Как узнать среднюю численность работников в 1С

Средняя численность работников — показатель, который организации обязаны ежегодно представлять в налоговый орган, а также использовать при определении права на применение специальных налоговых режимов и льгот. В программах 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых данных, но корректность результата зависит от того, насколько полно и правильно ведётся учёт приёмов, увольнений и графиков работы.

Основной инструмент для получения показателя — отчёт «Среднесписочная численность» в 1С:ЗУП и аналогичные механизмы в 1С:Бухгалтерии. Важно понимать разницу между списочной, среднесписочной и средней численностью: последняя включает среднесписочную численность, среднюю численность внешних совместителей и работников по договорам ГПХ.

Ниже разобраны конкретные шаги в разных конфигурациях, формула расчёта для проверки, типичные причины расхождений и способы их устранения.

Что именно считает 1С и чем отличаются показатели

В нормативной практике и в программах 1С используются три близких, но разных показателя. Списочная численность — количество работников на конкретную дату. Среднесписочная численность — среднее за период с учётом всех календарных дней, включая выходные и праздники. Средняя численность — более широкий показатель: среднесписочная численность плюс средняя численность внешних совместителей и исполнителей по договорам гражданско-правового характера.

Именно средняя численность требуется, например, при проверке права на упрощённую систему налогообложения, а среднесписочная — для сведений в налоговый орган. В отчётах 1С эти значения обычно выводятся отдельными колонками или строками, поэтому перед использованием уточните, какой именно показатель требуется в вашей ситуации.

Не включаются в среднесписочную численность, в частности, женщины в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком, работники в учебных отпусках без сохранения зарплаты в установленных случаях. Программа исключает их автоматически, если отпуска оформлены соответствующими документами.

Как получить численность в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Кадровые отчёты». В списке найдите отчёт «Среднесписочная численность» (в некоторых релизах он называется «Численность и текучесть кадров» с соответствующим вариантом настройки). Укажите период — обычно календарный год для сведений в налоговый орган или месяц/квартал для внутренних целей.

Нажмите «Сформировать». Отчёт покажет среднесписочную численность за период с расшифровкой по месяцам. При необходимости двойным щелчком или через расшифровку можно увидеть, какие сотрудники вошли в расчёт и с какими коэффициентами занятости.

Если нужна именно средняя численность с учётом внешних совместителей и договорников ГПХ, проверьте вариант отчёта: в настройках (кнопка «Настройки» или «Ещё» — «Изменить вариант отчёта») выберите вариант, включающий нужные категории работников.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты»
2. 2
   Найдите отчёт «Среднесписочная численность»
3. 3
   Установите период расчёта (год, квартал или месяц)
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте помесячную расшифровку
5. 5
   При необходимости измените вариант отчёта для учёта совместителей и ГПХ

Как узнать численность в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый учёт ведётся в упрощённом виде, и прямого кадрового отчёта по среднесписочной численности может не быть. Основной путь — регламентированный отчёт «Сведения о среднесписочной численности»: раздел «Отчёты» — «Регламентированные отчёты», кнопка «Создать», выбор формы сведений. При заполнении программа рассчитает показатель на основании данных о сотрудниках, приёмах и увольнениях.

Если автоматический расчёт не выполняется или вызывает сомнения, показатель можно посчитать вручную и внести в отчёт. Для внутреннего контроля используйте отчёт «Список сотрудников» (раздел «Зарплата и кадры») и обороты по счёту 70 — они помогут сверить состав работающих.

Учтите ограничение: если в базе ведётся несколько организаций, отчёт формируется отдельно по каждой. Обособленные подразделения, не являющиеся самостоятельными юрлицами, включаются в расчёт головной организации.

Как проверить расчёт формулой вручную

Среднесписочная численность за месяц считается так: суммируется списочная численность за каждый календарный день месяца (за выходные и праздники берётся численность предшествующего рабочего дня), и сумма делится на число календарных дней месяца. За год — сумма помесячных значений делится на 12, даже если организация работала неполный год.

Работники с неполным рабочим временем по соглашению учитываются пропорционально отработанному времени. Например, сотрудник на полставки вносит в показатель 0,5. Те, кому сокращённое время установлено законом (несовершеннолетние, вредные условия), учитываются как целые единицы.

