Как в 1С 8.3 внести заработок предыдущих страхователей

Когда сотрудник устраивается на новое место работы и вскоре уходит на больничный, в отпуск по беременности и родам или в отпуск по уходу за ребёнком, для расчёта пособия нужны сведения о его заработке за два предыдущих календарных года. Эти данные сотрудник приносит в виде справки о сумме заработка по форме 182н от прежних работодателей (страхователей), а бухгалтер обязан внести их в программу.

В 1С 8.3 «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) для этого предусмотрен специальный документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Без корректного ввода этой справки программа рассчитает пособие только из заработка в текущей организации, что почти всегда занижает сумму и нарушает права работника.

Ниже разобрано, где находится нужный документ, как его заполнить, как проверить, что данные учтены при расчёте, и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 8.3 ред. 3.1, но логика аналогична и в других решениях на платформе 8.3.

Когда требуется вносить справку о заработке

Справка о сумме заработка (форма 182н) нужна для расчёта среднего заработка при оплате пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Если сотрудник в расчётных годах работал у других работодателей, их выплаты включаются в базу для исчисления пособия.

Типичные ситуации, когда документ обязателен:

• новый сотрудник принёс справку 182н при трудоустройстве или позже;
• совместитель принёс справку от другого работодателя для расчёта пособия по основному месту;
• сотрудник уволился и вернулся, а за расчётные годы у него был заработок в других организациях;
• работник попросил пересчитать пособие после того, как получил справку от бывшего работодателя.

Если справка внесена после того, как пособие уже рассчитано и выплачено, расчёт нужно пересмотреть: законодательство допускает перерасчёт пособия при представлении справки в течение установленного срока. В программе это делается пересчётом документа «Больничный лист» или документом-исправлением.

Где находится документ «Справка о заработке для расчёта пособий»

В типовой 1С:ЗУП 3.1 входящая справка находится в разделе «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий». В некоторых настройках интерфейса документ доступен также из раздела «Кадры» или через журнал «Пособия, больничные».

Если документа нет в меню, проверьте права пользователя: работа с пособиями должна быть включена в профиль роли (например, «Расчетчик» или «Бухгалтер»). Также убедитесь, что в настройках учётной политики организации предусмотрен расчёт пособий в программе, а не только регистрация больничных для прямых выплат ФСС/СФР.

Быстрый способ найти документ — воспользоваться строкой поиска в списке всех функций (кнопка с лупой в правом верхнем углу или меню «Все функции»): введите «Справка о заработке» и откройте нужный журнал.

Как заполнить справку по шагам

Создайте новый документ и заполните его по бумажной справке 182н, которую принёс сотрудник. Порядок заполнения следующий.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Справки о заработке для расчета пособий» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, которому принадлежит справка.
3. 3
   Укажите дату и номер документа, период отражения.
4. 4
   В поле «Страхователь» выберите или создайте контрагента — прежнего работодателя (укажите наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в фонде из справки).
5. 5
   На вкладке с данными о заработке добавьте строки по каждому календарному году и внесите суммы заработка точно по справке 182н.
6. 6
   Если в справке указаны периоды исключаемых дней (больничные, декрет), внесите их в соответствующую таблицу с указанием количества дней.
7. 7
   Проведите документ и закройте его.

Обратите внимание на несколько деталей заполнения:

• Годы. Суммы вносятся раздельно по каждому календарному году — именно так программа сопоставляет их с расчётным периодом пособия.
• Суммы. Вносите суммы заработка, облагаемого взносами, как указано в справке, без округлений и без ограничения предельной базой — программа сама применит лимит при расчёте.
• Исключаемые периоды. Дни нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком вносятся отдельно: они уменьшают число дней расчётного периода для пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком.
• Страхователь. Если прежний работодатель уже есть в справочнике контрагентов, выберите его из списка, чтобы не создавать дублей.

Как программа учитывает справку при расчёте

После проведения справки её данные автоматически подтягиваются в документы расчёта пособий. При создании «Больничного листа» программа собирает средний заработок из двух источников: начислений в текущей организации и внесённых справок предыдущих страхователей.

Проверить, что справка учтена, можно прямо в больничном листе: нажмите кнопку расшифровки среднего заработка (значок с карандашом или ссылка «Изменить данные для расчёта среднего заработка»). В открывшейся форме заработок по годам будет разбит на части: «в данной организации» и «у других страхователей».

