Другое · 10 мин
Как уволить сотрудника в отпуске по собственному желанию в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция: как уволить сотрудника, находящегося в отпуске, по собственному желанию в 1С:ЗУП — документы, даты, расчёт компенсации и типичные ошибки.
Увольнение сотрудника по собственному желанию, пока он находится в отпуске, — стандартная ситуация для кадрового учёта. Трудовой кодекс не запрещает расторгать трудовой договор в период отпуска по инициативе работника: запрет действует только на увольнение по инициативе работодателя. В 1С:Зарплата и управление персоналом операция оформляется документом «Увольнение», но есть нюансы с датами, пересечением отпуска и расчётом.
Ключевая сложность — правильно определить дату увольнения. Сотрудник подаёт заявление с предупреждением за две недели, и день увольнения может попасть на период отпуска. В этом случае договор расторгается в указанную дату, отзывать работника из отпуска не требуется. Отпускные уже выплачены, а в день увольнения нужно выдать зарплату за отработанные дни и компенсацию за неиспользованный отпуск, если она положена.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП (релизы 3.1): от проверки исходных данных до контроля расчёта и печати приказа. Инструкция подходит и для случая, когда отпуск завершается точно в день увольнения, и для ситуации, когда отпуск ещё не закончился.
Проверьте основание и дату увольнения перед работой в 1С
Прежде чем открывать программу, убедитесь, что у вас есть заявление сотрудника с конкретной датой увольнения. Если дата в заявлении не указана, днём расторжения договора считается день, следующий за двухнедельным сроком предупреждения. Именно эта дата будет введена в документ «Увольнение».
Проверьте, как соотносятся даты отпуска и увольнения. Возможны три варианта: отпуск заканчивается раньше даты увольнения, заканчивается точно в день увольнения или выходит за её пределы. Во всех трёх случаях документ оформляется одинаково, но меняется состав начислений: если после отпуска остаются рабочие дни до увольнения, за них начисляется зарплата.
Отдельно убедитесь, что отпуск в программе уже проведён документом «Отпуск», а отпускные начислены и выплачены. Если документ отпуска не проведён, расчёт при увольнении может сработать некорректно — программа не увидит использованные дни отпуска.
Как выбрать действие
Создайте документ «Увольнение»
В разделе «Кадры» откройте журнал «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Увольнение». Выберите сотрудника, укажите дату увольнения из заявления и основание — пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (расторжение договора по инициативе работника).
После выбора сотрудника и даты программа автоматически рассчитает остаток неиспользованного отпуска на дату увольнения и предложит компенсацию. Проверьте количество дней: остаток можно сверить в отчёте «Остатки отпусков» или в справке по отпускам из карточки сотрудника. Если остаток отрицательный (отпуск использован авансом), программа предложит удержание за неотработанные дни отпуска.
На вкладке с начислениями проверьте состав выплат: зарплата за отработанные дни месяца увольнения, компенсация отпуска, премии и надбавки, если они положены по локальным актам. НДФЛ и взносы рассчитаются автоматически на вкладке начислений налогов и взносов.
Разберитесь с пересечением отпуска и увольнения
Если дата увольнения приходится на период отпуска, документ «Отпуск» изменять не нужно. Отпускные за весь период отпуска уже выплачены и остаются у сотрудника: удерживать отпускные за дни после увольнения нельзя, так как отпуск был предоставлен за фактически отработанное время.
Иная ситуация — отпуск с последующим увольнением, когда сотрудник просит предоставить остаток отпуска перед расторжением договора. Тогда датой увольнения становится последний день отпуска, а оформляется это одним документом «Отпуск» с включённым признаком увольнения либо документом «Увольнение» в зависимости от настроек программы. В этом случае компенсация за неиспользованный отпуск не начисляется — отпуск фактически использован.
Не путайте эти два сценария: «увольнение во время отпуска» и «отпуск с последующим увольнением» — разные операции с разным составом начислений и разной датой передачи трудовой книжки и расчёта.
Сравнение вариантов
Отпуск оформлен раньше, дата увольнения внутри отпуска. Отпускные не пересчитываются, компенсация считается за остаток дней
Отпуск предоставляется по заявлению перед увольнением, дата увольнения — последний день отпуска. Компенсация не начисляется
Сотрудник выходит на работу, отрабатывает дни до даты увольнения. За эти дни начисляется обычная зарплата
Проверьте расчёт компенсации и удержаний
Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из среднего заработка за последние 12 календарных месяцев и остатка дней отпуска. Если сотрудник увольняется сразу после отпуска, в расчётном периоде может оказаться мало отработанных дней — программа учтёт это автоматически, но сумму стоит проверить по расчётному листку.
Если сотрудник использовал отпуск авансом и остаток отрицательный, программа рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска. Учтите ограничение: общий размер удержаний при окончательном расчёте ограничен нормами трудового законодательства, и если удержание превышает сумму выплаты, остаток долга взыскивается отдельно или списывается по согласованию.
