Как уволить сотрудника в 1С:ЗУП (Кадры)

Увольнение сотрудника в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) оформляется кадровым документом «Увольнение», который одновременно фиксирует прекращение трудового договора и, при необходимости, рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск. Правильное оформление важно не только для кадрового учёта: от этого документа зависят окончательный расчёт зарплаты, отчётность по НДФЛ и страховым взносам, а также корректное закрытие остатков отпусков.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание кадровых документов, а в программе заполнены актуальные данные сотрудника: дата приёма, график работы, история отпусков. Если увольнение массовое (сокращение штата), используйте документ «Увольнение списком» — он позволяет оформить несколько сотрудников одним документом с общими параметрами.

Что проверить перед оформлением увольнения

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что данные о сотруднике в базе актуальны. Проверьте дату приёма на работу, наличие незакрытых отпусков, больничных и командировок — если сотрудник числится в длительном отсутствии, программа может некорректно рассчитать компенсацию или средний заработок.

Также проверьте остатки отпусков: откройте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты, справки») и сверьте количество дней, положенных к компенсации. Если в базе были ошибки при регистрации отпусков прошлых лет, их лучше исправить до увольнения — после проведения документа корректировать историю сложнее.

Если сотруднику начислены, но не выплачены суммы (премии, больничные), убедитесь, что они проведены в программе. Окончательный расчёт при увольнении подтянет только зарегистрированные начисления.

Создание документа «Увольнение»

Перейдите в раздел «Кадры» и откройте журнал «Приёмы, переводы, увольнения». Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников по одному основанию (например, сокращение), выберите «Увольнение списком».

В открывшемся документе заполните основные поля:

• Организация — подставляется автоматически, если в базе одна организация;
• Сотрудник — выберите из справочника, программа подтянет подразделение и должность;
• Дата увольнения — последний рабочий день;
• Основание увольнения — выберите статью ТК РФ из классификатора (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию);
• Дата документа — дата приказа.

После выбора сотрудника и даты программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск или, наоборот, удержание за использованный авансом отпуск. Эти данные появятся на соответствующих вкладках документа.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Увольнение»
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию отпуска и средний заработок
4. 4
   Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть»
5. 5
   Распечатайте приказ Т-8 по кнопке «Печать»
6. 6
   Сформируйте окончательный расчёт и ведомость на выплату

Проверка расчёта компенсации за отпуск

На вкладке «Компенсация отпуска» (или в соответствующей табличной части, в зависимости от версии конфигурации) программа показывает количество дней компенсации и сумму. Расчёт строится на среднем заработке за последние 12 календарных месяцев — его детализацию можно открыть, щёлкнув по сумме среднего заработка.

Обратите внимание на признак «Компенсировать» или «Удержать»: если сотрудник отгулял отпуск авансом и не отработал соответствующий период, программа предложит удержание. Проверьте, что переключатель стоит в правильном положении, — ошибочное удержание вместо компенсации приведёт к неверному расчёту и претензиям сотрудника.

Если количество дней компенсации вызывает сомнения, сверьте его с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения. Расхождения обычно означают, что в базе не зарегистрированы какие-то отпуска или неверно указана дата приёма.

Печать приказа и кадровых документов

После проведения документа станут доступны печатные формы. По кнопке «Печать» выберите «Приказ об увольнении (Т-8)» — унифицированная форма заполнится данными документа автоматически. При массовом увольнении используйте форму Т-8а.

Дополнительно из программы можно распечатать записку-расчёт (форма Т-61), справку о заработке для расчёта пособий и заполнить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (ЭТК). Набор доступных форм зависит от версии конфигурации.

Проверьте перед печатью формулировку основания увольнения — она должна точно соответствовать формулировке ТК РФ и записи в трудовой книжке. Расхождение формулировок — типичное основание для трудовых споров.

Окончательный расчёт и выплата

Сам документ «Увольнение» в типовой конфигурации регистрирует кадровое событие и начисление компенсации. Полный окончательный расчёт — зарплата за отработанные дни месяца, премии, компенсация, НДФЛ и взносы — формируется при расчёте зарплаты за месяц увольнения либо отдельным документом «Увольнение» с расчётом, если в вашей версии включён режим расчёта при увольнении.

