Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С 8.3 Бухгалтерия

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет — типовая кадровая операция, которую в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформляют документом «Отпуск по уходу за ребенком» из раздела кадровых документов. Правильное оформление важно вдвойне: от него зависит корректность начисления пособия, отражение отсутствия в табеле и данные для отчетности в СФР (бывшие ПФР и ФСС).

В отличие от 1С:ЗУП, где кадровый и расчетный блоки развиты глубже, в Бухгалтерии 8.3 функционал по уходу за ребенком ограничен, но для небольших организаций его достаточно: программа умеет прекращать начисление зарплаты сотруднице, назначать пособие до 1,5 лет и формировать сведения для фонда. Главное — последовательно заполнить документ и проверить, что изменения отразились в расчетах.

Ниже разобран полный цикл: от подготовительных настроек и ввода приказа до проверки начислений и типичных ошибок, из-за которых пособие считается неверно или сотрудница продолжает получать оклад.

Что подготовить перед оформлением отпуска

До ввода документа убедитесь, что в программе включен учет кадров и расчет зарплаты: раздел «Администрирование → Параметры учета → Настройки зарплаты». Там же проверьте, что ведется учет по сотрудникам и настроены виды начислений. Если зарплатный учет в базе отключен, документ «Отпуск по уходу за ребенком» будет недоступен.

Проверьте карточку сотрудницы: должны быть заполнены дата приема на работу, должность, подразделение и график работы. От графика зависит корректное отражение неявок в табеле. Также понадобятся данные из заявления сотрудницы и свидетельства о рождении ребенка: дата рождения ребенка, очередность детей (первый, второй и последующие), период отпуска.

Отдельно уточните, работает ли сотрудница во время отпуска на условиях неполного рабочего времени — от этого зависит, сохраняется ли право на пособие и нужно ли вводить дополнительные кадровые документы. Этот сценарий разобран ниже.

Как создать документ «Отпуск по уходу за ребенком»

Откройте раздел «Зарплата и кадры → Кадровые документы» и нажмите «Создать». В списке типов документов выберите «Отпуск по уходу за ребенком». Если такого пункта нет в выпадающем меню, проверьте настройки зарплатного учета, описанные выше, и права пользователя.

В шапке документа укажите организацию, сотрудницу и дату приказа. В полях периода задайте дату начала отпуска (обычно день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам) и дату окончания — день, когда ребенку исполняется 3 года. Программа использует эти даты для прекращения начисления зарплаты и заполнения табеля.

Далее заполните блок о ребенке: дату рождения и очередность ребенка в семье. Эти сведения нужны для расчета пособия и для отчетности в СФР. Если отпуск оформляется сразу после больничного по беременности и родам, проследите, чтобы периоды не пересекались и не было разрыва между ними.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Отпуск по уходу за ребенком»
2. 2
   Укажите сотрудницу, дату приказа и период отпуска до 3 лет
3. 3
   Заполните данные ребенка: дату рождения и очередность
4. 4
   Установите параметры пособия до 1,5 лет, если оно назначается
5. 5
   Проведите документ и проверьте печатную форму приказа
6. 6
   Проверьте, что в следующем расчете зарплаты начисление оклада прекращено

Настройка пособия до 1,5 лет

В документе предусмотрен флажок выплаты пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет. При его установке программа назначает соответствующее начисление, которое будет попадать в расчет зарплаты ежемесячно до достижения ребенком возраста 1,5 лет. Размер пособия определяется по среднему заработку с учетом установленных законом минимальных и максимальных границ.

Так как пособие фактически выплачивает СФР, ключевая задача — передать в фонд корректные сведения. В 1С:Бухгалтерии для этого используются документы обмена с фондом (раздел «Отчеты, справки → 1С-Отчетность» либо документы «Исходящие сведения для СФР», в зависимости от релиза). После оформления отпуска сформируйте и отправьте сведения о застрахованном лице и о назначении пособия.

Проверьте, что в карточке сотрудницы указаны СНИЛС, актуальные паспортные данные и банковские реквизиты для перечисления пособия — ошибки в этих полях приводят к отказам фонда в приеме документов.

Как отпуск отражается в зарплате и табеле

После проведения документа программа автоматически прекращает плановые начисления сотрудницы (оклад, надбавки) с даты начала отпуска. В документе «Начисление зарплаты» за первый месяц отпуска сотрудница либо не появляется вовсе, либо получает оплату только за фактически отработанные дни до начала отпуска — если отпуск начался не с первого числа.

В табеле учета рабочего времени дни отпуска по уходу за ребенком отмечаются условным обозначением отсутствия. Сформируйте отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» за месяц начала отпуска и убедитесь, что неявки проставлены со дня начала отпуска, а зарплата начислена только за отработанный период.

