Как узнать стаж сотрудника в 1С

Сведения о стаже сотрудника нужны кадровику и бухгалтеру регулярно: для расчёта больничных, отпускных, надбавок за выслугу лет, заполнения персонифицированной отчётности и выдачи справок работнику. В программах 1С стаж хранится в карточке сотрудника, а также доступен через специализированные отчёты и обработки.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный механизм учёта нескольких видов стажа, а в 1С:Бухгалтерии стаж хранится в упрощённом виде в карточке физического лица. Ниже разобраны оба варианта, а также способы проверить корректность данных и исправить ошибки.

Какие виды стажа учитывает 1С

Прежде чем искать стаж, важно понять, какой именно вид нужен. В 1С:ЗУП предусмотрено несколько независимых видов стажа, и программа считает их раздельно:

• Страховой стаж для больничных — влияет на процент оплаты листка нетрудоспособности;
• Стаж для отпуска — определяет право на ежегодный оплачиваемый отпуск и считается автоматически по кадровым документам;
• Стаж на государственной службе — нужен для надбавок и специальных отчислений;
• Стаж на вредных и опасных работах — используется для дополнительных отпусков и досрочной пенсии;
• Общий трудовой стаж — применяется в справках и отдельных расчётах.

Ошибка в выборе вида стажа — частая причина неверных расчётов. Например, стаж для отпуска и страховой стаж для больничного у одного сотрудника могут отличаться, потому что в них включаются разные периоды.

Где посмотреть стаж в карточке сотрудника в 1С:ЗУП

Основное место хранения данных о стаже — карточка сотрудника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного работника через поиск и откройте его карточку двойным щелчком.

В карточке перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» (в некоторых версиях — «Стажи» или «Сведения о стаже»). Откроется форма, где по каждому виду стажа указаны дата отсчёта и исходное количество лет, месяцев и дней на эту дату. Программа автоматически досчитывает стаж от указанной даты до текущего момента.

Обратите внимание: в форме виден не «итоговый стаж на сегодня», а стартовые данные. Итоговое значение на конкретную дату 1С вычисляет динамически — например, при расчёте больничного стаж показывается прямо в документе на дату начала нетрудоспособности.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите работника
2. 2
   В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Трудовая деятельность»
3. 3
   Проверьте дату отсчёта и исходное количество лет, месяцев, дней по нужному виду стажа
4. 4
   Для проверки итогового значения сформируйте отчёт «Стажи сотрудников» или откройте расчётный документ

Как посмотреть стаж через отчёты

Когда нужно увидеть стаж сразу по нескольким сотрудникам или получить печатную форму, удобнее воспользоваться отчётом. В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и выберите отчёт «Стажи сотрудников» (в ряде версий — «Штатные сотрудники» с настройкой вывода колонки стажа).

В настройках отчёта укажите дату, на которую нужно рассчитать стаж, и при необходимости отберите конкретное подразделение или список сотрудников. Отчёт покажет рассчитанный стаж в годах, месяцах и днях по каждому виду стажа, заполненному в программе.

Если в отчёте по сотруднику стоят нули или пустые значения, это почти всегда означает, что исходные сведения о стаже в карточке не заполнены — а не что у работника нет стажа. Это типичная ситуация при переходе на 1С:ЗУП с другой программы, когда перенесли личные данные, но не внесли сведения о стаже.

Как узнать стаж в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии механизм учёта стажа проще, чем в ЗУП. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», перейдите в карточку работника, а затем по ссылке на физическое лицо. В карточке физлица найдите блок, связанный со страховым стажем — обычно это ссылка «Страховой стаж» или поле в разделе личных данных.

Здесь задаётся стаж на дату поступления: количество лет, месяцев и дней. При расчёте больничного программа автоматически прибавляет к этому значению время работы в организации и подставляет итоговый процент оплаты в документ «Больничный лист».

Если в карточке стаж не заполнен, больничный рассчитается исходя из минимального процента оплаты, и сумма пособия будет занижена. Поэтому после приёма нового сотрудника проверяйте заполнение этого поля сразу, не дожидаясь первого листка нетрудоспособности.

Как заполнить или исправить стаж

Если стаж отсутствует или указан неверно, его вносят вручную в той же форме, где он отображается. В 1С:ЗУП откройте «Трудовую деятельность» в карточке сотрудника, выберите нужный вид стажа и укажите: дату, на которую известен стаж (обычно дату приёма на работу), и количество лет, месяцев, дней на эту дату.

Данные берут из трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД или электронная трудовая), справок с предыдущих мест работы. Для страхового стажа учитываются также нестраховые периоды — служба в армии, отпуск по уходу за ребёнком, — их при необходимости добавляют отдельными строками.

После сохранения проверьте результат: сформируйте отчёт «Стажи сотрудников» и убедитесь, что итоговое значение соответствует ожидаемому. Если стаж не изменился, чаще всего забыли указать дату отсчёта или сохранили форму до ввода данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Стажи сотрудников»

Норма

По сотруднику выводится рассчитанный стаж в годах, месяцах, днях

Тревожный признак

Нули или пустые значения при наличии подтверждённого стажа

Документ «Больничный лист»

Норма

Процент оплаты соответствует стажу сотрудника

Тревожный признак

Процент минимальный, хотя стаж большой — стаж не заполнен

Дата отсчёта в карточке

Норма

Указана дата приёма или иная документально подтверждённая дата

Тревожный признак

Дата отсутствует — программа не может досчитать стаж

Частые ошибки и ограничения

На практике чаще всего встречаются четыре проблемы. Первая — стаж не перенесён при миграции данных из другой программы: личные сведения есть, а блок стажей пуст. Вторая — путают виды стажа и вносят общий трудовой стаж в поле страхового, из-за чего процент оплаты больничного искажается.

Третья ошибка — редактирование стажа задним числом без учёта уже рассчитанных документов. Ранее проведённые больничные и отчёты автоматически не пересчитаются: их нужно перепровести или исправить вручную. Четвёртая — ожидание, что программа сама «узнает» стаж из внешних источников: 1С считает стаж только на основании введённых исходных данных и кадровых документов внутри базы.

Частые вопросы

Почему в отчёте по стажу у сотрудника стоят нули?

Почти всегда это означает, что в карточке сотрудника не заполнены исходные сведения о стаже или не указана дата отсчёта. Откройте «Трудовую деятельность» в карточке и проверьте оба параметра. После заполнения отчёт покажет корректное значение.

Как узнать стаж на конкретную дату в прошлом?

В отчёте «Стажи сотрудников» установите нужную дату в параметрах — программа пересчитает стаж именно на неё. Также стаж на дату события виден непосредственно в документах: например, в больничном листе отображается стаж на дату начала нетрудоспособности.

Учитывает ли 1С стаж на предыдущих местах работы автоматически?

Нет. Программа досчитывает только период работы в вашей организации по кадровым документам. Стаж до приёма нужно внести вручную на основании трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности сотрудника.

Изменил стаж сотрудника, а больничный всё равно считает по-старому. Что делать?

Документы, рассчитанные до изменения стажа, автоматически не пересчитываются. Откройте нужный больничный, обновите данные о стаже в документе (кнопка обновления или перезаполнение) и перепроведите его. Если документ в закрытом периоде, используйте механизм исправлений.

Где в 1С посмотреть стаж для дополнительного отпуска за вредность?

В 1С:ЗУП стаж на вредных работах ведётся отдельно и накапливается по данным о рабочем месте и условиях труда. Посмотреть его можно в карточке сотрудника в разделе стажей, а накопленное право на дополнительный отпуск — в отчётах по остаткам отпусков.