Как уволить сотрудника в 1С 8.3

Увольнение сотрудника в 1С 8.3 (прежде всего в конфигурации «Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1) выполняется одним документом «Увольнение», который автоматически оформляет кадровый приказ, рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, удержания, НДФЛ и страховые взносы. Ошибки на этом этапе приводят к неверным выплатам и проблемам с отчетностью, поэтому важно понимать порядок действий и контрольные точки.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до печати приказа Т-8 и проверки начислений. Инструкция ориентирована на типовую ЗУП 3.1; в «Бухгалтерии предприятия 8.3» механизм похож, но кадровые документы там упрощены, а расчет компенсации часто выполняется через документ «Начисление зарплаты» или «Увольнение» в разделе «Зарплата и кадры».

Подготовка: что проверить до оформления увольнения

Перед созданием документа убедитесь, что в базе корректно отражены все кадровые события сотрудника: прием на работу, переводы, отпуска, больничные и отсутствия. Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается на основе остатка отпусков, и если отпуска вводились не через документы, а «вручную» или вообще не регистрировались, программа посчитает неверное количество дней.

Проверьте остаток отпусков: «Кадры» → «Отчеты» → «Остатки отпусков» (или справка «Справка об остатках отпусков» из карточки сотрудника). Если остаток вызывает сомнения, сформируйте расшифровку по ссылке из отчета — она покажет, из каких документов сложился остаток.

Также убедитесь, что за последний месяц работы введены все отсутствия (больничные, командировки, отпуска без сохранения), иначе расчет среднего заработка и отработанного времени будет искажен. Если зарплата за месяц увольнения еще не начислялась, решите, как будете считать: отдельным документом «Начисление зарплаты и взносов» или прямо в документе «Увольнение».

Создание документа «Увольнение» в ЗУП 3.1

Откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, сотрудника, дату документа и дату увольнения. В поле «Основание увольнения» выберите статью ТК РФ из списка — формулировка подставится в приказ автоматически.

После выбора сотрудника и даты программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск (или удержание за использованный авансом, если отпуск отгулян больше положенного). Количество дней компенсации можно увидеть и при необходимости скорректировать на закладке «Компенсация отпуска» — например, если есть решение руководства не удерживать за авансово использованные дни.

Если сотруднику нужно доначислить зарплату за отработанные дни месяца увольнения, установите флажок «Начислить зарплату за» и выберите месяц — тогда расчет зарплаты, НДФЛ и взносов выполнится внутри этого же документа. Это удобно, когда увольнение происходит до планового начисления зарплаты.

1. 1
   Проверьте остаток отпусков сотрудника отчетом «Остатки отпусков»
2. 2
   Создайте документ: «Кадры» → «Увольнения» → «Создать»
3. 3
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
4. 4
   Проверьте дни компенсации на закладке «Компенсация отпуска»
5. 5
   При необходимости включите расчет зарплаты за месяц увольнения
6. 6
   Проверьте начисления, НДФЛ и взносы на соответствующих закладках
7. 7
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 и записку-расчет Т-61

Проверка расчетов: компенсация, НДФЛ и взносы

На закладке «Начисления и удержания» документ показывает итоговый расчет: зарплату за отработанные дни, компенсацию отпуска и прочие начисления. Средний заработок для компенсации рассчитывается по общим правилам — из выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. Кликнув по сумме, можно открыть расшифровку и посмотреть, какие начисления вошли в базу.

Закладка «НДФЛ» показывает исчисленный налог, примененные вычеты и сумму к удержанию. Закладка «Взносы» — начисленные страховые взносы. Если у сотрудника есть удержания (алименты, займы), они отразятся на закладке «Удержания» — проверьте, что удержано не больше допустимого размера от причитающейся суммы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дни компенсации отпуска

Норма

Совпадают с остатком из отчета «Остатки отпусков» на дату увольнения

Тревожный признак

Дни отличаются — в базе не проведены документы отпусков или введены остатки с ошибкой

Средний заработок

Норма

В расшифровке вошли 12 предшествующих месяцев с корректными начислениями

Тревожный признак

Периоды пустые или суммы занижены — не рассчитана зарплата за прошлые месяцы

НДФЛ

Норма

Исчислен со всех доходов, применены положенные вычеты

Тревожный признак

Вычеты не применились — проверьте заявления на вычеты в карточке сотрудника

Итог к выплате

Норма

Сумма на закладке «Начисления и удержания» совпадает с расчетом на калькуляторе по расшифровке

Тревожный признак

Сумма отрицательная без объяснимых причин — проверьте удержания и авансовый отпуск

Печать приказа и расчетных форм

Из проведенного документа доступны печатные формы по кнопке «Печать»: приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8 или Т-8а), записка-расчет при увольнении (Т-61), а также справка о заработке для расчета пособий. Унифицированные формы необязательны — организация вправе использовать свои, утвержденные в учетной политике, — но типовые формы в 1С обычно закрывают потребность полностью.

