Другое · 12 мин
Как уволить сотрудника в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника в 1С:ЗУП 3.1: документ «Увольнение», расчёт компенсации отпуска, НДФЛ, взносы, печать приказа и отчётность.
Увольнение сотрудника в «1С:Зарплата и управление персоналом» оформляется одним кадровым документом, который автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Однако корректность результата зависит от того, насколько правильно велся учёт до этого момента: остатки отпусков, средний заработок, незакрытые авансы и долги по зарплате. Поэтому перед проведением документа важно выполнить несколько проверок.
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 для увольнения используется документ «Увольнение» из раздела «Кадры» (или «Зарплата» — в зависимости от настроек интерфейса). Документ одновременно выполняет кадровую функцию — фиксирует факт прекращения трудового договора — и расчётную: формирует окончательный расчёт с сотрудником. После его проведения сотрудник переводится в статус уволенных, а приём на работу считается завершённым.
Ниже разобран полный цикл: от подготовительных проверок до формирования печатных форм и отчётности. Материал ориентирован на 1С:ЗУП 3.1, но логика действий схожа и в других редакциях.
Что проверить перед оформлением увольнения
Главный источник ошибок при увольнении — некорректные исходные данные. Программа рассчитает компенсацию ровно по тем остаткам отпуска и тому среднему заработку, которые накоплены в базе. Если сотрудник работал в компании до перехода на 1С:ЗУП, а остатки отпусков не были введены, компенсация будет занижена или обнулена.
Проверьте остаток отпусков через справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника или отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Сверьте количество дней с данными прежнего учёта. Если остаток неверный, введите документ «Начальная штатная расстановка» корректировкой или «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Остатки отпусков») с указанием дней по годам работы.
Также убедитесь, что за сотрудником нет незакрытых сумм: невыплаченной зарплаты за прошлые месяцы, непогашенных авансов, займов, подотчётных сумм в учёте взаиморасчётов. Все начисления за месяц увольнения, которые должны войти в расчёт (премии, больничные, командировочные), лучше зарегистрировать до проведения увольнения — тогда они автоматически попадут в документ.
Создание документа «Увольнение»
Откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы», нажмите «Создать» и выберите «Увольнение». Если сотрудников увольняется несколько одновременно, используйте документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные строки по каждому сотруднику с общими параметрами оформления.
В шапке документа укажите организацию (если их несколько) и сотрудника. Поле «Дата увольнения» — ключевое: это последний рабочий день, за который будет начислена зарплата, и дата, на которую рассчитывается компенсация отпуска. Основание увольнения выбирается из справочника с формулировками по Трудовому кодексу — например, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ для увольнения по собственному желанию.
После заполнения основных полей программа автоматически рассчитывает документ. Если расчёт не произошёл, нажмите кнопку с изображением пересчёта или проверьте, нет ли сообщений об ошибках в нижней части формы. На вкладках документа отобразятся начисления (зарплата за дни месяца, компенсация отпуска), удержания (НДФЛ, алименты, долги), взносы и итоговая сумма к выплате.
- 1Проверьте остатки отпусков и незакрытую задолженность по сотруднику
- 2Создайте документ: Кадры → Все кадровые документы → Создать → Увольнение
- 3Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
- 4Проверьте автоматический расчёт: компенсация, зарплата за месяц, НДФЛ, взносы
- 5Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8 или самостоятельной форме
- 6Сформируйте ведомость на выплату окончательного расчёта
- 7Проверьте, что сотрудник исключён из штатного расписания и списков работающих
Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск
Компенсация рассчитывается на вкладке «Компенсация отпуска» (или в общей таблице начислений — зависит от настроек). Программа определяет количество неиспользованных дней по регистру отпусков и умножает на средний дневной заработок, рассчитанный по правилам для отпускных — исходя из выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению.
Если сотрудник отработал меньше года, средний заработок считается за фактический период работы. Если сотрудник увольняется в том же месяце, в котором был принят, расчёт идёт по данным текущего месяца. Проверить состав базы среднего заработка можно по кнопке «Подробнее» рядом с суммой или через печатную форму «Расчёт среднего заработка».
Обратная ситуация — сотрудник использовал отпуск авансом. Тогда в документе появится не компенсация, а удержание за неотработанные дни отпуска. Учтите ограничение: общая сумма удержаний при увольнении в общем случае не может превышать установленную долю от причитающихся выплат, поэтому часть долга может остаться невзысканной — программа покажет удержание целиком, а юридическую допустимость нужно оценивать отдельно.
НДФЛ, взносы и выплата окончательного расчёта
На вкладке «НДФЛ» документа отражается налог, исчисленный со всех доходов при увольнении. Дата получения дохода по зарплате при увольнении — день увольнения, поэтому налог попадёт в уведомления и отчётность соответствующего периода. Если сотруднику положены вычеты, программа применит их автоматически при условии, что заявление на вычеты введено в базу.
Страховые взносы начисляются на вкладке «Взносы» в общем порядке — с компенсации за отпуск и зарплаты за месяц. Исключение — отдельные виды выплат при увольнении, например выходное пособие в пределах установленных норм: оно не облагается НДФЛ и взносами в пределах лимита, и программа учитывает это по виду начисления.
После проведения увольнения создайте ведомость на выплату: раздел «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или кассу). В документе выплаты нажмите «Заполнить» — программа подберёт долг перед уволенным сотрудником. По закону окончательный расчёт должен быть выплачен в день увольнения, поэтому дата ведомости должна совпадать с датой увольнения.
