Другое · 13 мин
Как уволить сотрудника по собственному желанию в 1С пошагово
Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника по собственному желанию в 1С:ЗУП: документ «Увольнение», расчёт компенсации отпуска, печать приказа, отчёты и проверка выплат.
Увольнение по собственному желанию — самая частая кадровая операция в 1С:ЗУП, и именно на ней чаще всего возникают ошибки: неправильная дата, незакрытый остаток отпуска, неверно рассчитанная компенсация. Программа автоматизирует почти весь процесс, но только при условии, что кадровые данные сотрудника велись корректно и начисления за последний месяц ещё не закрыты вручную.
Материал ориентирован на типовую конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1). В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:КАМИН» логика похожа, но названия документов и кнопок могут отличаться. Перед началом убедитесь, что у вас есть права расчётчика и кадровика, а обмен с бухгалтерской программой (если настроен) не заблокирует документ после проведения.
Юридическая сторона вопроса: при увольнении по собственному желанию сотрудник, как правило, предупреждает работодателя за две недели, а в последний рабочий день ему обязаны выплатить зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и выдать документы. 1С помогает оформить это корректно, но ответственность за сроки и суммы несёт работодатель, поэтому расчёт всегда нужно проверять вручную.
Что проверить перед оформлением увольнения
Прежде чем создавать документ, откройте карточку сотрудника и проверьте три вещи: текущее рабочее место и график, наличие непроведённых отсутствий (отпусков, больничных, командировок) и остаток отпуска. Если на дату увольнения есть незакрытый больничный или отпуск, документ «Увольнение» либо не проведётся, либо рассчитает компенсацию неверно.
Второй обязательный шаг — сверка остатка отпусков. Откройте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты, справки») по сотруднику на дату увольнения. Если остаток в отчёте не совпадает с реальным (например, отпуска вводились остатками при старте работы в программе), сначала скорректируйте остатки документом «Ввод остатков отпусков», иначе компенсация будет рассчитана от неправильной базы.
Также убедитесь, что зарплата за месяц увольнения ещё не начислена окончательно документом «Начисление зарплаты и взносов» с закрытием месяца. Если документ уже проведён, увольнение всё равно можно оформить, но начисления за последний месяц придётся пересчитывать — программа сделает это внутри документа «Увольнение», а старый расчёт потребуется отменить или скорректировать.
Что проверить до старта
Совпадает с кадровыми данными, дни неиспользованного отпуска корректны
Остаток пустой, отрицательный без причины или отличается от реального — сначала введите/скорректируйте остатки
Нет пересекающихся отпусков, больничных, командировок
Есть документ отсутствия, перекрывающий дату увольнения — согласуйте даты или отмените документ
Доступны документы «Увольнение» и «Ведомость…»
Документ не создаётся или не проводится — запросите у администратора профиль кадровика-расчётчика
Шаг 1. Создание документа «Увольнение»
Перейдите в раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» (или «Приёмы, переводы, увольнения») и нажмите «Создать» → «Увольнение». Если увольняется сразу несколько сотрудников, используйте документ «Увольнение списком» — он создаёт единый приказ по форме Т-8а.
В документе укажите организацию, сотрудника и дату увольнения — это последний рабочий день сотрудника, именно на неё программа рассчитает начисления и компенсацию. В поле «Основание увольнения» выберите пункт статьи ТК РФ: для увольнения по собственному желанию это п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (инициатива работника). Реквизиты заявления сотрудника (номер и дата) укажите в соответствующих полях — они попадут в печатную форму приказа.
Обратите внимание на флажки в документе. «Уволить основное место работы» отвечает за прекращение трудового договора; если сотрудник работал ещё и по совместительству в той же организации, проверьте, нужно ли увольнять его со всех позиций — для совместительства оформляется отдельное увольнение. Флажок «Прекратить доступ к системе» и связанные настройки актуальны, если используются интеграции с кабинетом сотрудника.
