Другое · 11 мин
Как в 1С 8.3 добавить дополнительный отпуск
Пошаговая инструкция, как в 1С 8.3 ЗУП добавить дополнительный отпуск: настройка вида начисления, стажа, предоставление права сотруднику и расчёт в документе «Отпуск».
Дополнительный отпуск в 1С 8.3 ЗУП не появляется автоматически только потому, что сотруднику он положен по закону. Программа требует трёх последовательных действий: создать или проверить вид отпуска в настройках, закрепить право на этот отпуск за конкретным сотрудником (или за должностью) и затем оформить сам отпуск документом. Если пропустить второй шаг, в документе «Отпуск» нужный вид просто не будет доступен для выбора.
Механизм одинаково работает для отпусков за вредные условия труда, за ненормированный рабочий день, за выслугу лет, для северных дополнительных отпусков и для любых отпусков, установленных локальными актами организации. Отличия касаются только способа подсчёта стажа и количества дней, а не общей схемы настройки.
Ниже разобран полный цикл: от создания вида отпуска до проверки расчёта, с типичными ошибками, из-за которых дни не начисляются или не отображаются в остатках. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3, но общая логика применима и в других конфигурациях на платформе 8.3.
Что проверить перед настройкой
Прежде чем создавать новые элементы, убедитесь, что функциональность дополнительных отпусков вообще включена в программе. Откройте раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» и проверьте, что в настройках состава начислений и удержаний на вкладке «Отпуска» установлены нужные флажки. Если флажки недоступны (затенены), значит в базе уже есть документы, использующие эти настройки, — менять их нужно осторожно.
Также проверьте, нет ли уже нужного вида отпуска в справочнике. Откройте «Настройка» → «Виды отпусков» и просмотрите список: в типовой поставке уже присутствуют отпуск за вредные условия труда, за ненормированный рабочий день, дополнительный отпуск северян и ряд других. Создание дубликата приведёт к путанице в отчётах по остаткам.
Уточните в учётной политике организации и коллективном договоре точное количество дней дополнительного отпуска по каждой категории сотрудников. Эти цифры понадобятся при назначении права, и ошибка в них напрямую попадёт в расчёт отпускных и в остатки отпусков.
Как создать или настроить вид дополнительного отпуска
Откройте «Настройка» → «Виды отпусков» и нажмите «Создать», если подходящего вида нет в списке. Заполните наименование так, чтобы его легко отличали кадровики и расчётчики, например «Дополнительный отпуск за ненормированный день». Укажите, что отпуск является ежегодным дополнительным — от этого зависит, попадёт ли он в график отпусков и в отчёты по остаткам.
В форме вида отпуска задайте способ расчёта. Для оплачиваемого дополнительного отпуска обычно выбирается расчёт по среднему заработку, как для основного. Если отпуск без сохранения оплаты, настройка начисления не требуется — важен только учёт дней. Проверьте связанное начисление: программа может предложить создать его автоматически вместе с видом отпуска.
Для отпусков, зависящих от стажа (например, за вредные условия труда, где дни считаются пропорционально отработанному времени), настройте вид стажа. Откройте «Настройка» → «Виды стажа» и убедитесь, что существует стаж для этого отпуска, а в виде отпуска указана связь с ним. От корректности стажа зависит автоматическое накопление дней.
- 1Откройте «Настройка» → «Виды отпусков» → «Создать»
- 2Введите наименование и отметьте, что отпуск ежегодный дополнительный
- 3Выберите способ расчёта: по среднему заработку или без оплаты
- 4При необходимости укажите вид стажа для подсчёта дней
- 5Запишите элемент и проверьте связанное начисление в «Настройка» → «Начисления»
Как назначить право на дополнительный отпуск сотруднику
Через позицию штатного расписания
Если дополнительный отпуск положен всем сотрудникам на определённой должности (типично для вредных условий труда или ненормированного дня), удобнее задать его в позиции штатного расписания. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание», найдите нужную позицию и на закладке с отпусками добавьте вид отпуска и количество дней в году. Тогда при приёме на работу или переводе на эту позицию право назначится автоматически.
Индивидуально документом
Когда отпуск назначается персонально, используйте документ «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Назначение дополнительного отпуска» (в ряде релизов — «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком» не подходит, ищите именно документ по отпускам). Альтернативный вариант — ввести право при приёме на работу: в документе «Прием на работу» на вкладке с отпусками добавьте строку с видом отпуска и количеством дней.
При запуске учёта в уже работающей базе остатки и права вводятся документом «Ввод начальных остатков отпусков» (раздел «Кадры» или «Зарплата» в зависимости от релиза). В нём указываются как положенные дни в году, так и неиспользованные остатки на дату начала учёта. Без этого документа отчёт «Остатки отпусков» покажет нули, даже если все права назначены верно.
Как выбрать способ назначения
Как оформить дополнительный отпуск документом
Создайте документ «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Отпуск» (или «Зарплата» → «Отпуска»). Выберите сотрудника и период отпуска. В табличной части с видами отпусков добавьте строку и выберите созданный дополнительный отпуск — он будет доступен только если право назначено на предыдущем шаге.
