Как уволить сотрудника в 1С:ЗУП

Увольнение сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) оформляется одним документом «Увольнение», который одновременно решает кадровую и расчётную задачи: прекращает действие договора, начисляет компенсацию за неиспользованный отпуск и формирует данные для отчётности. Ошибки на этом этапе приводят к неверным выплатам, проблемам с персонифицированным учётом и претензиям со стороны бывшего работника.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до проверки результата. Материал ориентирован на актуальные релизы 1С:ЗУП 8.3 (редакция 3.1). Интерфейс в других редакциях может отличаться, но логика документа сохраняется.

Подготовка: что проверить до оформления увольнения

Перед созданием документа убедитесь, что расчёт зарплаты за последний месяц работы сотрудника не завершён окончательно, либо запланируйте увольнение до закрытия расчётного периода. Если зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, документ увольнения всё равно можно провести, но начисления придётся контролировать вручную.

Проверьте остаток отпуска сотрудника: откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники»), перейдите по ссылке «Отсутствия» или сформируйте справку «Остатки отпусков». Если остатки в программе расходятся с фактическими, сначала введите корректировку — иначе компенсация посчитается неверно.

Также уточните, есть ли у сотрудника незакрытые авансы, займы, материальная ответственность или исполнительные листы. Эти обязательства влияют на итоговую сумму выплаты и порядок удержаний при увольнении.

Создание документа «Увольнение»

Основной инструмент — документ «Увольнение». Он находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Увольнение». Также документ доступен из раздела «Зарплата» → «Все начисления» через тот же пункт создания.

В шапке документа укажите организацию (если в базе их несколько), сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — это последний рабочий день сотрудника. Программа автоматически подставит месяц начисления и проверит, нет ли на эту дату других кадровых событий.

Поле «Основание увольнения» заполняется ссылкой на статью Трудового кодекса: чаще всего используют пункт 3 части 1 статьи 77 (собственное желание), пункт 1 части 1 статьи 77 (соглашение сторон) или статью 81 (инициатива работодателя). Основание важно не только для приказа, но и для отчётности — от него зависят коды в отчётах.

Если увольняется несколько сотрудников одновременно, используйте документ «Увольнение списком» — он позволяет оформить групповое увольнение с едиными параметрами и индивидуальными расчётами по каждому сотруднику.

Расчёт компенсации и окончательного расчёта

На вкладке «Начисления и удержания» (или «Компенсация отпуска», в зависимости от релиза) программа показывает автоматически рассчитанные суммы. Основные показатели: компенсация за неиспользованный отпуск, удержание за отпуск, использованный авансом, и начисление зарплаты за отработанные дни месяца увольнения.

Компенсация рассчитывается исходя из среднего заработка и остатка дней отпуска. Чтобы увидеть детализацию, нажмите на сумму компенсации — откроется расшифровка с количеством дней и среднедневным заработком. Средний заработок считается по правилам для отпускных: за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению.

Если сотрудник отработал меньше периода, необходимого для расчёта среднего, программа использует фактически отработанное время. Проверьте расчёт среднего через печатную форму «Расчёт среднего заработка» — она доступна из документа по кнопке «Печать».

В документе увольнения также можно доначислить премии, выходное пособие или компенсации, предусмотренные трудовым договором. Выходное пособие добавляется вручную через кнопку «Добавить» в таблице начислений — выберите соответствующий вид начисления.

Проведение документа и печать приказа

После заполнения всех вкладок нажмите «Провести». Программа выполнит кадровое движение (прекратит действие трудового договора) и зарегистрирует начисления, удержания, НДФЛ и взносы. Если при проведении появляются ошибки — чаще всего это незаполненные обязательные поля или конфликт с другим кадровым документом на ту же дату.

Из документа доступны печатные формы: приказ об увольнении (унифицированная форма Т-8 или форма, принятая в организации), записка-расчёт (Т-61) и расчёт среднего заработка. Формируются через кнопку «Печать» в шапке документа.

Если в организации используется электронный документооборот с сотрудниками (КЭДО), приказ можно отправить на подпись прямо из программы при соответствующей настройке интеграции.

1. 1
   Проверьте остатки отпусков и незакрытые расчёты по сотруднику
2. 2
   Создайте документ «Увольнение»: Кадры → Все кадровые документы → Создать
3. 3
   Укажите дату увольнения и основание по ТК РФ
4. 4
   Проверьте автоматический расчёт компенсации и среднего заработка
5. 5
   Добавьте при необходимости выходное пособие и другие начисления
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61
7. 7
   Оформите выплату через ведомость с видом «Увольнение»
8. 8
   Сформируйте и отправьте подраздел 1.1 ЕФС-1 в СФР

Выплата увольнительных и отражение НДФЛ

По закону окончательный расчёт с сотрудником производится в день увольнения. В программе выплата оформляется ведомостью: раздел «Выплаты» → «Все ведомости» → «Создать». При выборе сотрудника программа предложит способ выплаты «Увольнение» — выберите его, чтобы в ведомость попали именно увольнительные суммы.