Для самопроверки возьмите из отчёта 1С помесячные значения, сложите их и разделите на 12. Результат должен совпасть с итоговой цифрой отчёта с точностью до округления. В сведениях для налогового органа показатель округляется до целых единиц по общим правилам.

Почему отчёт показывает неверные данные и что проверить

Самая частая причина расхождений — неоформленные или оформленные с ошибкой кадровые документы. Если увольнение не проведено, сотрудник продолжает попадать в численность. Если приём оформлен задним числом с неверной датой, искажаются помесячные значения. Проверьте журналы «Приёмы на работу» и «Увольнения» за весь расчётный период.

Вторая причина — некорректные графики работы и ставки. Сотрудник, принятый на 0,5 ставки, должен иметь соответствующее количество ставок в документе приёма, иначе программа учтёт его как полную единицу. Проверьте также, что внешние совместители отмечены именно как внешние, а не как основные работники.

Третья причина — отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком, оформленные не специальными документами, а, например, отсутствиями. В этом случае программа не исключит сотрудницу из расчёта. Убедитесь, что используются документы «Отпуск по уходу за ребёнком» и соответствующие больничные.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма помесячных значений, делённая на 12

Норма

Совпадает с итогом отчёта с точностью до округления

Тревожный признак

Расхождение — проверяйте кадровые документы за спорные месяцы

Сотрудники на неполной ставке

Норма

Учитываются пропорционально (0,5 ставки даёт 0,5)

Тревожный признак

Учтены как целая единица — проверьте количество ставок в приёме

Сотрудницы в декретных отпусках

Норма

Исключены из среднесписочной численности

Тревожный признак

Входят в расчёт — отпуск оформлен неправильным документом

Частые ошибки и ограничения

Распространённая ошибка — путать среднесписочную и среднюю численность при проверке лимитов для спецрежимов. Для УСН контролируется именно средняя численность (с совместителями и договорниками ГПХ), а отчёт по умолчанию может показывать только среднесписочную. Это приводит к неверным выводам о праве на режим.

Ещё одна ошибка — формирование отчёта до завершения всех кадровых операций за период. Если отчёт построен в середине января, а увольнения декабря проведены позже, данные будут устаревшими. Всегда обновляйте отчёт после проведения всех документов.

Учтите ограничение по правам: если у пользователя нет доступа к кадровым данным части подразделений, отчёт сформируется неполно без явного предупреждения. Расчёт для официальной отчётности должен выполнять пользователь с полными правами на кадровые данные.

Что делать с результатом дальше

Полученное значение среднесписочной численности переносится в сведения, представляемые в налоговый орган, — в действующей практике показатель включается в состав расчёта по страховым взносам, поэтому проверьте, что он корректно подтянулся в РСВ при автозаполнении. Расхождение между отчётом 1С:ЗУП и РСВ в 1С:Бухгалтерии — сигнал сверить кадровые данные в обеих базах.

Если базы ЗУП и Бухгалтерия разделены, расхождения возникают из-за несинхронизированных данных. В этом случае ориентиром для отчётности служит база, где ведётся полный кадровый учёт, — как правило, ЗУП. После выгрузки данных повторно сформируйте отчёты в обеих программах и сравните итоговые значения.

Частые вопросы

Чем средняя численность отличается от среднесписочной?

Средняя численность — это среднесписочная численность плюс средняя численность внешних совместителей и работников по договорам ГПХ. Для сведений в налоговый орган нужна среднесписочная, для проверки лимитов спецрежимов — как правило, средняя.

Сотрудник работал на 0,5 ставки. Как он попадёт в расчёт?

Пропорционально отработанному времени — то есть как 0,5 единицы, если ставка корректно указана в документе приёма. Исключение — работники, которым сокращённое время установлено законом: они учитываются как целые единицы.

Почему в отчёте за год численность получилась дробной?

Это нормально: среднее арифметическое почти всегда даёт дробное значение. В отчётности для налогового органа показатель округляется до целых единиц по общим арифметическим правилам.

Организация создана в середине года. На что делить сумму помесячных значений?

Всегда на 12, независимо от числа месяцев фактической работы. Деление на фактическое количество месяцев завысит показатель и будет ошибкой.

Отчёт в ЗУП и РСВ в Бухгалтерии показывают разную численность. Что делать?

Сверьте кадровые данные в обеих базах: проведённые приёмы и увольнения, ставки, виды совместительства. Обычно расхождение вызвано несинхронизированными документами — после обновления данных сформируйте отчёты заново.