Если сотрудница продолжает получать оклад после проведения документа, чаще всего причина в том, что документ создан не тем месяцем, не проведен, или в карточке сотрудницы есть ручные изменения плановых начислений, сделанные позже документа об отпуске.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисление зарплаты за месяц начала отпуска

Норма

Оклад начислен только за дни до отпуска или не начислен вовсе

Тревожный признак

Оклад начислен за полный месяц

Табель Т-13

Норма

С даты отпуска стоят отметки об отсутствии

Тревожный признак

Проставлены рабочие дни или пустые ячейки

Сведения в СФР

Норма

Сведения о пособии отправлены и приняты без ошибок

Тревожный признак

Протокол с ошибками по СНИЛС или реквизитам

Работа во время отпуска и досрочный выход

Неполное рабочее время с сохранением пособия

Сотрудница вправе работать во время отпуска по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени — тогда право на пособие сохраняется. В 1С это оформляется кадровым переводом: в документе «Кадровый перевод» меняется график работы на неполный (предварительно создайте такой график в настройках) и при необходимости размер ставки. Документ об отпуске при этом не отменяется.

После перевода проверьте расчет: зарплата должна начисляться пропорционально отработанному времени по новому графику, а пособие — продолжать назначаться. Условия о неполном времени фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Досрочный выход из отпуска

Если сотрудница прерывает отпуск раньше трех лет, введите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (в некоторых релизах — «Изменение отпуска по уходу за ребенком») из того же раздела кадровых документов. Укажите дату выхода на работу — с нее программа возобновит плановые начисления и прекратит пособие.

При досрочном выходе не забудьте уведомить СФР о прекращении права на пособие, отправив соответствующие сведения. Иначе фонд продолжит выплаты, и переплату придется возвращать.

Отчетность и печатные формы

Из документа «Отпуск по уходу за ребенком» доступна печать приказа. В типовой форме используется унифицированный шаблон или произвольная форма приказа — проверьте, что в ней корректно выведены период отпуска и реквизиты заявления сотрудницы.

Для отчетности данные об отпуске попадают в персонифицированные сведения о физлицах и формы для СФР. Перед сдачей 1С-Отчетности сверьте, что период отпуска отражен в сведениях, а страховой стаж сотрудницы учитывает период ухода за ребенком — это влияет на будущие выплаты.

Рекомендуется после оформления сформировать расчетный листок сотрудницы за первый месяц отпуска: в нем должно быть видно отсутствие оклада и, при назначении, строку пособия. Это самый быстрый способ убедиться, что документ сработал правильно.

Удобно завести привычку оформлять отпуск по уходу за ребенком сразу после закрытия больничного по беременности и родам, не дожидаясь конца месяца. Тогда расчет зарплаты за переходный месяц формируется без ручных правок, а сведения в СФР уходят вовремя.

Частые вопросы

Нет документа «Отпуск по уходу за ребенком» в списке кадровых документов. Что делать?

Проверьте раздел «Администрирование → Параметры учета → Настройки зарплаты»: должен быть включен учет зарплаты и кадров в этой программе. Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы и установлен свежий релиз конфигурации — в старых версиях документ мог называться иначе.

Кто выплачивает пособие до 1,5 лет — организация или фонд?

Пособие выплачивает СФР напрямую сотруднице. Работодатель обязан оформить отпуск, назначить пособие в учете и передать в фонд необходимые сведения в установленный срок. Задержка сведений — самая частая причина задержки выплат.

Сотрудница вышла на неполный день, а пособие пропало из расчета. Почему?

Вероятно, кадровый перевод был введен вместе с отменой документа об отпуске или в документе отпуска снят флажок пособия. Откройте документ «Отпуск по уходу за ребенком», проверьте настройки пособия и убедитесь, что отпуск не закрыт документом возврата.

Как оформить отпуск, если ребенок родился у сотрудника-мужчины?

Точно так же: отпуск по уходу за ребенком может оформить отец или другой родственник, фактически ухаживающий за ребенком. Документ заполняется идентично, меняется только сотрудник. Потребуются подтверждающие документы о том, что мать ребенка отпуск не использует.

Нужно ли прерывать отпуск, если сотрудница уходит в новый декрет?

Да, оформляется новый больничный по беременности и родам, а отпуск по уходу за первым ребенком прерывается. После окончания второго больничного вводится новый документ отпуска по уходу — уже с учетом двух детей, что влияет на расчет пособия.

В табеле после оформления отпуска стоят рабочие дни. В чем причина?

Чаще всего документ не проведен или введен задним числом после формирования табеля. Перепроведите документ и перезаполните табель. Если не помогает — проверьте, не изменялись ли плановые начисления сотрудницы другими документами позже даты отпуска.