Дополнительный отпуск можно оформить как вместе с основным (в одном документе двумя строками), так и отдельным документом. Совместное оформление удобно, когда сотрудник уходит в единый отпуск: средний заработок посчитается один раз, а в расчётном листке дни отразятся раздельно по видам.
После проведения проверьте расчёт на вкладке «Начислено (подробно)» или через печатную форму записки-расчёта (Т-60). Сумма отпускных по дополнительному отпуску должна рассчитываться из того же среднего заработка, что и по основному, если вид отпуска настроен корректно. Если сумма равна нулю — проверьте, есть ли у сотрудника начисления в расчётном периоде и правильно ли настроено связанное начисление.
Как проверить результат
Дополнительный отпуск доступен в списке выбора
Вида нет в списке — не назначено право сотруднику
По сотруднику виден остаток дополнительного отпуска с накоплением дней
Остаток нулевой или строка отсутствует — проверьте ввод начальных остатков
Сумма рассчитана по среднему заработку, дни совпадают с заявленными
Сумма нулевая или дни не совпадают — ошибка в настройке начисления или права
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — вид отпуска не появляется в документе «Отпуск». Причина почти всегда в том, что право не назначено ни через штатное расписание, ни кадровым документом, либо назначено с даты позже даты отпуска. Проверьте дату начала действия права — она должна быть не позже начала отпуска.
Вторая типичная ситуация — дни дополнительного отпуска не накапливаются в остатках. Для отпусков, зависящих от стажа, убедитесь, что в виде отпуска указан вид стажа, а в настройках вида стажа корректно задано, какие периоды в него включаются. Отпуска без сохранения оплаты и прогулы, например, могут исключаться из стажа на дополнительный отпуск за вредность.
Не редактируйте предопределённые виды отпусков без необходимости: изменение способа расчёта в уже используемом виде отпуска приведёт к пересчёту прошлых документов при их перепроведении. Если нужен аналог с другими параметрами, создайте новый элемент справочника.
Как проверить результат и где смотреть остатки
Итоговый контроль выполните отчётом «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Остатки отпусков» (или «Справка по отпускам» из карточки сотрудника). Отчёт должен показать по сотруднику отдельную строку с дополнительным отпуском: положенные дни за рабочий год, использованные дни и текущий остаток. Сверьте цифры с приказом или локальным актом, на основании которого отпуск предоставляется.
Для отпусков, включаемых в график отпусков, проверьте документ «График отпусков»: дополнительный отпуск должен планироваться там отдельной строкой или суммироваться с основным в зависимости от настроек. Это важно для контроля неиспользованных дней и уведомления сотрудников.
Если что-то не сошлось, исправляйте данные в том порядке, в каком настраивали: вид отпуска → право сотрудника → документ отпуска. Прямая правка регистров вручную без понимания структуры учёта чревата рассинхронизацией остатков и расчётов — при сложных расхождениях безопаснее отменить ошибочные документы и ввести их заново.
Что важно запомнить
Дополнительный отпуск в 1С 8.3 ЗУП добавляется в три шага: настройка вида отпуска, назначение права сотруднику (через штатное расписание или кадровый документ) и оформление документом «Отпуск». Контроль — отчётом «Остатки отпусков» и проверкой расчёта среднего заработка в документе.
Частые вопросы
Почему дополнительный отпуск не выбирается в документе «Отпуск»?
Значит, сотруднику не назначено право на этот отпуск или дата начала права позже даты отпуска. Проверьте позицию штатного расписания и кадровые документы сотрудника: право должно действовать на дату начала отпуска.
Можно ли оформить основной и дополнительный отпуск одним документом?
Да. В документе «Отпуск» добавьте две строки с разными видами отпусков и смежными периодами. Средний заработок рассчитается один раз, а в расчётном листке и записке-расчёте дни и суммы покажутся раздельно.
Как учесть дополнительный отпуск за вредные условия труда, если дни считаются пропорционально отработанному времени?
В виде отпуска укажите связь с соответствующим видом стажа и настройте его состав. Тогда программа будет накапливать дни пропорционально фактически отработанному во вредных условиях времени, а остаток отразится в отчёте «Остатки отпусков».
Что делать, если учёт ведётся давно, а дополнительный отпуск вводится только сейчас?
Создайте вид отпуска, назначьте право сотрудникам с нужной даты и введите накопленные остатки документом «Ввод начальных остатков отпусков» на дату начала предоставления права. Задним числом пересчитывать прошлые отпуска не требуется, если ранее этот вид не использовался.
Попадёт ли дополнительный отпуск в график отпусков?
Да, если в виде отпуска отмечено, что он является ежегодным. В графике отпусков его можно запланировать отдельной строкой или вместе с основным отпуском, что упрощает контроль неиспользованных дней.
Нужно ли отдельное начисление для оплаты дополнительного отпуска?
Да, для оплачиваемого отпуска требуется начисление с расчётом по среднему заработку. При создании вида отпуска программа обычно предлагает создать начисление автоматически — проверьте его наличие в списке «Настройка» → «Начисления».