Другое · 10 мин
Как в 1С 8 провести отпуск по уходу за ребенком
Как оформить отпуск по уходу за ребенком в 1С 8.3 ЗУП: документ, настройка пособий, приказ, возврат из отпуска и типичные ошибки расчетчиков.
Отпуск по уходу за ребенком в программах 1С 8 оформляется специализированным кадрово-расчетным документом, который одновременно останавливает начисление зарплаты сотруднику и назначает пособие. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» для этого предназначен документ «Отпуск по уходу за ребенком», а в «1С:Бухгалтерии 8» функционал ограничен — там отсутствие отражается через начисление пособия и кадровые данные.
Главная сложность состоит в том, что документ влияет сразу на несколько участков: кадровый учет (состояние сотрудника и стаж), расчет зарплаты (прекращение начислений), расчет пособий (назначение выплаты до достижения ребенком полутора лет) и отчетность в СФР. Ошибка в любом реквизите приводит к неверным начислениям или замечаниям фонда.
Ниже разобран полный порядок оформления в 1С:ЗУП 8.3 как основной конфигурации для расчета зарплаты, а также особенности работы в 1С:Бухгалтерии и типовые проблемы, с которыми сталкиваются расчетчики.
Что нужно подготовить перед оформлением отпуска
До создания документа убедитесь, что в базе корректно заведены исходные данные. Сотрудник должен быть принят на работу, у него должны быть заполнены сведения о детях (раздел «Сотрудники» — карточка сотрудника — «Семья»), поскольку программа использует эти данные при расчете пособия и определении очередности ребенка.
Проверьте, что в настройках учетной политики и в карточке организации указаны актуальные сведения для расчета пособий за счет СФР, а в базе введены данные о заработке сотрудницы за расчетный период — если сотрудница работает недавно, потребуется справка о заработке с предыдущего места работы, введенная документом «Справка для расчета пособий».
Основанием для отпуска служит заявление сотрудника и свидетельство о рождении ребенка. Даты в документе 1С должны совпадать с датами в заявлении — от расхождений зависят и период отпуска, и правильность назначения пособия.
Как создать документ «Отпуск по уходу за ребенком» в 1С:ЗУП
Документ находится в разделе «Кадры» — «Отпуска по уходу за ребенком» либо в разделе «Зарплата» — «Отпуска по уходу за ребенком и возвраты из отпуска». Создайте новый документ кнопкой «Создать» и заполните шапку: организацию, сотрудника, дату документа и месяц начисления.
В поле «Дата начала» укажите первый день отпуска — обычно это день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам. В поле «Дата окончания» — день, когда ребенку исполняется 3 года (предельный срок отпуска по заявлению). Программа по этим датам определит период освобождения от работы.
- 1Откройте «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком» и создайте документ
- 2Укажите организацию, сотрудника и период отпуска по заявлению
- 3На вкладке «Пособия» установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» и укажите дату окончания выплаты
- 4Проверьте расчет среднего заработка и при необходимости скорректируйте данные расчетного периода
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа
- 6Проверьте начисление пособия в документе «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц
Настройка пособий и проверка расчета
На вкладке «Пособия» установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» и укажите дату, по которую выплачивается пособие, — день достижения ребенком полутора лет. Программа автоматически рассчитает среднедневной заработок и сумму пособия за полный месяц как 40 % среднего заработка с учетом установленных минимальных и максимальных ограничений.
Расчетный период по умолчанию — два календарных года, предшествующих году начала отпуска. Если сотрудница в этот период находилась в отпуске по беременности и родам или в предыдущем отпуске по уходу, она вправе подать заявление о замене лет — тогда годы расчетного периода меняют вручную в форме расчета среднего заработка по кнопке «Изменить».
Разверните форму расчета по кнопке с изображением карандаша рядом с суммой пособия и сверьте состав заработка, исключаемые дни и итоговую сумму. Если в базе не хватает данных о заработке, сначала введите справку с предыдущего места работы, иначе пособие будет занижено.
Печать приказа и кадровые последствия документа
После проведения документа доступна печатная форма приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — по кнопке «Печать» в форме документа. Приказ формируется на основании данных документа, поэтому все даты и реквизиты в нем совпадают с введенными.
Проведенный документ автоматически меняет состояние сотрудника: в отчетах по штатному расписанию и личной карточке он отображается как находящийся в отпуске по уходу. Начисление зарплаты по основному месту работы прекращается с даты начала отпуска — отдельный документ прекращения начислений создавать не требуется, если отпуск начинается с начала месяца или программа корректно рассчитала неполный месяц.