Контрольные точки

Как проверить результат

Расшифровка среднего заработка в больничном

Норма

Сумма справки видна в колонке заработка у других страхователей за нужный год

Тревожный признак

Сумма справки отсутствует или стоит ноль

Размер пособия до и после ввода справки

Норма

После ввода справки и пересчёта сумма пособия выросла или осталась корректной

Тревожный признак

Пособие не изменилось, хотя справка внесена

Журнал справок

Норма

Документ проведён, стоит зелёная отметка, указан верный сотрудник

Тревожный признак

Документ в черновиках или оформлен на другого сотрудника

Если расчёт не изменился, чаще всего причина в том, что год справки не попадает в расчётный период пособия, либо документ «Больничный лист» был создан и рассчитан до ввода справки и его нужно пересчитать.

Перерасчёт пособия после внесения справки

Когда справка поступила позже расчёта, действуйте так. Сначала внесите и проведите справку. Затем откройте ранее созданный документ «Больничный лист» и выполните пересчёт: в типовой конфигурации достаточно перевыбрать данные среднего заработка или нажать кнопку пересчёта, после чего программа подтянет новые суммы.

Если период больничного уже закрыт и зарплата выплачена, потребуется документ-исправление или доначисление в текущем периоде. В 1С:ЗУП для этого используется механизм исправлений: на основании исходного больничного создаётся исправление, разница доначисляется ближайшей выплатой.

Особые случаи и ограничения

Совместительство

Если сотрудник работает у вас по совместительству и принёс справку от основного работодателя, справка вносится тем же документом. Учтите особенность: заработок у разных страхователей суммируется, но по каждому месту работы пособие рассчитывается с учётом правил о совместительстве, действующих на момент страхового случая.

Несколько прежних работодателей

Если справок несколько, создайте отдельный документ на каждого страхователя. Программа просуммирует заработок всех справок по соответствующим годам. Общая сумма за год при расчёте всё равно ограничивается предельной величиной базы для начисления взносов соответствующего года — это делает программа автоматически.

Районный коэффициент и МРОТ

Справка влияет только на фактический средний заработок. Если средний заработок окажется ниже расчёта из МРОТ, пособие будет исчислено из МРОТ с учётом районного коэффициента — это контролируется программой, и внесённая справка не отменяет данное правило.

Сравнение вариантов

Входящая справка в 1С:ЗУП

Штатный способ: данные хранятся в базе, автоматически участвуют во всех расчётах пособий и передаются в СФР. Рекомендуется всегда.

Ручной ввод суммы в больничном

Допустим как временная мера, но данные не сохраняются в учёте и не попадают в отчётность корректно. Использовать только при невозможности внести документ, с последующим оформлением справки.

Запрос данных через СЭДО с фондом

Применяется, когда сотрудник не может получить справку (работодатель ликвидирован). Данные запрашиваются по заявлению работника через фонд.

Типичные ошибки при внесении справки

Ещё одна распространённая ситуация — справка внесена, но пособие не изменилось. Проверьте, не ограничен ли заработок предельной базой за соответствующий год: если заработок сотрудника и так достигал лимита, добавление справки не увеличит средний заработок, и это норма, а не ошибка.

Удобно заводить справку сразу при приёме сотрудника на работу, а не в момент болезни: тогда при первом же больничном расчёт будет корректным без срочных доработок. Храните номер и дату бумажной справки в полях документа — это упрощает сверку при проверках.

Частые вопросы

Обязательно ли вносить справку 182н, если сотрудник работает у нас давно?

Если оба расчётных года сотрудник отработал только в вашей организации, справка не нужна. Она требуется, только когда в расчётном периоде был заработок у других работодателей и сотрудник хочет учесть его при расчёте пособия.

Можно ли внести справку задним числом?

Да, дата документа может быть любой. Важно, чтобы после внесения вы пересчитали зависимые документы (больничные, отпуска по беременности и родам). На уже закрытые периоды оформляйте исправление, чтобы доначисление корректно попало в учёт и отчётность.

Что делать, если прежний работодатель ликвидирован и справку получить невозможно?

Сотрудник пишет заявление о запросе сведений в фонд (СФР). Работодатель направляет запрос, и данные о заработке поступают из фонда. После получения сведений их вносят в программу и пересчитывают пособие.

Почему после ввода справки сумма пособия не изменилась?

Наиболее вероятные причины: год справки не входит в расчётный период, заработок уже достигал предельной базы, либо больничный не был пересчитан после ввода документа. Откройте расшифровку среднего заработка в больничном и проверьте, видна ли там сумма справки.

Нужно ли вносить справку при прямых выплатах пособий через СФР?

Да. Сведения о заработке предыдущих страхователей передаются в фонд вместе с данными для назначения пособия, поэтому справка оформляется в программе в обычном порядке, иначе фонд рассчитает пособие без учёта этого заработка.

Как учесть несколько справок от разных работодателей?

На каждого страхователя создаётся отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий». Программа автоматически суммирует заработок всех справок по годам и применяет ограничение предельной базой за каждый год.