Как в 1С 8.3 принять на работу сотрудника, который ранее был уволен

Повторный приём ранее уволенного сотрудника — типовая ситуация в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3. Главная особенность: создавать новую карточку физического лица не нужно — программа хранит всю историю, и дубль приведёт к ошибкам в отчётности по НДФЛ, страховым взносам и персонифицированному учёту. Правильный путь — найти существующую карточку физлица и оформить новый документ «Приём на работу».

Ниже разобран полный порядок действий: как найти уволенного сотрудника, как оформить повторный приём, что проверить в учёте налогов и стажа, а также какие ошибки встречаются чаще всего и как их исправить. Инструкция актуальна для 1С:ЗУП 8.3 и в целом подходит для 1С:Бухгалтерии 8.3 с модулем кадрового учёта, где логика работы аналогична.

Почему нельзя создавать новую карточку сотрудника

В 1С:ЗУП учёт ведётся на двух уровнях: справочник «Физические лица» хранит персональные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт), а справочник «Сотрудники» — трудовые отношения человека с организацией. Один человек может иметь несколько записей сотрудника: основное место работы, совместительство, повторный приём после увольнения.

Если при повторном приёме завести новое физическое лицо, программа воспримет человека как двух разных людей. НДФЛ начнёт считаться с нуля без учёта доходов и вычетов прошлого периода, в отчётах 6-НДФЛ и РСВ появятся две записи с одинаковым СНИЛС, а при сдаче персонифицированных сведений в СФР возникнут ошибки сверки.

Шаг 1. Найдите карточку ранее уволенного сотрудника

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». По умолчанию в списке могут отображаться только действующие сотрудники — уволенные скрыты отбором. Снимите отбор или включите показ всех сотрудников: в настройке списка (кнопка «Ещё» → «Настроить список») уберите отбор по полю «В архиве» или установите его в значение «Все».

Найдите человека по фамилии через строку поиска. Если сотрудников много, надёжнее искать по СНИЛС или ИНН — эти данные вводятся в поле поиска списка. Альтернативный путь: справочник «Налоги и взносы» → «Физические лица» или «Кадры» → «Физические лица» (в зависимости от настроек интерфейса), где видны все люди, когда-либо числившиеся в базе.

Контрольные точки

Как проверить, что найден нужный человек

СНИЛС в карточке

Норма

Совпадает с документом сотрудника

Тревожный признак

Отличается или пуст — сверьте по трудовой книжке/сведениям СФР

История работы

Норма

В карточке сотрудника виден прошлый приём и увольнение

Тревожный признак

Истории нет — возможно, это однофамилец

Статус

Норма

Сотрудник помечен как уволенный

Тревожный признак

Сотрудник числится действующим — увольнение не проведено

Шаг 2. Оформите документ «Приём на работу»

Перейдите в «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию — программа покажет список найденных, включая уволенных, с пометкой об увольнении. Выберите нужного человека именно из этого списка, а не создавайте нового кнопкой «Новый».

Заполните ключевые поля документа:

• Дата приёма — первый рабочий день по новому трудовому договору. Она не может быть раньше даты увольнения, если между периодами нет разрыва, проверьте корректность дат;
• Подразделение и должность — могут отличаться от прошлого места работы, это нормально;
• График работы — выберите актуальный график, от него зависит расчёт зарплаты и табель;
• Оплата труда — на вкладке начислений укажите оклад или тарифную ставку и постоянные надбавки;
• Вид занятости — основное место работы или совместительство.

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Программа создаст новую запись в трудовой истории физлица, а сотрудник появится в списках действующих с указанной даты.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и снимите отбор, скрывающий уволенных
2. 2
   Найдите человека по ФИО, СНИЛС или ИНН и сверьте данные с документами
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» и выберите сотрудника из списка
4. 4
   Заполните дату приёма, подразделение, должность, график и оплату труда
5. 5
   Проведите документ и проверьте карточку: должна отображаться вся история работы
6. 6
   Проверьте налоговый статус, вычеты НДФЛ и данные для страховых взносов

Шаг 3. Проверьте настройки НДФЛ и вычетов

При повторном приёме налоговый учёт не обнуляется: программа продолжит считать НДФЛ нарастающим итогом с начала года, если приём в том же календарном году. Доходы и налог за прошлый период работы в этой же организации учтутся автоматически — это ещё одна причина не создавать дубль физлица.

Откройте карточку сотрудника и проверьте по ссылке «Налог на доходы»: статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) и действующие заявления на вычеты. Если сотрудник приносил новое заявление на стандартный вычет на детей, введите его через «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ» или прямо из карточки сотрудника. Вычет применится с месяца, указанного в заявлении.

Шаг 4. Проверьте стаж, отпуска и взносы

Данные для страховых взносов и персонифицированного учёта подтянутся из карточки физлица автоматически. Проверьте в карточке сотрудника раздел «Страхование»: статус застрахованного лица и вид тарифа должны соответствовать текущей ситуации (например, если человек получил другой статус за время отсутствия).