НДФЛ с компенсации и зарплаты при увольнении удерживается в момент выплаты. Срок перечисления налога — не позднее следующего рабочего дня после выплаты (для большинства доходов). Программа регистрирует дату получения дохода и удержания налога автоматически при проведении ведомости.

Если выплата происходит частями или с задержкой, следите за тем, чтобы каждая ведомость корректно закрывала задолженность: проверить остаток долга можно в отчёте «Задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»).

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние сотрудника

Норма

В карточке сотрудника указана дата увольнения, действующих договоров нет

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим, договор активен

Задолженность по зарплате

Норма

В отчёте по задолженности сотрудник отсутствует или сумма равна нулю

Тревожный признак

Остаётся невыплаченная сумма после проведения ведомости

НДФЛ

Норма

В отчёте «Анализ НДФЛ» налог по увольнению исчислен и удержан

Тревожный признак

Есть исчисленный, но не удержанный налог без причины

Отчётность

Норма

Подраздел 1.1 ЕФС-1 сформирован и принят СФР

Тревожный признак

Отчёт не отправлен или вернулся с ошибками

Отчётность при увольнении

Сведения о кадровом событии передаются в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1 (подраздел 1.1) — она заменила ранее действовавшую СЗВ-ТД. Отчёт по увольнению подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП отчёт формируется автоматически: раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или «Отчёты по персонифицированному учёту».

Проверьте, что в отчёт попали корректные данные: дата увольнения, основание по ТК РФ, страховой номер сотрудника. Ошибки в этих данных — частая причина отказа в приёме отчёта.

Дополнительно при увольнении сотруднику выдаются документы: сведения о страховом стаже (форма СТД-Р или выписка из ЕФС-1), справка о заработке для расчёта пособий (форма 182н отменена, вместо неё данные предоставляет СФР, но по запросу работника можно сформировать справку о заработке) и выписки из раздела 6 формы РСВ при увольнении в отчётном периоде. Большинство этих форм доступны в разделе «Отчётность, справки» → «Исходящие документы» или из карточки сотрудника.

Особые сценарии увольнения

Увольнение в отпуске или на больничном

Если сотрудник увольняется, находясь в отпуске с последующим увольнением, сначала оформляется документ «Отпуск» с включённым признаком увольнения, либо отдельно отпуск и затем увольнение последним днём отпуска. Увольнение во время больничного по инициативе работодателя недопустимо; по собственному желанию — возможно, больничный оплачивается в обычном порядке.

Отмена увольнения

Если сотрудник передумал увольняться или документ создан ошибочно, до даты увольнения документ можно просто пометить на удаление или отменить проведение. Если требуется официальная отмена приказа, используйте механизм отмены кадрового документа, доступный в карточке документа (кнопка «Ещё» → «Отменить документ» в ряде релизов), либо создайте новый кадровый перевод/приём, восстанавливающий состояние.

Увольнение задним числом

Оформление увольнения прошедшей датой возможно, но программа проверит, не закрыт ли период расчёта зарплаты и не сдана ли отчётность. Если отчёты уже отправлены, потребуется подача уточняющих форм. Избегайте таких ситуаций: регистрируйте увольнение в день издания приказа.

Частые вопросы

Можно ли уволить сотрудника, если зарплата за месяц ещё не начислена?

Да, и это правильный порядок. Документ «Увольнение» сам начислит зарплату за отработанные дни месяца увольнения вместе с компенсацией. Отдельный документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц по уволенному сотруднику создавать не нужно.

Программа не рассчитала компенсацию за отпуск. Что делать?

Проверьте, что у сотрудника есть остаток отпуска и что в документе не снят флажок начисления компенсации. Также убедитесь, что в карточке сотрудника корректно указана дата приёма и нет ошибок в данных об отпусках. Если остаток равен нулю или отрицательный, компенсация не начисляется — вместо неё может появиться удержание за отпуск, использованный авансом.

Как уволить сотрудника, который работает по совместительству?

Внутреннее совместительство — отдельный сотрудник в программе со своим трудовым договором. Увольнение оформляется отдельным документом по каждому месту работы: по основному и по совместительству. Если увольняется только совместительство, основное место работы остаётся нетронутым.

Что делать, если увольнение проведено ошибочно?

Если выплаты ещё не оформлены, отмените проведение документа и пометьте его на удаление. Если ведомость уже проведена, сначала отмените ведомость, затем документ увольнения. При уже сданной отчётности в СФР потребуется подать корректирующий (отменяющий) подраздел 1.1 ЕФС-1.

Нужно ли отдельно начислять НДФЛ и взносы при увольнении?

Нет. Документ «Увольнение» автоматически исчисляет НДФЛ и страховые взносы со всех начисленных сумм. Удержание НДФЛ регистрируется при проведении ведомости на выплату, а взносы окончательно рассчитываются при начислении зарплаты за месяц или отражаются в учёте сразу, в зависимости от настроек релиза.