Как проверить результат
Совпадает с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения
Остаток отличается — проверьте, все ли отпуска проведены документами
Есть зарплата за отработанные дни и компенсация (или удержание) за отпуск
Отсутствует компенсация при положительном остатке — проверьте дату увольнения и настройки
Отпускные, зарплата и компенсация показаны отдельными строками, НДФЛ исчислен
Двойное начисление за одни дни или отсутствие налога
Проведите документ и сформируйте печатные формы
После проверки всех сумм проведите документ. Из него печатаются приказ об увольнении по форме Т-8 (или по форме организации), записка-расчёт Т-61 и при необходимости запись для трудовой книжки. Проверьте, что в приказе корректно указаны дата увольнения и основание со ссылкой на статью ТК РФ.
Выплата окончательного расчёта оформляется ведомостью в день увольнения. Если сотрудник в день увольнения находится в отпуске и не получает деньги лично, суммы перечисляются на зарплатную карту, а при расчёте наличными — депонируются до обращения работника.
Не забудьте про кадровую отчётность: сведения о расторжении договора передаются в СФР (форма ЕФС-1, подраздел о кадровых событиях) в установленный срок, а данные о стаже попадут в годовую отчётность. В 1С:ЗУП эти формы заполняются автоматически на основании проведённого увольнения.
- 1Получите заявление сотрудника и определите дату увольнения
- 2Проверьте, что отпуск проведён документом и отпускные выплачены
- 3Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
- 4Сверьте остаток отпуска с отчётом и проверьте компенсацию или удержание
- 5Проверьте состав начислений, НДФЛ и взносы, проведите документ
- 6Распечатайте приказ и записку-расчёт, оформите выплату ведомостью
- 7Сформируйте сведения для СФР о расторжении договора
Типичные ошибки и спорные ситуации
Самая частая ошибка — попытка «отменить» отпуск или перенести дату увольнения, чтобы она не попадала на отпуск. Закон этого не требует: договор расторгается в дату, указанную в заявлении, независимо от отпуска. Искусственный сдвиг даты без согласия работника создаёт риск спора.
Вторая ошибка — удержание отпускных за дни отпуска, пришедшиеся после даты увольнения. Такие суммы удерживать нельзя: отпуск предоставлен за отработанный период, и закон прямо ограничивает случаи удержаний. Удержание возможно только за неотработанные дни отпуска, предоставленного авансом.
Третья типичная проблема — непроведённый документ отпуска. Если отпуск оформлен только на бумаге, в программе остаток отпуска будет завышен, и компенсация при увольнении рассчитается неверно. Перед проведением увольнения всегда сверяйте остатки отпусков с фактическими данными.
Ответы на частые вопросы
Можно ли уволить сотрудника, пока он в отпуске, по его заявлению?
Да. Запрет на увольнение в период отпуска действует только для инициативы работодателя. По собственному желанию сотрудник вправе расторгнуть договор в любой момент, предупредив за две недели, и дата увольнения может попадать на отпуск.
Нужно ли отзывать сотрудника из отпуска для увольнения?
Нет. Отзыв из отпуска возможен только с согласия работника и для увольнения не требуется. Договор расторгается в указанную дату, документы и расчёт передаются или перечисляются работнику без его выхода на работу.
Что делать с отпускными, если отпуск заканчивается после даты увольнения?
Ничего удерживать не нужно. Отпускные выплачены за отпуск, предоставленный за отработанное время, и удержание за дни отпуска после увольнения законом не допускается. В 1С документ отпуска при этом не корректируется.
Как в 1С оформить отпуск с последующим увольнением?
Создайте документ «Отпуск» с видом отпуска «Основной» и установите признак увольнения после отпуска (либо оформите «Увольнение» с датой последнего дня отпуска — зависит от настроек). Компенсация в этом случае не начисляется, так как отпуск использован фактически.
Когда выплачивать окончательный расчёт, если сотрудник в отпуске?
В день увольнения. Если работник отсутствует, суммы перечисляются на его зарплатную карту; при наличном расчёте — выплачиваются не позднее следующего дня после обращения работника. За задержку расчёта положена денежная компенсация.
Что делать, если сотрудник отозвал заявление, а увольнение уже проведено?
Если расторжение ещё не состоялось и на его место не приглашён другой работник, пометьте документ увольнения на удаление, сторнируйте начисления и не передавайте сведения в СФР. Если сведения уже отправлены, подайте корректирующую (отменяющую) форму.
Что важно запомнить
Увольнение по собственному желанию во время отпуска оформляется стандартным документом «Увольнение» в 1С:ЗУП с датой из заявления. Отпуск не отменяется, отпускные не удерживаются, компенсация считается по остатку дней на дату увольнения. Перед проведением сверьте остаток отпуска, состав начислений и не забудьте про отчётность в СФР.