Для выплаты создайте ведомость (раздел «Выплаты»): программа автоматически подберёт долги перед уволенным сотрудником. По ТК РФ все суммы должны быть выплачены в день увольнения — просрочка влечёт обязанность уплатить компенсацию за задержку.

После выплаты проверьте, что НДФЛ с компенсации и финальных начислений попадёт в отчёт 6-НДФЛ за соответствующий период, а сведения об увольнении — в отчётность по персонифицированному учёту.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние сотрудника в справочнике

Норма

В карточке сотрудника видно увольнение, действующих договоров нет

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим — документ не проведён

Остатки отпусков после увольнения

Норма

Отчёт «Остатки отпусков» показывает нулевой остаток

Тревожный признак

Остались дни — компенсация рассчитана не полностью

Задолженность по зарплате

Норма

В ведомости нет невыплаченных сумм по сотруднику

Тревожный признак

Остаётся долг — окончательный расчёт не завершён

Особые сценарии увольнения

Увольнение в связи с сокращением

При сокращении штата используйте основание «п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ» и документ «Увольнение списком». Дополнительно потребуется начислить выходное пособие — в типовой конфигурации для этого есть отдельный вид расчёта, который подключается в настройках начислений. Также не забудьте оформить документ «Сокращение штата» заранее, чтобы изменения отразились в штатном расписании.

Увольнение переводом в другую организацию

Если сотрудник переходит в другую организацию внутри вашей группы компаний и обе ведутся в одной базе, используйте механизм «Кадровый перевод» между организациями вместо пары «увольнение + приём». Это сохранит непрерывность данных по отпускам и среднему заработку.

Отмена ошибочного увольнения

Если документ создан по ошибке, пометьте его на удаление или распроведите до расчёта зарплаты. Если зарплата за период уже рассчитана и выплачена, потребуется сторнирование начислений — в этом случае действуйте аккуратно и зафиксируйте резервную копию базы до изменений.

Контроль после увольнения

После завершения всех операций откройте карточку сотрудника и убедитесь, что у него нет действующих трудовых договоров. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» — остаток должен быть нулевым, и журнал расчёта зарплаты — все начисления уволенного должны быть закрыты ведомостями.

Уволенные сотрудники остаются в справочнике программы — удалять их карточки нельзя, так как на них ссылаются документы прошлых периодов и отчётность. При необходимости карточку можно пометить как неиспользуемую, но физическое удаление нарушит целостность данных.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить увольнение задним числом?

Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но если за этот период уже рассчитана и выплачена зарплата, потребуется перерасчёт начислений и корректировка отчётности. Перед такими действиями сделайте резервную копию базы и оцените влияние на сданные отчёты 6-НДФЛ и РСВ.

Почему программа не рассчитывает компенсацию за отпуск?

Наиболее частые причины: у сотрудника нет остатка отпуска (все дни использованы), не заполнены данные для расчёта среднего заработка, либо сотрудник принят недавно и отработал меньше половины месяца. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и детализацию среднего заработка в самом документе.

Чем отличается «Увольнение» от «Увольнение списком»?

«Увольнение» оформляет одного сотрудника с индивидуальным расчётом компенсации. «Увольнение списком» предназначен для массовых увольнений (например, сокращение штата): в одном документе перечисляются несколько сотрудников с общим основанием, а расчёты выполняются по каждому отдельно.

Нужно ли удалять уволенного сотрудника из справочника?

Нет. Карточка уволенного должна остаться в базе: на неё ссылаются кадровые и расчётные документы прошлых периодов, а также отчётность. Удаление карточки нарушит целостность данных и может вызвать ошибки при перепроведении документов и формировании отчётов.

Как оформить увольнение, если сотрудник работает по совместительству?

Увольнение оформляется отдельно по каждому месту работы: по основной должности и по совместительству создаются разные документы «Увольнение» с собственными датами и расчётами. Убедитесь, что вы выбрали в документе именно тот договор, который прекращается.

Что делать, если после увольнения обнаружилась ошибка в расчёте?

Если ведомость на выплату ещё не проведена, распроведите документ «Увольнение», исправьте данные и проведите заново. Если выплата уже прошла, оформите корректирующие документы (сторно или доначисление) в текущем периоде и при необходимости подайте уточнённую отчётность. Самостоятельно редактировать проведённые прошлые периоды без понимания последствий не стоит.