Другое · 11 мин
Как уволить сотрудника в 1С:ЗУП
Как оформить увольнение сотрудника в 1С:ЗУП 8.3: создание документа, расчёт компенсации за отпуск, НДФЛ и взносы, печать приказа Т-8, отчёты и типичные ошибки.
Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП оформляется одним кадровым документом «Увольнение» (или «Увольнение списком» для группы), который одновременно прекращает трудовой договор и рассчитывает все причитающиеся суммы: зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, НДФЛ и страховые взносы. Ошибки на этом этапе приводят к неверным расчётам с работником, искажению отчётности в ФНС и СФР и претензиям при проверках.
Перед оформлением убедитесь, что за период увольнения введены все начисления и отсутствия: больничные, командировки, отпуска, премии. Документ увольнения подтягивает только те данные, которые уже есть в базе. Если какой-то документ введён после увольнения задним числом, расчёт придётся пересчитывать вручную через исправление или сторнирование.
Ниже разобран полный цикл: от подготовительных проверок до печати приказа и формирования отчётности, а также типичные ошибки и способы их исправления.
Подготовка: что проверить перед оформлением увольнения
Первый шаг — сверка остатка отпусков. Откройте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» или «Отчёты, справки») и убедитесь, что остаток по сотруднику соответствует реальным данным. Если в базе не отражены отпуска прошлых лет или сотрудник принят переносом данных, остаток может быть искажён, и компенсация рассчитается неверно. Остаток корректируется документом «Ввод остатков отпусков».
Второй шаг — проверка задолженностей и удержаний. Если по сотруднику действуют исполнительные листы, займы, неотработанные авансы, их нужно учесть при окончательном расчёте. Удержания по исполнительным листам программа применит автоматически, но о задолженности по подотчётным суммам и займам стоит позаботиться отдельно — они не всегда подтягиваются в документ увольнения.
Также проверьте, нет ли у сотрудника незакрытых отсутствий: если в месяце увольнения есть больничный, который ещё не закрыт, дождитесь его окончания или учтите, что увольнение во время болезни по инициативе работодателя запрещено ТК РФ. Программа такую коллизию не заблокирует — ответственность лежит на кадровике.
Создание документа «Увольнение»
Перейдите в раздел «Кадры → Приемы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать → Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников одной датой, удобнее документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные кадровые приказы по каждому сотруднику, но оформляется в одной форме.
Заполните ключевые поля: организацию, сотрудника, дату увольнения и основание. Основание выбирается из предопределённого списка статей ТК РФ — например, п. 3 ч. 1 ст. 77 (по собственному желанию) или п. 1 ч. 1 ст. 77 (соглашение сторон). Формулировка из документа попадёт в приказ и в сведения о трудовой деятельности, поэтому выбирайте статью точно в соответствии с реальным основанием.
Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника. Именно на эту дату программа рассчитает зарплату и компенсацию. Если включён флаг «Учитывать рабочее время по производственному календарю» или график сотрудника корректен, расчёт дней выполняется автоматически.
- 1Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Увольнение
- 2Укажите организацию, сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
- 3Проверьте автоматически рассчитанные начисления: зарплата, компенсация отпуска
- 4Проверьте вкладки с НДФЛ, взносами и удержаниями
- 5Проведите документ и напечатайте приказ по форме Т-8
- 6Сформируйте ведомость на выплату окончательного расчёта
Расчёт компенсации и окончательного расчёта
На вкладке «Начисления и удержания» документ автоматически рассчитывает зарплату за отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск. Количество дней компенсации берётся из остатка отпусков на дату увольнения, средний заработок — по стандартным правилам за расчётный период.
Если сотрудник использовал отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни отпуска. Проверьте сумму вручную: при удержаниях есть ограничения по статье 138 ТК РФ — общий размер удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать 20% (в отдельных случаях 50%) причитающейся суммы.
При увольнении по сокращению штата или ликвидации дополнительно начисляется выходное пособие. В ЗУП оно рассчитывается, если в настройках вида расчёта предусмотрено пособие при увольнении, либо добавляется вручную на вкладке начислений. Суммы выходного пособия в пределах установленного лимита не облагаются НДФЛ и взносами — программа применяет это при корректно настроенном виде расчёта.
НДФЛ, взносы и удержания при увольнении
НДФЛ с окончательного расчёта исчисляется в самом документе увольнения и отражается на соответствующей вкладке. Дата получения дохода по зарплате при увольнении — последний рабочий день. Перечислить налог нужно в общие сроки, установленные для НДФЛ, удержанного при выплате.
Страховые взносы начисляются на все облагаемые суммы окончательного расчёта, кроме компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в части, предусмотренной законодательством, — точнее, компенсация отпуска взносами облагается, а от НДФЛ не освобождается. Выходное пособие в пределах трёхкратного (в отдельных случаях шестикратного) среднего заработка не облагается ни НДФЛ, ни взносами.
Удержания по исполнительным листам применяются к окончательному расчёту в обычном порядке. После увольнения исполнительный лист нужно вернуть взыскателю или в ФССП с отметкой о произведённых удержаниях — в ЗУП для этого предусмотрено изменение условий исполнительного листа и печать сопроводительных данных.
