Как в 1С 8.3 изменить штатное расписание

Штатное расписание в 1С 8.3 (ЗУП 3.1) — это не просто справочник должностей, а основа для кадровых документов, расчёта зарплаты и отчётности. Изменения оформляются документами «Изменение штатного расписания» или «Изменение плановых начислений», чтобы сохранить историю и корректно пересчитать начисления сотрудникам.

Перед началом работы убедитесь, что в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика» → флажок «Ведётся штатное расписание». Если там же включён контроль соответствия штатному расписанию, программа не даст принять сотрудника на несуществующую позицию.

Ниже разобраны основные сценарии: простое изменение окладов, добавление и закрытие позиций, индексация, а также проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в расчётах.

Где находится штатное расписание и как оно устроено

Рабочее место находится в разделе «Кадры» → «Штатное расписание». Здесь отображаются все позиции (сочетание подразделения и должности), количество ставок, оклады и надбавки. Документы, которыми вносятся изменения, доступны по ссылке «Изменения штатного расписания» в той же форме.

Каждая позиция хранится с историей: программа помнит, какой оклад действовал с какой даты. Поэтому любые правки оформляются документом с датой вступления в силу, а не прямым редактированием элемента справочника. Это важно для корректного расчёта среднего заработка, стажевых надбавок и отчётности за прошлые периоды.

Как изменить оклады и надбавки по отдельным позициям

Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» → «Создать». В шапке документа укажите организацию, дату документа и месяц, с которого изменения вступают в силу (поле «Дата изменения»).

Нажмите «Подобрать позиции» или «Заполнить» и добавьте нужные позиции. В табличной части измените оклад (тарифную ставку), включите или отключите надбавки, скорректируйте их размеры. Программа покажет старое и новое значение, а также итоговый ФОТ по позиции.

Проведите документ. Если по позициям есть работающие сотрудники, программа предложит зарегистрировать изменение их плановых начислений — согласитесь, иначе зарплата будет считаться по старым окладам.

1. 1
   Откройте Кадры → Штатное расписание → Изменения штатного расписания → Создать
2. 2
   Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
3. 3
   Подберите позиции и измените оклады, надбавки или количество ставок
4. 4
   Проверьте итоговый ФОТ в табличной части
5. 5
   Проведите документ и подтвердите изменение плановых начислений сотрудников
6. 6
   Сформируйте отчёт «Штатное расписание» и сверьте результат

Как добавить новую позицию или закрыть ненужную

Новые позиции вводятся тем же документом «Изменение штатного расписания»: нажмите «Добавить позицию», укажите подразделение, должность, количество ставок, оклад и график работы. Позиция станет доступна для приёма сотрудников с даты изменения.

Для закрытия позиции добавьте её в документ и снимите флажок «Позиция утверждена» / установите признак «Закрыта» (в зависимости от релиза формулировка отличается). Закрытая позиция перестаёт быть доступной для новых кадровых документов, но остаётся в истории.

Если на закрываемой позиции есть сотрудники, сначала оформите их перевод или увольнение — иначе при включённом контроле штатного расписания документ выдаст предупреждение.

Индексация: массовое повышение окладов

Для повышения окладов всех или большой группы сотрудников на коэффициент используйте документ «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников»). Установите флажок «Учитывать как индексацию заработка» и укажите коэффициент — программа пересчитает оклады по всем выбранным сотрудникам и одновременно изменит позиции штатного расписания.

Признак индексации важен для расчёта среднего заработка: индексированные выплаты учитываются с коэффициентом повышения. Если провести повышение обычным изменением без признака индексации, отпускные и командировочные будут рассчитаны иначе.

Каким документом вносить изменения

Изменение штатного расписания

Подходит для точечных правок: новые позиции, закрытие, изменение окладов отдельных позиций, изменение ставок. Не регистрирует индексацию для среднего заработка.

Изменение плановых начислений

Подходит для массового повышения с коэффициентом и регистрацией индексации. Автоматически обновляет и штатное расписание, и начисления сотрудников.

Прямое редактирование позиции

Не рекомендуется: теряется история изменений, расчёты за прошлые периоды могут «поплыть» при перепроведении.

Как проверить результат изменений

После проведения документа сформируйте отчёт «Штатное расписание» (Кадры → Кадровые отчёты) на дату изменения: позиции должны отображаться с новыми окладами и ставками. Отчёт «Изменения штатного расписания» покажет, каким документом и когда введено каждое изменение.

Проверьте сотрудников на изменённых позициях: откройте карточку сотрудника → «Начисления и удержания» и убедитесь, что плановые начисления обновлены с нужной даты. Затем сделайте пробный расчёт зарплаты за месяц изменения и сверьте начисленные суммы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату изменения

Норма

Новые оклады и ставки, закрытые позиции не отображаются как действующие

Тревожный признак

Старые значения или дубли позиций

Плановые начисления сотрудника

Норма

Новый оклад действует с даты изменения

Тревожный признак

Начисление осталось старым — документ не обновил начисления

Пробный расчёт зарплаты

Норма

Суммы соответствуют новым окладам

Тревожный признак

Расчёт по старым значениям или ошибки при проведении

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — редактирование позиции напрямую из списка штатного расписания вместо документа изменения. История теряется, и при пересчёте прошлых периодов программа использует новые значения там, где должны были действовать старые.

Вторая ошибка — забыть обновить плановые начисления сотрудников. Штатное расписание изменилось, а зарплата считается по-старому, потому что начисления хранятся отдельно по каждому сотруднику.

Учитывайте ограничения: при включённом контроле штатного расписания нельзя принять сотрудника сверх числа ставок; изменение датой прошлого периода потребует перерасчёта; в базовых версиях ЗУП часть механизмов истории может быть ограничена.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить штатное расписание задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но если период уже рассчитан и по нему сдана отчётность, это вызовет пересчёты и сторнирования. Безопаснее оформлять изменение текущей или будущей датой, а прошлые периоды корректировать только после анализа последствий.

Почему после изменения штатки зарплата считается по старому окладу?

Плановые начисления сотрудников хранятся отдельно от позиций штатного расписания. Проверьте, что при проведении документа было зарегистрировано изменение начислений, либо введите «Изменение плановых начислений» вручную.

Как посмотреть историю изменений по позиции?

Откройте позицию в списке штатного расписания и перейдите по ссылке истории, либо сформируйте отчёт «Изменения штатного расписания» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» — там видны все документы и даты изменений.

Чем отличается закрытие позиции от её удаления?

Закрытие сохраняет позицию в истории и не нарушает документы прошлых периодов. Удаление возможно только если по позиции нет ни одного документа, и на практике почти не применяется — используйте закрытие.

Нужно ли менять штатное расписание при разовой премии?

Нет. Разовые премии и доплаты оформляются документами «Премия» или «Разовое начисление». Штатное расписание меняют только при изменении постоянных условий: оклада, ставок, плановых надбавок.