- 1Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Увольнение»
- 2Заполните организацию, сотрудника и дату увольнения (последний рабочий день)
- 3Выберите основание: п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, укажите реквизиты заявления
- 4Проверьте дату приёма на работу, рабочее место и флажки увольнения позиций
- 5Нажмите «Провести» — программа рассчитает начисления и компенсацию
- 6Распечатайте приказ Т-8 и передайте сотруднику на подпись
Шаг 2. Как программа рассчитывает компенсацию и начисления
После заполнения шапки документа перейдите на вкладку «Начисления и удержания» (в ЗУП 3.1 расчёт выполняется прямо в документе). Программа автоматически подтянет: оплату за отработанные дни текущего месяца по окладу или тарифу, компенсацию за неиспользованный отпуск, а также премии и надбавки, если они предусмотрены настройками начислений.
Компенсация отпуска считается исходя из среднего заработка за последние 12 календарных месяцев и остатка дней отпуска. Количество дней компенсации видно в поле «Дни компенсации» — сверьте его с отчётом «Остатки отпусков». Если сотрудник отработал меньше половины месяца, этот месяц в стаж для отпуска не включается; программа учитывает это автоматически, но при дробных значениях стажа стоит перепроверить вручную.
Если сотрудник использовал отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни отпуска. Проверьте вкладку «Удержания»: сумма удержания ограничена — при окончательном расчёте удержать можно не более установленной доли от причитающихся выплат, остаток взыскивается только по согласию сотрудника или через суд.
Шаг 3. Печать приказа и записки-расчёта
Из проведённого документа «Увольнение» по кнопке «Печать» доступны: приказ об увольнении по форме Т-8 (или по самостоятельно разработанной форме, если она утверждена в организации), записка-расчёт при увольнении Т-61 и личная карточка Т-2 с записью об увольнении. Форма Т-8 заполняется автоматически из данных документа, включая основание и реквизиты заявления.
Записка-расчёт Т-61 формируется на вкладке печатных форм и содержит две стороны: кадровую (даты, основание, дни отпуска) и расчётную (начисления, удержания, НДФЛ, итог к выплате). Проверьте, что итоговая сумма «к выплате» в Т-61 совпадает с суммой в документе и в будущей ведомости — расхождение означает, что часть начислений не попала в расчёт.
Запись в трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности для электронной трудовой) в ЗУП формируется отдельно: для ЭТК данные уходят в отчёт СЗВ-ТД (или актуальную форму персонифицированной отчётности), который отправляется не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Не откладывайте отправку — за нарушение сроков предусмотрена ответственность.
Шаг 4. Выплата окончательного расчёта
Все причитающиеся суммы должны быть выплачены в день увольнения. В ЗУП для этого создаётся ведомость: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика»). В поле «Выплачивать» выберите «Зарплату» либо используйте специальный режим «Увольнение» — тогда ведомость подберёт именно суммы окончательного расчёта по уволенным сотрудникам.
После заполнения ведомости проверьте сумму НДФЛ: при увольнении налог исчисляется на дату выплаты, и удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет в установленный срок. Страховые взносы с компенсации за неиспользованный отпуск начисляются в общем порядке — программа сделает это при расчёте взносов за месяц.
Если день увольнения приходится на выходной или сотрудник в этот день отсутствовал, выплату нужно произвести не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте. В программе дату выплаты укажите фактическую — от неё зависит отражение НДФЛ в отчётности.
Особые сценарии: совместители, отпуск с увольнением, отзыв заявления
Увольнение внутреннего совместителя
Внутренний совместитель в ЗУП — это отдельный сотрудник с собственным трудовым договором. Если увольняется только совместительство, создайте «Увольнение» именно для карточки совместителя: основное место работы при этом не затрагивается. Если сотрудник уходит полностью, оформите два документа увольнения — по основному месту и по совместительству, каждый со своим расчётом компенсации.
Отпуск с последующим увольнением
Если сотрудник берёт отпуск с последующим увольнением, в ЗУП оформляется документ «Отпуск» с установленным флажком «Отпуск с последующим увольнением». Датой увольнения будет последний день отпуска, но расчёт и выдача документов производятся в последний рабочий день перед отпуском. Программа рассчитает отпускные и, при необходимости, компенсацию за оставшиеся дни одним документом.
Отмена увольнения
Если сотрудник отозвал заявление до даты увольнения, просто отмените проведение документа «Увольнение» и пометьте его на удаление — при условии, что ведомости по нему ещё не оплачены. Если выплата уже прошла, отмена потребует сторнирования: сначала отмените ведомость, затем документ увольнения, и проверьте взаиморасчёты с сотрудником на отсутствие отрицательного сальдо.
