Как уволить умершего сотрудника в 1С:ЗУП

Прекращение трудового договора в связи со смертью работника — особый случай увольнения: оно оформляется по п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, датой увольнения считается день смерти, а начисленные суммы выдаются членам семьи умершего. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен штатный механизм, но у него есть нюансы: правильный выбор основания, корректный расчёт компенсации отпуска, удержание НДФЛ и отражение события в отчётности.

Ошибки при таком увольнении встречаются часто: бухгалтер проводит обычное увольнение по инициативе работника, неверно считает дни компенсации или забывает, что выплата родственникам оформляется иначе, чем обычная зарплата. Ниже разобран полный порядок действий от получения свидетельства о смерти до формирования отчётов.

Какие документы нужны до начала работы в программе

Основанием для прекращения трудового договора служит свидетельство о смерти (копия, а в ряде случаев — оригинал для ознакомления) либо вступившее в силу решение суда о признании работника умершим или безвестно отсутствующим. Без одного из этих документов приказ о прекращении договора издавать нельзя, а увольнение в 1С:ЗУП проводить преждевременно.

Дополнительно понадобятся заявления членов семьи о выплате причитающихся сумм — заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и иных выплат. По ст. 141 ТК РФ работодатель обязан выдать эти суммы не позднее недельного срока со дня подачи соответствующих документов. Также потребуется направить уведомление в СФР о прекращении трудовых отношений — в ЗУП это делается штатными отчётами.

Как оформить документ «Увольнение» в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Кадровые документы» в зависимости от релиза) и создайте документ «Увольнение». Выберите сотрудника, в поле «Дата увольнения» укажите дату смерти по свидетельству. В поле основания выберите пункт «п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — в типовой конфигурации он обозначен как прекращение договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (смерть работника).

После выбора сотрудника и даты программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск: остаток дней отпуска подтянется из учёта, а средний заработок — из данных о начислениях. Проверьте вкладку с начислениями: там должны отразиться зарплата за отработанные дни месяца смерти и компенсация отпуска. Если сотруднику были назначены постоянные надбавки, убедитесь, что они корректно учтены в расчёте.

1. 1
   Получите свидетельство о смерти или решение суда
2. 2
   Создайте документ «Увольнение» в разделе «Кадры»
3. 3
   Укажите дату смерти и основание п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
4. 4
   Проверьте автоматический расчёт зарплаты и компенсации отпуска
5. 5
   Проведите документ и сформируйте приказ по форме Т-8
6. 6
   Оформите выплату сумм членам семьи отдельной ведомостью

Расчёт компенсации и начислений

Компенсация за неиспользованный отпуск при смерти работника рассчитывается по общим правилам: за каждый отработанный месяц, в котором сотрудник отработал половину и более, полагаются дни отпуска. Важный нюанс — дни отпуска, заработанные, но не использованные, сохраняются и выплачиваются наследникам, даже если сотрудник умер в начале рабочего года. Проверьте остаток отпусков через отчёт «Остатки отпусков» до проведения документа, чтобы сверить автоматический расчёт.

Если сотруднику была выдана зарплата авансом за период после даты смерти, возникает переплата. Её не удерживают из компенсации принудительно — суммы, излишне выплаченные вследствие счётной ошибки или авансом, в случае смерти работника взысканию не подлежат, кроме случаев, предусмотренных законом. В ЗУП такую переплату придётся списать вручную через операцию по задолженности, чтобы она не «висела» в ведомостях и не искажала отчётность.

НДФЛ и страховые взносы с выплат наследникам

Суммы, начисленные умершему работнику (зарплата, компенсация отпуска), облагаются страховыми взносами в общем порядке — они начислены при жизни работника. В ЗУП взносы рассчитаются автоматически при проведении увольнения, ничего дополнительно настраивать не нужно.

С НДФЛ ситуация иная: при выплате сумм наследникам налог не удерживается, поскольку обязанность по уплате НДФЛ прекращается со смертью налогоплательщика, а суммы, полученные в порядке наследования, налогом не облагаются (за исключением отдельных видов авторских вознаграждений). В типовой ЗУП при проведении увольнения смертью НДФЛ обычно исчисляется при начислении, но при выплате наследникам его нужно отсторнировать вручную через документ «Операция учёта НДФЛ» либо оформить возврат налога, если он уже был удержан. Точный механизм зависит от релиза конфигурации — проверьте движения по регистру НДФЛ после проведения.

Выплата сумм членам семьи

Выплату наследникам оформляйте отдельной ведомостью: «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу». Получателем укажите не умершего сотрудника, а фактического получателя — для этого в ЗУП предусмотрена выплата бывшим сотрудникам и третьим лицам. В типовой конфигурации удобнее всего оформить ведомость на сотрудника, а фактическую выдачу зафиксировать по заявлению и документам родственника, приложив их к расчётным документам.