Печатные формы и кадровые документы
Из документа «Увольнение» по кнопке «Печать» доступны приказ о прекращении трудового договора (унифицированная форма Т-8 или форма, принятая в организации) и записка-расчёт при увольнении (форма Т-61). Записка-расчёт содержит детализацию: отработанные дни, средний заработок, суммы компенсации и удержаний.
Запись в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности формируются отдельно. Если организация ведёт электронные трудовые книжки, сведения об увольнении передаются в составе отчёта — в ЗУП это форма, отправляемая через встроенный сервис отчётности. Срок подачи сведений об увольнении короткий — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, поэтому не откладывайте отправку.
Варианты оформления
Стандартный сценарий для одного сотрудника: кадровое оформление и полный расчёт в одном документе.
Подходит при массовом сокращении или реорганизации: единые параметры, отдельные строки по сотрудникам, расчёт по каждому.
Не применяйте для прекращения договора: перевод сохраняет трудовые отношения и не формирует окончательный расчёт.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения всех документов убедитесь, что увольнение отразилось корректно во всех разделах учёта. Откройте карточку сотрудника — там должна появиться информация о прекращении трудового договора. Сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны быть зарплата за отработанные дни, компенсация (или удержание за отпуск), НДФЛ и итог к выплате.
Проверьте взаиморасчёты отчётом «Задолженность по зарплате»: после выплаты окончательного расчёта долг по сотруднику должен обнулиться. Если осталась сумма — либо ведомость не проведена, либо в увольнении не учтены какие-то начисления.
Как проверить результат
Отображается дата увольнения, сотрудник не попадает в списки работающих
Сотрудник числится работающим — документ не проведён или дата не заполнена
После выплаты долг равен нулю
Остаток долга — ведомость не проведена или расчёт неполный
После увольнения остаток закрыт компенсацией или удержанием
Остаток «висит» — компенсация не рассчитана, проверьте вкладку отпуска
Есть зарплата за месяц, компенсация, НДФЛ, итог к выплате
Пустой листок или отсутствует компенсация при положительном остатке отпуска
Особые сценарии увольнения
Увольнение по сокращению штата
При сокращении в документе «Увольнение» выбирается соответствующее основание, и появляется возможность указать выходное пособие. Пособие оформляется отдельным видом начисления, которое в пределах норм не облагается НДФЛ и взносами. Проверьте, что вид начисления в базе настроен с правильным налогообложением — в типовой поставке такие виды предопределены.
Увольнение в отпуске или на больничном
Если сотрудник увольняется после отпуска с последующим увольнением, в ЗУП это оформляется единым механизмом: документ «Отпуск» с включённым признаком последующего увольнения либо отдельно отпуск и увольнение. Днём увольнения считается последний день отпуска, а окончательный расчёт выплачивается до его начала — проверьте даты в документах.
Отмена ошибочного увольнения
Если документ проведён ошибочно, распроведите и пометьте его на удаление до сдачи отчётности. Если отчётность уже отправлена, простая отмена невозможна: потребуется корректирующая отчётность, а при необходимости — восстановление сотрудника новым приёмом на работу. Поэтому всегда сверяйте расчёт до проведения.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С:ЗУП оформляется одним документом, который сам считает компенсацию, НДФЛ и взносы. Качество расчёта зависит от исходных данных: остатков отпусков, среднего заработка и закрытых начислений. Проверяйте расчёт до проведения, выплачивайте расчёт в день увольнения и не забывайте про сведения для электронной трудовой книжки.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить увольнение задним числом в 1С:ЗУП?
Технически документ можно создать любой датой, если период не закрыт для редактирования. Но увольнение задним числом в уже рассчитанном месяце потребует перерасчёта зарплаты, НДФЛ и взносов, а при сданной отчётности — корректировок. Перед таким действием сделайте резервную копию базы и оцените последствия для отчётности.
Почему программа не рассчитала компенсацию отпуска?
Чаще всего причина — нулевой остаток отпусков в базе: либо остатки не вводились при переходе на ЗУП, либо отпуска уже использованы. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» по сотруднику. Если остаток есть, а компенсации нет — убедитесь, что в документе увольнения включён расчёт компенсации и документ пересчитан.
Как уволить сотрудника, который не отработал ни одного дня?
Документ «Увольнение» создаётся в обычном порядке, но начислений в нём не будет — программа покажет нулевой расчёт. Кадровая часть (приказ, прекращение договора) оформляется полностью. Если приём тоже был ошибочным, иногда проще отменить оба документа, но только до сдачи отчётности.
Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц увольнения?
Нет. Документ «Увольнение» сам начисляет оплату за отработанные дни текущего месяца. Если сотрудник попадёт ещё и в общий документ «Начисление зарплаты и взносов», возникнет двойное начисление — программа обычно исключает уволенных из общего начисления, но стоит проверить расчётный листок.
Что делать, если уволенный сотрудник снова принимается на работу?
Оформите новый документ «Приём на работу» на того же физического лица — в ЗУП сотрудник и физлицо разделены, поэтому история сохранится. Средний заработок и стаж будут считаться заново по новому трудовому договору, а сведения о прежнем периоде останутся в базе для справок и отчётности.
Где посмотреть всех уволенных сотрудников за период?
Используйте отчёт «Штатные сотрудники» с отбором по уволенным или кадровый отчёт «Увольнения» (в зависимости от версии конфигурации название может отличаться) в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Также список доступен через журнал «Все кадровые документы» с отбором по виду документа «Увольнение».