Другое · 9 мин
Как сделать приказ на отпуск в 1С
Как оформить приказ на отпуск в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание документа, расчёт отпускных, печать формы Т-6, типичные ошибки и проверка результата.
Приказ на отпуск в 1С создаётся документом «Отпуск» (в 1С:ЗУП) или «Отпуск» / «Начисление отпуска» (в 1С:Бухгалтерии 8). Документ одновременно решает три задачи: формирует кадровый приказ по форме Т-6, рассчитывает отпускные и отражает отсутствие сотрудника в табеле. Поэтому важно заполнить его до начала отпуска и проверить корректность расчёта среднего заработка.
Перед оформлением убедитесь, что в программе заведён сотрудник, заполнены данные о приёме на работу, начислена зарплата за расчётный период и указаны виды отпусков в настройках. Если расчётный период отработан не полностью (сотрудник принят недавно), программа учтёт только фактически начисленные суммы — это нормально, но стоит проверить результат вручную.
Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) как наиболее распространённой конфигурации для кадрового учёта, а также особенности 1С:Бухгалтерии для небольших организаций.
Что подготовить перед оформлением приказа
Документ «Отпуск» корректно рассчитывает отпускные только при заполненной базе. Проверьте четыре вещи: сотрудник принят на работу кадровым документом «Приём на работу», ему назначена плановая оплата труда, начислена зарплата за месяцы расчётного периода (обычно 12 предшествующих месяцев) и в справочнике видов отпусков присутствует нужный тип — ежегодный основной, дополнительный, учебный или без сохранения зарплаты.
Если сотрудник работает меньше года, средний заработок будет рассчитан из фактически отработанного времени. Если зарплата за часть месяцев не начислена в программе (например, учёт начали вести недавно), сумму отпускных придётся либо вводить вручную, либо сначала внести исторические данные о начислениях.
Создание документа «Отпуск» в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» → «Отпуска» и нажмите «Создать» → «Отпуск». В шапке документа укажите организацию (если их несколько), дату документа и сотрудника. После выбора сотрудника программа подтянет его должность, подразделение и остаток неиспользованных дней отпуска — остаток отображается по ссылке рядом с периодом.
Заполните даты отпуска: поле «Период отпуска» с датой начала и окончания. Программа автоматически посчитает количество календарных дней. Если отпуск приходится на нерабочие праздничные дни, они не включаются в число календарных дней отпуска — проверьте, что счётчик дней соответствует заявлению сотрудника.
- 1Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать» → «Отпуск»
- 2Выберите сотрудника и укажите период отпуска
- 3Проверьте вид отпуска и количество дней, при необходимости добавьте дополнительный отпуск флажком
- 4Перейдите на вкладку расчёта и проверьте средний заработок и сумму отпускных
- 5Установите дату выплаты отпускных
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-6
Проверка расчёта отпускных
На вкладке «Начислено (подробно)» или по кнопке с суммой откройте детализацию расчёта. Программа покажет среднедневной заработок, состав выплат расчётного периода и отработанное время. Средний заработок рассчитывается по правилам Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы: учитываются выплаты за труд, исключаются больничные, отпускные и периоды отсутствия.
Типичная ситуация — сумма кажется заниженной. Чаще всего причина в том, что часть месяцев расчётного периода не заполнена в программе или сотрудник был в отпуске без сохранения зарплаты. Откройте калькуляцию по кнопке с зелёным «карандашом» рядом с суммой среднего заработка и посмотрите, какие месяцы и суммы вошли в расчёт.
Как проверить результат
Близок к среднему уровню зарплаты сотрудника за день
Резко ниже — вероятно, не заполнены начисления за часть месяцев
Совпадает с заявлением, праздничные дни исключены
Дней больше или меньше, чем в заявлении
Не позднее чем за 3 дня до начала отпуска
Дата выплаты позже начала отпуска
Печать приказа по форме Т-6
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)». Программа сформирует унифицированную форму с реквизитами организации, данными сотрудника, периодом работы, за который предоставляется отпуск, и датами отпуска. Форма Т-6 не является обязательной — организация вправе использовать собственный бланк, утверждённый в учётной политике, но в типовой 1С доступна именно унифицированная форма.
