Другое · 10 мин
Как заполнить календарь в 1С
Как заполнить производственный календарь и графики работы в 1С: автоматическое и ручное заполнение, перенос праздников, проверка нормы часов и типичные ошибки.
Производственный календарь и графики работы сотрудников — базовые данные, от которых зависят расчёт зарплаты, отпускных, больничных и нормы рабочего времени. Если календарь не заполнен или заполнен с ошибками, программа неверно посчитает норму часов, а значит — исказит начисления за месяц. Поэтому заполнение календаря делают до начала расчётного периода и перепроверяют после каждого официального переноса выходных дней.
В типовых конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия, ERP, Комплексная автоматизация) используется справочник «Производственные календари» и связанные с ним «Графики работы сотрудников». Календарь задаёт общегосударственные праздники и переносы, а график — конкретный режим работы: пятидневка, шестидневка, сменный график. Ниже разобрано, где находятся эти объекты, как их заполнить автоматически и вручную, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится календарь в 1С
В 1С:ЗУП путь к календарю: раздел «Настройка» → «Производственные календари». В 1С:Бухгалтерии справочник открывается через «Главное» → «Настройки» → раздел «Производственные календари» либо через «Все функции» → «Справочники». В ERP и КА календари находятся в разделе администрирования и настройки нормативно-справочной информации.
Если у вас нет прав администратора, справочник может быть недоступен для редактирования — в этом случае запросите доступ у администратора базы. Проверить, какой календарь используется в программе, можно в настройках учётной политики: обычно применяется календарь «Российская Федерация», предустановленный в конфигурации.
Автоматическое заполнение производственного календаря
Самый быстрый способ — автоматическое заполнение. Откройте нужный календарь и нажмите кнопку «Заполнить по умолчанию». Программа проставит рабочие дни с понедельника по пятницу, выходные — субботу и воскресенье, а также отметит нерабочие праздничные дни, зафиксированные в Трудовом кодексе РФ: новогодние каникулы, Рождество, 23 Февраля, 8 Марта, 1 и 9 Мая, 12 Июня, 4 Ноября.
В свежих релизах конфигураций календарь может быть уже заполнен на ближайшие годы поставщиком. Если база обновляется через интернет-поддержку, данные о переносах подгружаются автоматически. Тем не менее после обновления стоит открыть календарь и сверить переносы с официальным постановлением — автозаполнение учитывает только стандартные правила, а ежегодные постановления о переносе выходных могут отличаться.
Если кнопка «Заполнить по умолчанию» недоступна или данные не появились, проверьте, не стоит ли у календаря признак, запрещающий редактирование, и не работаете ли вы в режиме только просмотра.
- 1Откройте «Настройка» → «Производственные календари» и выберите нужный календарь.
- 2Нажмите «Заполнить по умолчанию» и подтвердите операцию.
- 3Сверьте праздничные дни и переносы с постановлением правительства на нужный год.
- 4Вручную исправьте расхождения, установив вид дня для конкретных дат.
- 5Запишите календарь и проверьте норму рабочего времени по месяцам.
Ручное заполнение и корректировка дней
Ручная корректировка нужна в двух случаях: когда постановление о переносе выходных отличается от стандартной схемы и когда ведётся региональный календарь с дополнительными праздниками (например, в республиках с религиозными нерабочими днями). Для изменения конкретной даты откройте календарь, найдите нужный день в таблице по месяцам и установите ему вид: «Рабочий», «Суббота», «Воскресенье», «Праздник», «Предпраздничный» или «Нерабочий».
Отдельно обратите внимание на предпраздничные дни: по ТК РФ продолжительность работы в них сокращается на один час. Программа должна учитывать это при расчёте нормы времени, поэтому вид «Предпраздничный» важно проставить корректно, а не просто оставить день рабочим.
Для организаций с шестидневной рабочей неделей стандартное автозаполнение не подходит: суббота должна остаться рабочим днём. В этом случае либо создают отдельный календарь, либо (что правильнее) оставляют общий производственный календарь без изменений, а шестидневный режим реализуют через график работы сотрудников.
Настройка графиков работы сотрудников
Графики создаются в справочнике «Графики работы сотрудников» («Настройка» → «Графики работы»). При создании нового графика укажите способ заполнения: «По дням недели» для пятидневки и шестидневки или «По циклам произвольной длины» для сменных режимов вида «два через два», «сутки через трое».
В карточке графика задаётся ссылка на производственный календарь — именно оттуда программа берёт праздники и переносы. После настройки шаблона нажмите «Заполнить график» (или «Обновить»), чтобы программа рассчитала рабочее время на весь год. Норма часов по месяцам отобразится в нижней части формы — сверьте её с официальной нормой рабочего времени.