По отпускам есть нюанс: право на ежегодный отпуск при повторном приёме обычно считается заново от новой даты приёма — старый отпускной стаж после увольнения не сохраняется, так как трудовые отношения были прекращены. В документе приёма или в карточке сотрудника проверьте остатки отпусков: если программа показывает остаток с прошлого периода, убедитесь, что при увольнении была корректно оформлена компенсация за неиспользованный отпуск.

Особые сценарии повторного приёма

Приём на другую должность или в другое подразделение

Никаких дополнительных действий не требуется: в документе «Приём на работу» просто укажите новые подразделение и должность. История прежнего места работы сохранится в карточке и будет видна в отчётах по кадровой истории.

Приём в том же месяце, что и увольнение

Если сотрудник уволен и принят повторно в одном расчётном месяце (например, после исправления ошибки в кадрах), проверьте, чтобы даты не пересекались: увольнение должно быть датировано днём, предшествующим новому приёму, или раньше. При совпадении дат программа может некорректно рассчитать отработанное время — в этом случае скорректируйте даты документов.

Уволенный принимается как совместитель

Если человек ранее работал по основному месту, а теперь принимается по совместительству (или наоборот), в документе приёма укажите соответствующий вид занятости. Физлицо остаётся тем же, создаётся новая запись сотрудника с новым типом трудовых отношений.

Варианты оформления

Повторный приём на ту же карточку

Стандартный и единственно правильный способ: сохраняется история, НДФЛ и стаж считаются корректно.

Создание нового физлица

Грубая ошибка: дубль в отчётности, разрыв учёта НДФЛ, проблемы при сдаче сведений в СФР. Допустимо только если человека действительно никогда не было в базе.

Восстановление (отмена) увольнения

Подходит только если увольнение было оформлено по ошибке и трудовые отношения фактически не прерывались. Тогда документ увольнения отменяют, а не создают новый приём.

Частые ошибки и как их исправить

Если дубль физлица уже создан, не оформляйте на него документы — чем меньше движений, тем проще исправление. В 1С:ЗУП есть обработка объединения дублей физических лиц («Администрирование» → «Обслуживание» → поиск и удаление дублей, либо специализированная обработка объединения карточек в зависимости от релиза). Перед объединением сделайте резервную копию базы.

Вторая типичная проблема — приём оформлен, но сотрудник не появляется в списке действующих. Обычно причина в том, что документ «Приём на работу» не проведён или дата приёма ещё не наступила. Проверьте статус документа и текущую дату сеанса.

Как проверить результат

После проведения приёма откройте карточку сотрудника: в ней должны отображаться оба периода работы — старый (с датой увольнения) и новый. Сформируйте справку о кадровой истории или отчёт «Штатные сотрудники» — человек должен числиться принятым с новой даты.

Дополнительно рассчитайте зарплату за первый месяц работы и проверьте НДФЛ: если приём в том же году, налог должен учитывать доходы прошлого периода. Сформируйте расчётный листок и сверьте налогооблагаемую базу с начала года при необходимости.

Частые вопросы

Можно ли просто отменить увольнение вместо нового приёма?

Только если увольнение было оформлено ошибочно и трудовые отношения фактически не прекращались — тогда документ увольнения отменяют или распроводят. Если человек реально уволился, отработал вне организации и возвращается, оформляется именно новый приём: юридически это новый трудовой договор.

Что делать, если сотрудник сменил фамилию после увольнения?

Не создавайте новую карточку. В справочнике «Физические лица» измените ФИО в существующей карточке — программа сохранит историю смены фамилии, и в отчётах за прошлые периоды останется старая фамилия, а в новых документах будет актуальная. СНИЛС при этом не меняется.

Почему при приёме программа не находит уволенного сотрудника?

Чаще всего в поле выбора сотрудника действует отбор, скрывающий уволенных. Введите фамилию и нажмите «Показать все» в выпадающем списке или проверьте настройку отбора в списке сотрудников. Также убедитесь, что ищете в правильной организации, если в базе их несколько.

Нужно ли заново вводить личные данные и документы сотрудника?

Нет, все данные хранятся в карточке физлица и подтянутся автоматически. Но стоит сверить актуальность: паспорт мог быть заменён, адрес регистрации — измениться. Устаревшие данные обновите в карточке физического лица до сдачи отчётности.

Как повторный приём отразится в отчёте 6-НДФЛ?

Если приём и прошлая работа в одном году, доходы суммируются в одном разделе по одному физлицу. Если в разных годах — попадут в отчёты соответствующих периодов. При корректном оформлении (без дубля карточки) никаких ручных корректировок в отчёте не требуется.

Что делать, если дубль физлица уже создан и по нему проведены документы?

Сделайте резервную копию базы. Затем используйте штатный механизм поиска и удаления дублей («Администрирование» → «Обслуживание»), указав правильную карточку как основную. После объединения перепроведите кадровые и расчётные документы периода и пересформируйте регламентированную отчётность. Если документов много и ситуация запутанная, привлеките специалиста по 1С.