Как выбрать сценарий
Проверка результата после проведения
После проведения увольнения и выплаты пройдите контрольный маршрут. Во-первых, откройте карточку сотрудника: в списке сотрудников он должен отображаться как уволенный, а в поле «Дата увольнения» стоять корректная дата. Во-вторых, сформируйте отчёт «Остатки отпусков» — для уволенного сотрудника остаток должен обнулиться (компенсированные дни списаны).
В-третьих, проверьте взаиморасчёты: отчёт «Зарплата» → «Задолженность по зарплате» не должен показывать долга перед уволенным сотрудником ни в плюс, ни в минус. В-четвёртых, убедитесь, что в следующем расчётном периоде уволенный не попадает в документы начисления зарплаты — если попадает, проверьте, не осталось ли действующих плановых начислений.
Наконец, сверьте отчётность: уволенный сотрудник должен корректно попасть в формы по НДФЛ и взносам за период увольнения, а сведения о прекращении трудовой деятельности — в персонифицированную отчётность. Любое расхождение проще исправить до сдачи отчётов, чем корректировками после.
Что важно запомнить
Увольнение по собственному желанию в 1С:ЗУП оформляется документом «Увольнение» с указанием даты, основания (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) и реквизитов заявления. Перед расчётом сверьте остаток отпуска и закройте пересекающиеся отсутствия, после проведения — распечатайте Т-8 и Т-61, выплатите расчёт в день увольнения и отправьте сведения в персонифицированную отчётность. Финальный контроль: нулевой остаток отпуска, отсутствие задолженности и корректные данные в отчётах.
Частые вопросы
Можно ли оформить увольнение задним числом в 1С?
Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, если период не закрыт. Но если за тот месяц уже начислена зарплата и сданы отчёты, потребуется пересчёт начислений, уточнение отчётности по НДФЛ и взносам и корректировка взаиморасчётов. Такое увольнение оформляйте только после анализа последствий, в идеале — после консультации с бухгалтером по зарплате.
Почему в документе «Увольнение» не рассчитывается компенсация отпуска?
Наиболее частые причины: остаток отпуска равен нулю или отрицательный (проверьте отчёт «Остатки отпусков»), остатки отпусков вообще не были введены при старте учёта, либо в настройках начисления компенсации сбит способ расчёта. Также проверьте, что у сотрудника есть начисления за расчётный период — без базы средний заработок не считается.
Как уволить сотрудника, который находится на больничном?
По собственному желанию сотрудник вправе уволиться и во время болезни — запрет действует только для увольнения по инициативе работодателя. В 1С оформите обычное «Увольнение» на указанную в заявлении дату; больничный, приходящийся на период до увольнения, оплачивается в обычном порядке, а пособие после увольнения — в особом порядке, если болезнь началась в течение 30 дней после расторжения договора.
Что делать, если после увольнения обнаружена ошибка в расчёте?
Если сотруднику недоплатили, оформите документ «Доначисление» (или разовое начисление) в текущем периоде по уволенному сотруднику и выплатите сумму с учётом компенсации за задержку зарплаты. Если переплатили — добровольно вернуть сумму сотрудник может по заявлению; принудительное удержание после увольнения возможно только через суд. В обоих случаях проверьте необходимость уточнённой отчётности.
Нужно ли увольнять сотрудника из всех программ 1С отдельно?
Кадровый документ создаётся один раз — в программе, где ведётся кадровый учёт (обычно ЗУП). При настроенной синхронизации с «1С:Бухгалтерией» данные об увольнении перенесутся автоматически. Отдельно проверьте доступы: учётную запись в информационной базе, доступ к сервисам вроде кабинета сотрудника и корпоративной почты — их отключение в обязанности 1С не входит.
Как распечатать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности?
Для бумажной трудовой книжки запись об увольнении вносится вручную на основании приказа. Для сотрудников с электронной трудовой сформируйте из ЗУП форму СЗВ-ТД (раздел «Отчётность, справки») с событием «Увольнение» и отправьте её не позднее следующего рабочего дня после приказа. Также выдайте сотруднику выписку из сведений о трудовой деятельности в день увольнения.