Для сменных графиков дополнительно настраиваются виды времени (дневные, ночные, вечерние часы) и расписание по дням цикла. Ошибка в длине цикла или дате отсчёта приведёт к смещению всех смен, поэтому после заполнения проверьте первые две недели графика вручную.
Как проверить результат
Совпадает с официальной нормой производственного календаря
Норма больше или меньше — проверьте праздники и переносы
Стоит вид «Предпраздничный», норма сокращена на час
День отмечен обычным рабочим, сокращение не учтено
Совпадают с постановлением правительства
Перенос отсутствует или стоит на другой дате
Типичные ошибки и их последствия
Чаще всего проблемы возникают не из-за сложности настройки, а из-за того, что календарь или график заполнили один раз и забыли обновлять. Переносы выходных, объявленные постановлением, не попадают в базу автоматически, если программа не обновляется, — и норма времени расходится с официальной.
Ещё одна распространённая ситуация — несколько графиков с одинаковым названием «Пятидневка», созданных в разное время. При приёме сотрудника кадровик выбирает не тот график, и норма расходится. Лишние графики лучше пометить на удаление, оставив один актуальный.
Особые случаи: региональные календари и неполное время
Если в регионе установлены дополнительные нерабочие праздничные дни, создайте отдельный производственный календарь, скопировав федеральный, и добавьте региональные праздники вручную. Затем привяжите к нему графики сотрудников соответствующего подразделения или обособленного подразделения.
Для сотрудников с неполным рабочим временем (0,5 ставки, сокращённая неделя) календарь не меняется: создаётся отдельный график с уменьшенным количеством часов в день или меньшим числом рабочих дней. Норма по такому графику считается пропорционально, и программа корректно рассчитает оплату от оклада.
Как выбрать действие
Как проверить, что всё заполнено правильно
Итоговая проверка занимает несколько минут и избавляет от перерасчётов. Откройте заполненный график и посмотрите итоговую норму дней и часов за год — она должна совпадать с официальной нормой рабочего времени для соответствующей продолжительности недели (40, 36 или 24 часа). Затем проверьте пару контрольных месяцев: январь с новогодними каникулами и месяц с перенесённым выходным.
Дополнительно сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени» (Т-13) за любой месяц по тестовому сотруднику: рабочие и выходные дни должны соответствовать графику, праздники не должны попадать в рабочие дни. Если табель формируется корректно, настройку можно считать завершённой.
Что важно запомнить
Календарь заполняется автоматически кнопкой «Заполнить по умолчанию», переносы сверяются вручную с постановлением. Режимы работы сотрудников настраиваются через графики, а не через календарь. После заполнения обязательно сверяйте норму часов и обновляйте данные на каждый новый год.
Частые вопросы
Почему при расчёте зарплаты программа пишет, что график не заполнен?
График работы заполнен не на весь период или не обновлён после изменения календаря. Откройте справочник «Графики работы сотрудников», найдите нужный график и нажмите «Заполнить» или «Обновить» на требуемый год, затем записывайте изменения.
Можно ли заполнить календарь сразу на несколько лет вперёд?
Да, автозаполнение можно выполнить на любой год. Но переносы выходных утверждаются ежегодными постановлениями, поэтому заполненные заранее данные нужно будет сверять и корректировать по мере выхода официальных решений.
Что делать, если праздничный день выпал на субботу, а программа не перенесла выходной?
Автозаполнение переносит праздники только по стандартным правилам. Откройте календарь, вручную установите для нужной даты вид «Праздник», а для дня переноса — «Воскресенье» или «Нерабочий», после чего обновите связанные графики.
Нужно ли создавать отдельный календарь для сменного графика?
Нет. Сменный режим настраивается в графике работы через цикл произвольной длины. Производственный календарь остаётся общим — из него график берёт только сведения о праздниках.
Изменится ли зарплата прошлых месяцев после правки календаря?
Документы в закрытых периодах не пересчитаются автоматически, но при следующем перерасчёте или исправлении программа возьмёт новую норму. Поэтому правки за прошлые периоды делают только после согласования с расчётчиком и при необходимости выполняют перерасчёт вручную.
Где посмотреть норму рабочего времени, которую посчитала программа?
Норма отображается внизу формы заполненного графика работы по месяцам. Также её можно увидеть в отчёте «Табель учёта рабочего времени» и в документах начисления зарплаты, где норма участвует в расчёте оплаты от оклада.