Отпуск по уходу входит в стаж для ежегодного отпуска частично, а в страховой стаж — в пределах установленных ограничений. Программа учитывает эти правила автоматически при последующих расчетах, но при сомнениях стаж можно проверить в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность».
Досрочный выход и возврат из отпуска
Если сотрудник прерывает отпуск досрочно или выходит на неполный рабочий день с сохранением пособия, оформляется документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры» или «Зарплата»). В нем указывают дату возврата и при необходимости флажок сохранения пособия при работе на условиях неполного рабочего времени.
После проведения возврата программа возобновляет начисление зарплаты по плановым начислениям сотрудника. Если сотрудник выходит на неполную ставку, предварительно оформите кадровый перевод с изменением графика работы — иначе зарплата будет начисляться по полной норме времени.
Как выбрать действие
Как оформить отпуск в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 8» нет полноценного документа отпуска по уходу — кадровый и расчетный функционал там сокращен. Пособие начисляется документом «Начисление зарплаты» с добавленным видом начисления «Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» либо через операцию, введенную вручную, если расчет ведется во внешней программе.
Отсутствие сотрудника отражают через табель (документ «Отсутствия» или индивидуальные графики, в зависимости от настроек учета), чтобы программа не начисляла оклад за период отпуска. При большом количестве сотрудников и регулярных расчетах пособий рекомендуется вести зарплатный участок в 1С:ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу.
Проверка результата и отчетность
После проведения документа сформируйте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц начала отпуска: в нем у сотрудника должна появиться строка с пособием по уходу за ребенком и отсутствовать оплата по окладу за дни отпуска. За неполный первый месяц пособие рассчитывается пропорционально календарным дням.
Сверьте назначенное пособие с расчетным листком сотрудника и с данными, которые передаются в СФР. В ЗУП сведения для фонда формируются через документы обмена с СФР; убедитесь, что сведения о застрахованном лице и периоде отпуска ушли без ошибок.
Как проверить результат
Отображается «В отпуске по уходу за ребенком»
Сотрудник числится работающим или отсутствующим без указания вида отпуска
Есть пособие, нет оклада за дни отпуска
Оклад начислен полностью или пособие отсутствует
40 % среднего заработка в пределах установленных лимитов
Сумма равна нулю или ниже минимального размера
Дни отпуска отмечены кодом отпуска по уходу
Дни отмечены как рабочие или прогулы
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить отпуск по уходу за ребенком на отца в 1С?
Да. Документ «Отпуск по уходу за ребенком» создается на любого сотрудника независимо от пола. Важно, чтобы в карточке сотрудника были заполнены сведения о ребенке, а основанием служило заявление и подтверждающие документы о том, что мать пособие не получает.
Как продлить отпуск с 1,5 до 3 лет, если изначально он был оформлен до полутора лет?
Создайте новый документ «Отпуск по уходу за ребенком» на период продления или документ изменения условий отпуска, если он предусмотрен в вашей версии конфигурации. Пособие до 1,5 лет при этом не продлевается — назначается только при наличии оснований.
Почему пособие не попадает в «Начисление зарплаты и взносов»?
Чаще всего не установлен флажок «Выплачивать пособие до 1,5 лет» в документе отпуска, либо дата окончания выплаты указана раньше расчетного месяца. Проверьте вкладку «Пособия» и период отпуска, затем перезаполните начисление зарплаты.
Нужно ли увольнять совместителя при уходе в отпуск по уходу за ребенком?
Нет. Отпуск оформляется по каждому месту работы отдельным документом, но пособие назначается только по одному месту работы по выбору сотрудника. По второму месту оформляется отпуск без назначения пособия.
Как исправить ошибочные даты в уже проведенном документе?
Если месяц не закрыт, откорректируйте исходный документ и перепроведите начисления. Если период закрыт и отчетность сдана, используйте механизм исправления документов прошлого периода в ЗУП, чтобы программа сформировала сторнирующие и корректные записи.
Входит ли отпуск по уходу в стаж для ежегодного отпуска в 1С?
Программа учитывает стажевые правила автоматически: период отпуска по уходу, как правило, не включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, что сдвигает рабочий год сотрудника. Проверить это можно в карточке сотрудника в разделе сведений об отпусках.
Что важно запомнить
Отпуск по уходу за ребенком в 1С:ЗУП 8 оформляется одним документом, который прекращает начисление зарплаты и назначает пособие до 1,5 лет. Ключевые точки контроля: корректные даты по заявлению, полнота данных о заработке, флажок назначения пособия и правильное оформление возврата из отпуска через специализированный документ.