Срок выплаты — не позднее недели со дня подачи членом семьи соответствующих документов. Если в течение установленного периода никто не обратился, суммы подлежат депонированию и дальнейшему включению в состав наследства. Также помните о пособии на погребение за счёт СФР, если организация выплачивает его: оно оформляется отдельно и в ЗУП отражается через соответствующие документы пособий.

Отчётность: уведомление в СФР и другие формы

О прекращении трудовых отношений нужно уведомить СФР — в ЗУП это делается через отчёт «Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1, подраздел 1.1)» с кадровым событием «Увольнение». Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Сформируйте отчёт из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» и проверьте, что событие и дата увольнения подтянулись корректно.

В отчёте 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях о физлицах умерший сотрудник отражается в обычном порядке по начисленным суммам, но без удержанного при выплате наследникам налога. Также проверьте РСВ: взносы с начислений умершего включаются в расчёт за период, в котором они были начислены. Трудовую книжку (если она велась на бумаге) заполняют с записью о прекращении договора по п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ и выдают члену семьи под расписку либо направляют по почте по письменному запросу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Движения документа «Увольнение»

Норма

Начислены зарплата и компенсация, рассчитаны взносы

Тревожный признак

Пустые начисления или неверное основание увольнения

Регистр НДФЛ

Норма

Налог исчислен, но не удержан при выплате наследникам

Тревожный признак

НДФЛ удержан и завис к перечислению

Отчёт ЕФС-1

Норма

Событие «Увольнение» с датой смерти отправлено вовремя

Тревожный признак

Событие отсутствует или дата не совпадает со свидетельством

Частые ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — оформление увольнения по собственному желанию или соглашению сторон вместо п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Это неверно юридически и искажает кадровую отчётность: умерший не может изъявить волю на расторжение договора. Вторая типичная ошибка — неверная дата увольнения: ставят дату приказа или дату получения свидетельства вместо даты смерти, из-за чего сдвигается расчёт зарплаты и компенсации.

Третья группа ошибок связана с налогами: бухгалтер удерживает НДФЛ при выплате наследникам «по привычке» или, наоборот, не начисляет страховые взносы, считая, что раз работник умер, взносов нет. Правило простое: взносы начисляются, НДФЛ при выплате наследникам не удерживается. Наконец, нередко забывают про депонирование невостребованных сумм — задолженность перед умершим не должна бессрочно висеть в учёте.

Проверка результата и закрытие учёта

После проведения всех документов сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения и сверьте: зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, взносы, отсутствие удержанного НДФЛ при выплате наследникам. Затем проверьте карточку сотрудника — статус должен измениться на уволенного, а в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 70 не должно остаться сальдо по этому работнику после выплаты или депонирования.

Финальный контроль — отчётность: убедитесь, что ЕФС-1 отправлен и принят, в 6-НДФЛ суммы отражены корректно, а в персонифицированных сведениях сотрудник отражён за соответствующий период. Если после выплаты остались невостребованные суммы, оформите депонирование и отслеживайте обращения наследников в рамках сроков исковой давности.

Частые вопросы

Какой датой увольнять сотрудника, если свидетельство о смерти получено через месяц?

Датой увольнения всегда является дата смерти, указанная в свидетельстве, независимо от того, когда документ поступил к работодателю. Приказ издаётся днём получения свидетельства, но дата прекращения договора в нём и в документе ЗУП — день смерти.

Что делать, если работника признали умершим через суд, а дата смерти неизвестна?

Основанием служит вступившее в силу решение суда о признании гражданина умершим. Датой прекращения трудового договора считается день вступления решения в силу либо дата смерти, указанная в решении суда, если суд её установил.

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации отпуска, выплачиваемой наследникам?

Нет. Обязанность по уплате НДФЛ прекращается со смертью налогоплательщика, а суммы, полученные наследниками, налогом не облагаются. Если налог уже был удержан, оформите возврат излишне удержанного НДФЛ в программе.

Кто имеет право получить зарплату умершего и в какой срок?

Право имеют члены семьи, совместно проживавшие с работником, а также нетрудоспособные иждивенцы, независимо от совместного проживания. Работодатель обязан выдать суммы не позднее недели со дня подачи ими соответствующих документов.

Что делать с переплатой по авансу, выданному до смерти сотрудника?

Излишне выплаченные суммы в связи со смертью работника, как правило, взысканию не подлежат. В учёте такую задолженность списывают отдельной операцией, чтобы она не искажала ведомости, задолженность по счёту 70 и отчётность.

Нужно ли подавать уведомление в СФР при смерти работника?

Да. Прекращение трудовых отношений — кадровое событие, о котором подаётся отчёт по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. В 1С:ЗУП отчёт формируется штатно через 1С-Отчётность.