Записка-расчет Т-61 заполняется двусторонне: кадровая часть подтягивается из данных документа, расчетная — из начислений. Проверьте перед печатью, что все суммы уже окончательные: если после печати документ перепровести с изменениями, бумажная форма перестанет соответствовать учету.

Выплата при увольнении и отражение в учете

Окончательный расчет по закону должен быть выдан в день увольнения. В ЗУП выплата оформляется ведомостью: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу), в поле «Выплачивать» выберите «Увольнение» — программа подберет суммы по документам увольнения. НДФЛ при этом считается удержанным на дату выплаты.

Если выплата проходит не в день увольнения, а позже (например, сотрудник отсутствовал), зафиксируйте фактическую дату выплаты в ведомости — от нее зависят сроки перечисления НДФЛ и данные в отчетности 6-НДФЛ.

Особые сценарии увольнения

Увольнение с удержанием за авансово использованный отпуск

Если сотрудник отгулял отпуск больше, чем заработал, программа предложит удержание за неотработанные дни. На закладке «Компенсация отпуска» в поле переключателя выберите «Удержать за использованный авансом». Учтите ограничение: общая сумма удержаний при увольнении ограничена, и если причитающейся выплаты не хватает, остаток долга взыскать через учет нельзя — только добровольно или через суд.

Увольнение по сокращению с выходным пособием

При сокращении штата сотруднику положено выходное пособие. В документе «Увольнение» на закладке «Компенсации» укажите количество дней (или месяцев среднего заработка) выходного пособия — программа рассчитает сумму. Пособие в пределах установленных норм не облагается НДФЛ и взносами, что программа учитывает автоматически при корректно настроенном виде начисления.

Увольнение в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «Бухгалтерии предприятия» документ называется «Увольнение» и находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». Он регистрирует факт увольнения и печатает приказ, но расчет компенсации там ограничен: начисление выполняется документом «Начисление зарплаты» с видом расчета «Компенсация отпуска при увольнении», где дни и средний заработок часто приходится проверять вручную. Для полноценного кадрового учета при увольнениях предпочтительна ЗУП.

Что сделать после проведения документа

После проведения увольнения сотрудник перестанет попадать в списки на начисление зарплаты со следующего периода, а в кадровых отчетах будет отражаться как уволенный. Сформируйте для контроля «Расчетный листок» сотрудника за месяц увольнения — в нем должны быть видны все начисления, удержания и итог к выплате.

Не забудьте про внешние обязательства: сведения о расторжении трудового договора передаются в СФР (форма ЕФС-1, подраздел кадровых событий) в установленный срок, запись вносится в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, а сотруднику выдаются справки о заработке и страховых взносах. В ЗУП соответствующие печатные формы и отчеты формируются из разделов «Кадры» и «Отчетность, справки».

Частые вопросы

Можно ли отменить ошибочно проведенное увольнение?

Да, если отчетность по сотруднику еще не сдана. Пометьте документ «Увольнение» на удаление или отмените проведение — кадровое состояние восстановится. Если по увольнению уже была выплата, сначала отмените ведомость. После сдачи отчетности корректировку делайте через отменяющие и исправительные документы, а не простое удаление.

Почему программа не рассчитала компенсацию за отпуск?

Чаще всего остаток отпусков равен нулю или отрицательный — проверьте отчет «Остатки отпусков». Другая причина: в карточке сотрудника или в документе приема не заполнен вид ежегодного отпуска, либо сотрудник числится по договору ГПХ, для которого компенсация не положена.

Как уволить сотрудника, который находится на больничном?

В общем случае увольнение по инициативе работодателя во время больничного запрещено, а по инициативе сотрудника или соглашению сторон — допустимо. В программе сначала введите и рассчитайте документ «Больничный лист», затем оформляйте увольнение фактической датой — иначе расчет среднего и отработанного времени будет неверным.

Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц увольнения?

Не обязательно: в документе «Увольнение» есть флажок начисления зарплаты за месяц, и тогда все считается в одном документе. Если зарплата за этот месяц уже начислена отдельным документом «Начисление зарплаты и взносов», флажок ставить не нужно — иначе суммы задвоятся.

Как распечатать приказ по форме Т-8?

Откройте проведенный документ «Увольнение», нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приказ об увольнении (Т-8)». Если в организации несколько сотрудников увольняются одним приказом, используйте документ «Увольнение списком» — он формирует форму Т-8а.

Что делать, если компенсация рассчитана с неверным средним заработком?

Откройте расшифровку среднего заработка по ссылке из суммы компенсации и проверьте, какие месяцы и начисления вошли в базу. Обычно проблема в непроведенной зарплате за прошлые периоды или в видах начислений, у которых неправильно настроено включение в средний заработок. Исправьте источник и перепроведите документ увольнения.