Другое · 10 мин
Как в 1С 8.3 занести справку с предыдущего места работы
Пошаговая инструкция: как в 1С 8.3 ЗУП и Бухгалтерии внести справку о заработке с предыдущего места работы для расчета больничных и пособий.
Справка о заработке с предыдущего места работы (ранее — форма 182н, сейчас сведения о заработке передаются через СФР, но работник может принести бумажную справку или данные за прежние годы) нужна для правильного расчета больничных, декретных и детских пособий. Если сотрудник принялся на работу недавно, у текущего работодателя нет данных о его доходах за расчетный период, и без справки пособие будет рассчитано заниженно — исходя из МРОТ или только из заработка в вашей организации.
В 1С 8.3 данные из справки вносятся не в сам больничный лист, а в отдельный документ — «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)». Один раз введенный документ автоматически подтягивается во все последующие расчеты пособий по этому сотруднику, пока актуален расчетный период. Ниже разберем порядок действий в 1С:ЗУП 8.3 и в 1С:Бухгалтерии 8.3, типичные ошибки и способы проверки результата.
Когда справку нужно вносить, а когда можно обойтись без нее
Справка требуется, если в двух календарных годах, предшествующих году страхового случая, сотрудник работал у других работодателей и хочет, чтобы этот заработок участвовал в расчете. Типичная ситуация: сотрудник устроился к вам в текущем или прошлом году, заболел, и для расчета больничного нужны его доходы за два предыдущих года.
Если сотрудник весь расчетный период работал только у вас, вносить справку не нужно — программа возьмет начисления из базы. Также справка не потребуется, если сотрудник отказывается ее предоставлять: тогда пособие считается только из заработка в вашей организации, а при отсутствии заработка — из МРОТ. Сотрудник вправе принести справку позже, и тогда пособие пересчитывается.
Ввод справки в 1С:ЗУП 8.3 через раздел отчетности
Основной путь в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» — раздел «Отчетность, справки» → «Справки о заработке для расчета пособий (входящие)». В некоторых релизах документ доступен также из раздела «Зарплата». Откройте список и создайте новый документ кнопкой «Создать».
В шапке документа укажите организацию, сотрудника и страхователя — прежнего работодателя, выдавшего справку. Если этот работодатель еще не внесен в справочник, создайте его прямо из поля ввода: достаточно наименования, ИНН и КПП при наличии. Даты периода работы заполняются по данным справки.
В табличной части по каждому году введите сумму заработка. Важно: указывается сумма из справки, даже если она превышает предельную базу по взносам — программа сама ограничит ее при расчете. Если в справке указаны дни исключаемых периодов (временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком), заполните и их — это критично для расчета декретных.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Справки о заработке для расчета пособий (входящие)»
- 2Нажмите «Создать», выберите организацию и сотрудника
- 3Укажите прежнего работодателя (страхователя) и период работы
- 4Внесите суммы заработка по каждому году из бумажной справки
- 5Заполните дни исключаемых периодов, если они есть
- 6Проведите документ и проверьте расчет в больничном листе
Ввод справки в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» отдельный журнал входящих справок обычно не выведен в интерфейс, поэтому документ создается из больничного листа. Откройте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → создать больничный), заполните сотрудника и период нетрудоспособности.
Перейдите по ссылке настройки расчета среднего заработка (в форме больничного рядом с полем среднего заработка) или нажмите «Изменить» в части данных для расчета. В открывшейся форме есть возможность добавить справку о заработке с предыдущего места работы: программа создаст соответствующий документ, где вы укажете страхователя, годы и суммы.
Альтернативный путь — через список всех документов: «Операции» → «Документы» (или журнал операций), где по поиску можно найти тип документа «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» и создать его вручную. После проведения справки вернитесь в больничный и пересчитайте пособие.
Как данные справки участвуют в расчете пособия
После проведения справки программа при расчете среднего дневного заработка суммирует начисления из вашей базы и суммы из справки за соответствующие годы. Результат делится на 730 (для больничных) или на число календарных дней за вычетом исключаемых периодов (для пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком).
Проверить, что справка «подхватилась», можно прямо в документе начисления: в форме расчета среднего заработка заработок по годам должен отображаться с учетом справки, а в расшифровке видно, какая часть получена из данных текущего работодателя, а какая — из входящего документа. Если сумма не изменилась после ввода справки, чаще всего документ просто не записан или в нем указан не тот сотрудник либо не те годы.