Проверьте в печатной форме рабочий период (год, за который даётся отпуск) — он подставляется автоматически и может отличаться от ожидаемого, если у сотрудника были периоды, сдвигающие рабочий год (например, отпуск без сохранения зарплаты свыше 14 дней). При расхождении скорректируйте период вручную в документе до печати.
Отпуск в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) кадровый документ называется «Отпуск» и находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Отпуска». Документ проще, чем в ЗУП: он формирует приказ и начисляет отпускные, но детализация расчёта среднего заработка ограничена. Для корректного расчёта в программе должны быть начисления зарплаты документами «Начисление зарплаты» за расчётный период.
Печатная форма приказа вызывается из документа кнопкой «Печать». Если в организации ведётся полноценный кадровый учёт с графиками отпусков, дополнительными отпусками и сложными расчётами, рекомендуется использовать 1С:ЗУП — в бухгалтерской конфигурации эти возможности сокращены.
Сравнение вариантов
Полный расчёт среднего заработка, остатки отпусков, график отпусков, форма Т-6. Подходит для штатного кадрового учёта.
Простое оформление отпуска и начисление отпускных. Подходит для небольших организаций без сложных кадровых сценариев.
Нужна, если требуется свой бланк приказа. Требует подключения через «Дополнительные отчеты и обработки».
Особые виды отпусков
Отпуск без сохранения зарплаты
Оформляется тем же документом «Отпуск», но с видом отпуска «Отпуск без оплаты». Начисления по такому документу не будет — он только регистрирует отсутствие и формирует приказ. Учтите: дни такого отпуска свыше 14 календарных дней в рабочем году сдвигают период, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск.
Учебный отпуск
Выбирается вид «Отпуск учебный оплачиваемый» или неоплачиваемый. Для оплачиваемого программа рассчитает средний заработок аналогично основному отпуску. Основание — справка-вызов из учебного заведения, её реквизиты можно указать в комментарии к документу.
Отпуск с последующим увольнением
В ЗУП оформляется документом «Увольнение» с установленным флажком предоставления отпуска, либо отдельными документами «Отпуск» и «Увольнение». Дата увольнения должна совпадать с последним днём отпуска.
Проверка после проведения и выплата
После проведения убедитесь, что отпуск отразился в учёте: откройте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» — дни отпуска должны быть отмечены кодом «ОТ» (или «ОД» для дополнительного). Проверьте остаток отпусков через отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры»: использованные дни должны списаться.
Для выплаты отпускных создайте ведомость («Зарплата» → «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу») — программа предложит к выплате рассчитанную сумму с учётом удержанного НДФЛ. Если документ «Отпуск» проведён с флажком «Рассчитать зарплату за месяц», в ведомость попадёт и зарплата за отработанные дни месяца.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить отпуск в 1С, если сотрудник принят в текущем месяце?
Да, но средний заработок будет рассчитан из фактически начисленных сумм и отработанных дней. Если данных совсем нет, программа рассчитает отпускные исходя из оклада (тарифной ставки) сотрудника.
Как исправить ошибочно проведённый приказ на отпуск?
Если отпуск ещё не выплачен, распроведите документ и внесите исправления, затем проведите снова. Если выплата уже прошла, создайте документ-исправление (в ЗУП — «Сторнирование начислений» или исправление документа) вместо ручного удаления, чтобы сохранить корректность учёта НДФЛ.
Почему в форме Т-6 неверный рабочий период?
Рабочий год сдвигается, если у сотрудника были отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 дней или отпуска по уходу за ребёнком. Проверьте историю отсутствий сотрудника и при необходимости скорректируйте период в документе вручную.
Нужно ли делать отдельный документ для дополнительного отпуска?
Нет. В документе «Отпуск» в ЗУП установите флажок дополнительного отпуска и укажите его вид и период — программа объединит основной и дополнительный отпуска в одном приказе и одном расчёте.
Как отразить отпуск, переходящий на следующий месяц?
Программа автоматически разделит начисление по месяцам: часть отпускных отнесёт к текущему месяцу, часть — к следующему. В документе это видно на вкладке начислений в виде отдельных строк по каждому месяцу.
Что важно запомнить
Приказ на отпуск в 1С создаётся документом «Отпуск», который одновременно рассчитывает отпускные и формирует форму Т-6. Перед проведением проверьте средний заработок, количество дней и рабочий период, а документ проводите заранее — отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска.