Как поменять штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто печатная форма, а основа кадрового учёта: от него зависят приёмы на работу, переводы, расчёт зарплаты и отчётность. Поэтому менять его нужно не правкой справочника «вручную», а специальными документами, которые фиксируют дату изменения и сохраняют историю. Только так программа корректно покажет, какая позиция и с каким окладом действовала в конкретном месяце.

Перед началом работы убедитесь, что в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания: раздел Настройка → Реквизиты организации → Учётная политика → Штатное расписание. Если ведение не включено, документы изменения будут недоступны, а кадровые приказы не смогут ссылаться на позиции. Также проверьте, есть ли у вас права на кадровые документы — обычно это роль кадровика или расчётчика.

Ниже разобраны основные сценарии: изменение окладов, добавление и закрытие позиций, массовая индексация и проверка результата. Инструкции применимы к 1С:ЗУП 3.1 — в других конфигурациях (например, 1С:КАМИН или ЗУП 2.5) механика похожа, но названия документов отличаются.

Как устроено штатное расписание в 1С и почему его нельзя править напрямую

Позиции штатного расписания хранятся в справочнике Кадры → Штатное расписание. Каждая позиция содержит подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки. Ключевая особенность: если включена история изменений, программа хранит не одну «текущую» позицию, а цепочку её версий с датами начала действия.

Именно поэтому редактировать позицию через кнопку «Изменить» в форме справочника опасно: вы перезапишете данные задним числом, и кадровые приказы прошлых месяцев начнут ссылаться на новые условия. В результате расхождения всплывут при перерасчёте зарплаты, в отчётах по среднесписочной численности и при проверках.

Перед любыми массовыми изменениями сделайте резервную копию информационной базы (Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование) или убедитесь, что копии создаются автоматически. Это стандартная мера защиты: откатить ошибочно проведённый пакет документов вручную долго и трудоёмко.

Как изменить оклады и состав позиций документом «Изменение штатного расписания»

Основной инструмент — документ Кадры → Изменения штатного расписания → Создать (в некоторых релизах путь: Зарплата → Изменения штатного расписания). В шапке укажите организацию и дату, с которой действуют изменения, — именно она определяет, с какого месяца применяются новые условия.

В табличной части по кнопке «Добавить» выберите нужную позицию. Программа подтянет текущие условия: оклад, надбавки, количество ставок. Измените только то, что реально меняется, — например, новый размер оклада или новую надбавку. Нетронутые строки останутся без изменений.

1. 1
   Откройте Кадры → Изменения штатного расписания → Создать
2. 2
   Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
3. 3
   Добавьте позиции и скорректируйте оклады, надбавки или число ставок
4. 4
   Заполните основание (реквизиты приказа) при необходимости
5. 5
   Проведите документ и проверьте результат в отчёте «Штатное расписание»

После проведения документа изменения не применяются автоматически к уже принятым сотрудникам. Если поменялся оклад занимаемой позиции, оформите кадровый перевод или документ Изменение оплаты сотрудников — программа сама предложит список работников, занимающих изменённые позиции, при использовании соответствующей настройки «Изменения применяются к сотрудникам».

Как добавить новую позицию или закрыть ненужную

Для ввода новой позиции в том же документе «Изменение штатного расписания» нажмите Добавить → Новая позиция. Заполните подразделение, должность, количество ставок и условия оплаты. После проведения позиция появится в справочнике и станет доступна для приёма на работу с указанной даты.

Закрытие позиции выполняется аналогично: добавьте существующую позицию в документ и установите флажок «Закрыта» (или «Позиция закрыта»). С даты документа позиция перестанет предлагаться при подборе в кадровых приказах, но история по ней сохранится.

Если нужно не закрыть, а сократить часть ставок (например, было 3 ставки, стало 2), просто укажите новое количество ставок в строке позиции. Программа будет контролировать занятость уже по новому нормативу.

Как провести массовую индексацию окладов

Когда оклады повышаются всем или большой группе сотрудников, удобнее документ Зарплата → Индексация штатного расписания. В нём задаётся коэффициент индексации, и программа пересчитывает оклады по всем выбранным позициям автоматически — не нужно вбивать каждую сумму вручную.