Как проверить результат
Сумма по годам увеличилась на величину из справки
Сумма не изменилась — справка не проведена или годы не совпадают
Указан прежний работодатель с реквизитами
Поле пустое — документ может не учитываться
Дни больничных и отпусков из справки заполнены
Дни не внесены — пособие будет занижено
Типичные ошибки при вводе справки
Самая распространенная ошибка — ввод сумм не по тем годам. Сотрудник приносит справку, в которой указаны, например, два прошлых года, а бухгалтер вносит суммы в текущий год. В результате расчетный период больничного не пересекается с годами справки, и данные игнорируются. Всегда сверяйте годы в документе с годами, указанными в бумажной справке.
Вторая частая ошибка — игнорирование исключаемых периодов. Для обычного больничного они не влияют на результат, но для пособия по беременности и родам каждый день исключения увеличивает среднедневной заработок. Если в справке есть сведения о днях нетрудоспособности или отпуска по уходу за ребенком, а вы их не внесли, сотрудница получит меньше положенного.
Третья ошибка — дублирование документов. Если справка уже была внесена ранее, а бухгалтер создает ее заново с теми же годами, возможны расхождения при пересчетах. Перед созданием нового документа проверьте журнал входящих справок по сотруднику.
Если справки нет: запрос в СФР и перерасчет
Сотрудник не всегда может быстро получить справку у прежнего работодателя — организация может быть ликвидирована или находиться в другом регионе. В этом случае по заявлению сотрудника работодатель направляет запрос в Социальный фонд России о сведениях о заработке. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен документ «Запрос страхователя в ФСС (СФР)» в разделе «Отчетность, справки» → «Пособия по соцстрахованию» или «1С-Отчетность».
Пособие сначала рассчитывается из имеющихся данных, а после получения ответа из фонда производится перерасчет. То же правило действует, если сотрудник принес справку уже после оплаты больничного: создайте документ справки, затем в больничном листе выполните перерасчет — в ЗУП для исправления прошлого периода используется механизм перерасчетов или документ-исправление.
Как выбрать действие
Особенности и ограничения
Учитывайте, что суммы из справки при расчете ограничиваются предельной величиной базы по взносам за соответствующий год — вносить «обрезанные» суммы вручную не нужно, программа сделает это сама. Также помните, что справка влияет только на пособия по нетрудоспособности, беременности и уходу за ребенком; на отпускные и командировочные она не действует — там средний заработок считается по другим правилам, и данные прежнего работодателя не учитываются.
Перед массовым вводом справок при старте учета в новой базе убедитесь, что вводите именно входящие справки, а не остатки начислений — смешение этих механизмов приводит к двойному учету заработка. Если сомневаетесь в корректности отражения, сначала проверьте расчет на одном тестовом сотруднике.
Что важно запомнить
Справка вносится документом «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» один раз на сотрудника, суммы вводятся строго по годам из бумажного документа, исключаемые дни обязательны для декретных. После ввода проверьте средний заработок в больничном листе.
Частые вопросы
Можно ли внести справку после того, как больничный уже рассчитан и оплачен?
Да. Внесите входящую справку, затем откройте больничный лист и выполните перерасчет. В 1С:ЗУП для прошлых периодов используется документ-исправление или механизм перерасчетов, разница доплачивается сотруднику ближайшей выплатой.
Нужно ли вносить справку повторно при каждом новом больничном?
Нет. Документ действует для всех пособий, в расчетный период которых попадают указанные в нем годы. Повторный ввод потребуется только при появлении новой справки за другие годы или от другого работодателя.
В справке сумма больше предельной базы по взносам — что указывать?
Указывайте сумму как в справке. Программа при расчете сама ограничит заработок предельной величиной базы за соответствующий год, вручную ничего уменьшать не нужно.
Сотрудник не может получить справку, прежний работодатель ликвидирован. Что делать?
По письменному заявлению сотрудника направьте запрос в СФР о сведениях о заработке — в 1С для этого есть документ запроса в фонд, который можно отправить через 1С-Отчетность. После получения ответа пособие пересчитывается.
Влияет ли справка с прежнего места работы на расчет отпускных?
Нет. Справка используется только для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком. Отпускные и командировочные рассчитываются из заработка в вашей организации за последние 12 месяцев.
Где в 1С:Бухгалтерии 8.3 найти журнал введенных справок?
Через «Операции» → «Документы» (или журнал документов) с отбором по типу «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)». Чаще всего документ проще создавать и открывать непосредственно из формы больничного листа через ссылку настройки среднего заработка.