Печать приказа и кадровые документы
Из проведённого документа увольнения доступна печать приказа по унифицированной форме Т-8 (или по форме, утверждённой в организации). Кнопка «Печать» в документе предлагает приказ о прекращении трудового договора, а также при необходимости записку-расчёт по форме Т-61 с детализацией начислений и удержаний.
Сведения о трудовой деятельности формируются отдельно: кадровый документ увольнения автоматически создаёт мероприятие для отчёта ЕФС-1 (подраздел о кадровых событиях) в СФР. Подача сведений об увольнении обязательна не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Сформировать и отправить отчёт можно из раздела «Отчётность, справки → 1С-Отчётность».
Также в день увольнения сотруднику выдаются документы, связанные с работой: сведения о заработке и взносах, выписки из персонифицированных сведений, при запросе — справки. Большинство этих форм доступны из карточки сотрудника или из раздела отчётности.
Как проверить результат
Обнулён или скорректирован компенсацией/удержанием
Остаток остался прежним — компенсация не рассчитана
Есть зарплата за месяц, компенсация, НДФЛ, взносы
Пустые строки или отсутствие компенсации
Сумма к выплате совпадает с ведомостью
Расхождения между увольнением и ведомостью
Выплата окончательного расчёта
Выплата оформляется стандартной ведомостью: «Зарплата → Ведомости в банк» (или в кассу, на счета). При заполнении ведомости по кнопке «Заполнить» программа подтянет долг по уволенному сотруднику. По закону окончательный расчёт выплачивается в день увольнения; если сотрудник в этот день не работал — не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте.
Если выплата производится позже дня увольнения, проверьте дату выплаты в ведомости — от неё зависит отражение НДФЛ в отчётности 6-НДФЛ. Несоответствие дат в ведомости и фактической выплаты — частая причина расхождений при сверке с налоговой.
Отмена и исправление ошибочного увольнения
Если увольнение оформлено ошибочно и отчётность ещё не сдана, документ можно отменить: пометьте его на удаление или отмените проведение. После этого сотрудник снова станет активным, а расчёты аннулируются. Если по увольнению уже сдан ЕФС-1, потребуется подать корректирующие сведения с отменой мероприятия.
Если нужно изменить дату или суммы уже проведённого увольнения, в ЗУП 3.1 предусмотрен механизм исправлений: в документе доступна кнопка «Исправить», создающая документ-исправление. Исправление пересчитывает начисления, НДФЛ и взносы и корректно отражается в учёте, в отличие от ручной правки исходного документа после сдачи отчётности.
Особые сценарии увольнения
Увольнение в период больничного или отпуска
По инициативе работодателя уволить сотрудника в период временной нетрудоспособности или отпуска нельзя (кроме ликвидации организации). По собственному желанию — можно: дата увольнения может приходиться на больничный. В этом случае больничный оплачивается полностью, а расчёт производится в день увольнения.
Увольнение переводом и по соглашению сторон
При переводе к другому работодателю выбирается соответствующее основание, а в сведениях о трудовой деятельности отражается перевод. При соглашении сторон часто выплачивается компенсация, предусмотренная соглашением, — она добавляется в документ вручную отдельным видом расчёта с корректными настройками налогообложения.
Массовое увольнение
При сокращении штата используйте документ «Увольнение списком» и предварительно оформите «Изменение штатного расписания» с исключением позиций. Программа контролирует даты: позиция исключается из штатного расписания после увольнения сотрудников, иначе возникнут предупреждения о некорректных данных.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Почему в документе увольнения не рассчиталась компенсация отпуска?
Чаще всего остаток отпусков на дату увольнения равен нулю или отрицательный. Проверьте отчёт «Остатки отпусков»: если данные не совпадают с реальными, введите корректный остаток документом «Ввод остатков отпусков» и пересчитайте увольнение. Также проверьте, что вид отпуска настроен как ежегодный основной или дополнительный.
Можно ли отменить увольнение, если сотрудник передумал уходить?
Да, если отчётность ещё не сдана: отмените проведение документа увольнения, сотрудник снова станет действующим. Если сведения об увольнении уже отправлены в СФР, дополнительно подайте корректирующий ЕФС-1 с отменой кадрового мероприятия.
Как уволить сотрудника, который находится на больничном?
По инициативе работодателя — нельзя, кроме ликвидации организации. По собственному желанию или соглашению сторон — можно: укажите дату увольнения, приходящуюся на период болезни, введите больничный лист, и программа учтёт оба документа в расчёте.
Где в 1С:ЗУП распечатать приказ об увольнении по форме Т-8?
Откройте проведённый документ «Увольнение» и нажмите кнопку «Печать» — в списке доступен приказ о прекращении трудового договора (Т-8), а также записка-расчёт Т-61. Если в организации утверждена собственная форма, она подключается через макеты печатных форм.
Нужно ли отдельно начислять выходное пособие при сокращении?
Если в настройках программы предусмотрен соответствующий вид расчёта, пособие добавляется на вкладке начислений документа увольнения. Проверьте налогообложение вида расчёта: пособие в пределах установленного лимита не должно облагаться НДФЛ и взносами, превышение — облагается.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С:ЗУП оформляется одним документом, который рассчитывает зарплату, компенсацию отпуска, НДФЛ и взносы. Ключ к корректному расчёту — сверенный остаток отпусков и введённые до увольнения начисления и отсутствия. Исправления после сдачи отчётности делайте только через механизм исправлений с корректирующим ЕФС-1.