующей страны, программа применит особенности расчёта автоматически.

Оформление приёма на работу и договора

После заполнения карточки физлица оформите документ «Кадры» → «Приемы на работу» → «Создать». Выберите созданного сотрудника, укажите дату приёма, подразделение, должность, вид занятости и условия оплаты. Для иностранца трудовой договор оформляется по общим правилам — программа сформирует печатную форму приказа (Т-1 или форму организации).

Обратите внимание на два момента. Во-первых, если работник на патенте, в договоре и в учёте должен быть указан регион, совпадающий с регионом действия патента. Во-вторых, для ВКС и визовых иностранцев срок договора обычно привязан к сроку разрешения на работу — укажите срочный договор с соответствующей датой окончания.

После проведения приёма проверьте, что в карточке сотрудника появилась текущая должность и условия оплаты, а в списке сотрудников работник отображается без предупреждений. Если программа подсвечивает карточку жёлтым или красным — откройте сообщение: обычно это незаполненный статус или отсутствующий документ.

1. 1
   Создайте физлицо в «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать», заполните ФИО по патенту/ВНЖ
2. 2
   Укажите гражданство, документ удостоверения личности, ИНН и СНИЛС при наличии
3. 3
   Задайте страховой статус (временно пребывающий / проживающий / ВКС) с даты приёма
4. 4
   Задайте налоговый статус (резидент/нерезидент) с актуальной датой
5. 5
   Внесите реквизиты патента, РВП, ВНЖ или разрешения на работу со сроками действия
6. 6
   Оформите «Приём на работу», проверьте начисления и проведите документ
7. 7
   Рассчитайте зарплату за тестовый месяц и сверьте ставки НДФЛ и взносов

Настройка НДФЛ и страховых взносов

Ставка НДФЛ определяется налоговым статусом: для резидентов — 13% (с прогрессией при превышении порогов), для нерезидентов — 30%. Исключения, когда к нерезидентам применяется ставка 13%: работники по патенту, ВКС, граждане ЕАЭС, беженцы и некоторые другие категории. В 1С это настраивается именно через статус в разделе «Налог на доходы» карточки физлица — выберите корректное значение из списка (например, «Нерезидент, работающий на основании патента»), а не просто «резидент/нерезидент».

Для работников по патенту НДФЛ уменьшается на сумму уплаченных фиксированных авансовых платежей. Чтобы зачёт работал, введите документ «Налоги и взносы» → «Уведомление о праве на зачет авансов по НДФЛ» (в ряде релизов — «Заявление о подтверждении права на зачет авансов») и укажите суммы платежей. Без уведомления из ИФНС зачёт применять нельзя — это требование законодательства, а не ограничение программы.

По страховым взносам программа берёт тариф из страхового статуса: временно пребывающие и временно/постоянно проживающие облагаются по-разному (в частности, по взносам на ВНиМ и ОМС исторически действовали разные правила, которые периодически меняются). После первого расчёта обязательно сверьте суммы в документе «Начисление зарплаты и взносов» на закладке «Взносы» с ожидаемыми тарифами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ставка НДФЛ в расчёте зарплаты

Норма

Соответствует статусу: 13% для резидента/патента/ЕАЭС, 30% для нерезидента без льгот

Тревожный признак

Ставка не меняется после смены статуса — проверьте дату начала действия статуса

Взносы на закладке «Взносы»

Норма

Тарифы соответствуют страховому статусу работника

Тревожный признак

Взносы начислены как по российскому гражданину — не заполнен страховой статус

Зачёт авансов по патенту

Норма

НДФЛ уменьшен на авансовые платежи, есть уведомление из ИФНС

Тревожный признак

Зачёт применён без введённого уведомления — риск доначисления

Отчётность и уведомления по иностранным работникам

Приём и увольнение иностранца работодатель обязан уведомлять территориальный орган МВД в установленный срок (по общему правилу — три рабочих дня). Само уведомление подаётся вне 1С (лично, почтой или через электронные сервисы региона), но реквизиты для него берутся из карточки сотрудника: ФИО, гражданство, документы, дата приёма. Держите эти данные актуальными.

В регламентированной отчётности иностранцы отражаются с особенностями: в персонифицированных сведениях указывается код страны гражданства и статус застрахованного лица, в расчёте по взносам — соответствующие категории. Перед сдачей сформируйте отчёты и проверьте, что сотрудник попал в нужные разделы, а код страны и статус заполнены.

При увольнении иностранца не забудьте про уведомление МВД об увольнении и, для работника на патенте, контроль того, что организация была указана в патенте как работодатель. Ошибки в уведомлениях — один из самых частых поводов для штрафов по миграционному законодательству.

Удобно вести в 1С напоминания о сроках документов: хотя штатного автоуведомления об истечении патента может не быть, сформируйте произвольный отчёт по сотрудникам с отбором по дате окончания документа и проверяйте его ежемесячно. Это дешевле, чем штраф за работника с просроченным патентом.

Частые вопросы

Можно ли завести иностранца без ИНН и СНИЛС?

Да, приём возможен: ИНН у иностранца может отсутствовать, поле остаётся пустым. СНИЛС необходим для отчётности — если его нет, работодатель подаёт в СФР сведения для регистрации работника в системе персонифицированного учёта. До получения СНИЛС зарплату начислять можно, но отчёты без номера не пройдут.

Как изменить статус, если работник стал налоговым резидентом в середине года?

Откройте карточку физлица, раздел «Налог на доходы», и добавьте в историю статусов новую строку «Резидент» с месяца, в котором выполнено условие о 183 днях. Программа пересчитает НДФЛ с начала года по ставке 13% при очередном расчёте. Проверьте результат в документе пересчёта или в следующем начислении зарплаты.

Нужно ли заводить гражданина Беларуси как иностранца с патентом?

Патент гражданам стран ЕАЭС не нужен, но в 1С такой работник всё равно заводится как иностранный гражданин: указывается гражданство, документ удостоверения личности и статусы. Для граждан ЕАЭС действуют особенности по НДФЛ (ставка 13% с первого дня работы) и взносам — программа учтёт их по указанному гражданству и статусу.

НДФЛ с патента не уменьшается на авансовые платежи — в чём причина?

Чаще всего не введён документ о праве на зачёт авансов или не указаны суммы платежей. Проверьте: статус работника должен быть «Нерезидент, работающий на основании патента», введено уведомление из ИФНС о подтверждении права на зачёт, суммы платежей указаны в соответствующем документе и не превышают исчисленный НДФЛ.

Что делать, если срок патента истёк, а работник приносит новый?

Введите новый документ в карточку физлица с новыми реквизитами и сроком действия, не удаляя старый — история нужна для проверок. За период «просрочки» начисления делать нельзя: если человек работал без действующего патента, это нарушение независимо от последующего продления. Проконсультируйтесь со специалистом по миграционному учёту о порядке оформления перерыва.

Отличается ли заведение иностранца в 1С:Бухгалтерии?

Принцип тот же: справочник «Сотрудники», карточка физлица с гражданством, статусами и документами. Однако в 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощён — нет полноценного штатного расписания и части кадровых документов, а некоторые возможности (например, учёт авансов по патенту) могут требовать ручных корректировок. Для регулярной работы с иностранными сотрудниками удобнее 1С:ЗУП.