Документ «Индексация штатного расписания» изменяет только само расписание. Чтобы новые оклады попали в начисления сотрудников, дополнительно создайте документ Изменение оплаты сотрудников с тем же коэффициентом — его можно заполнить автоматически по списку работников, занимающих проиндексированные позиции.

Сравнение вариантов

Изменение штатного расписания

Подходит для точечных правок: отдельные оклады, новые и закрытые позиции, изменение надбавок. Требует ручного ввода сумм.

Индексация штатного расписания

Подходит для массового повышения на коэффициент. Не подходит, если оклады меняются на разные суммы или меняется структура позиций.

Прямая правка справочника

Допустима только при выключенной истории изменений и отсутствии кадровых документов по позиции. В остальных случаях разрушает историю.

Как проверить, что изменения применились правильно

Сразу после проведения документа сформируйте отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Штатное расписание на дату изменения и на предыдущую дату. Старые условия должны отображаться до даты документа, новые — начиная с неё. Если новые данные видны задним числом, значит, позицию отредактировали напрямую, и это нужно исправлять.

Второй контроль — отчёт «Изменения штатного расписания» или журнал документов: убедитесь, что документ проведён, дата верна и попали все нужные позиции. Третий шаг — проверьте сотрудников: у тех, кого коснулось изменение оплаты, в документах «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты» должен стоять новый оклад с той же даты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату до изменения

Норма

Показывает старые оклады и позиции

Тревожный признак

Уже отображаются новые условия — позиция отредактирована напрямую

Отчёт на дату изменения

Норма

Новые оклады, новые и закрытые позиции на месте

Тревожный признак

Изменения не видны — документ не проведён или дата указана неверно

Начисление зарплаты за месяц изменения

Норма

Оклад сотрудника соответствует новому значению с нужной даты

Тревожный признак

Начислен старый оклад — не оформлено изменение оплаты сотрудникам

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — ручная правка позиции в справочнике вместо документа изменения. Внешне всё выглядит исправленным, но история теряется, и при перерасчёте прошлых периодов или кадровой проверке возникают нестыковки. Вторая типичная ситуация — изменили расписание, но забыли оформить изменение оплаты сотрудникам: в расчёте зарплаты продолжает фигурировать старый оклад.

Ещё одна ошибка — неверная дата документа. Если поставить дату позже фактической, сотруднику доначислят по старому окладу; если раньше — придётся делать перерасчёт уже начисленной зарплаты. Всегда сверяйте дату документа с датой приказа по организации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удалить ошибочно созданную позицию штатного расписания?

Да, если по позиции нет ни одного проведённого кадрового документа (приём, перевод, изменение). Пометьте её на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, удаление невозможно — вместо этого закройте позицию документом изменения, чтобы она не мешала при подборе.

Чем отличается «Изменение штатного расписания» от «Изменение оплаты сотрудников»?

Первый документ меняет условия позиций в самом расписании — оклады, надбавки, ставки. Второй меняет начисления конкретных сотрудников. Для полного оформления повышения оклада обычно нужны оба: сначала расписание, затем изменение оплаты занимающих позиции работников.

Как посмотреть, каким было штатное расписание на прошлую дату?

Сформируйте отчёт «Штатное расписание» (Кадры → Кадровые отчёты), указав в настройках нужную дату. Программа покажет позиции и оклады, действовавшие именно на тот момент, если история велась документами, а не прямыми правками справочника.

Что делать, если документ изменения проведён с ошибкой?

Не редактируйте позиции вручную. Отмените проведение ошибочного документа, исправьте данные и проведите заново — либо создайте новый документ изменения с корректными значениями и более поздней датой. Если по ошибочным условиям уже начислена зарплата, потребуется перерасчёт.

Нужно ли менять штатное расписание при временном повышении оклада?

Нет. Временные изменения оплаты (например, доплата на период замещения) оформляются кадровыми документами по сотруднику — «Изменение оплаты сотрудников» с ограниченным сроком или разовыми начислениями. Расписание трогают только при постоянном изменении условий позиции.