Другое · 11 мин
Как устроить сотрудника в 1С 8.3: приём на работу пошагово
Как принять сотрудника на работу в 1С 8.3 (ЗУП и Бухгалтерия): создание физлица, приказ о приёме, график работы, договор ГПХ, проверка начислений и типичные ошибки.
Приём сотрудника на работу в 1С 8.3 — это не одна кнопка, а цепочка действий: завести физическое лицо, создать карточку сотрудника, оформить документ «Приём на работу» и убедиться, что программа правильно считает зарплату и отчисления. Пропуск любого шага приводит к ошибкам в расчётах, отчётности по НДФЛ и страховым взносам.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый блок полноценный: штатное расписание, графики, кадровые переводы. В 1С:Бухгалтерии 8.3 учёт кадров упрощённый, но приём сотрудника и начисление зарплаты там тоже доступны. Ниже разобраны оба варианта с акцентом на ЗУП, так как именно её чаще всего используют для кадрового учёта.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы, а в программе заполнены данные организации: ИНН, регистрационные номера в фондах, реквизиты для отчётности. Без этого документы о приёме проведутся, но отчёты сформируются с ошибками.
Подготовка: что должно быть настроено до приёма сотрудника
Прежде чем принимать первого сотрудника, проверьте заполнение справочников. В разделе «Настройка» (в ЗУП) или «Главное» (в Бухгалтерии) откройте реквизиты организации и убедитесь, что указаны ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР (бывшие ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России). Эти данные попадут в отчёты и персонифицированные сведения.
Также понадобятся заполненные справочники подразделений и должностей. Если используется штатное расписание, позиции создаются заранее: тогда при приёме вы просто выбираете позицию, а оклад и надбавки подтягиваются автоматически. Без штатного расписания оклад указывается вручную в документе приёма.
Проверьте учётную политику по зарплате: даты выплаты аванса и расчёта, применяемые начисления, настройки НДФЛ и взносов. В ЗУП это раздел «Настройка — Реквизиты организации — Учётная политика». Ошибки здесь влияют на всех сотрудников сразу.
Шаг 1. Создание физического лица
Физическое лицо в 1С — это карточка человека как личности: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Один человек может быть сотрудником нескольких организаций или работать по совместительству, поэтому физлицо создаётся один раз, а карточек сотрудника может быть несколько.
В ЗУП перейдите в раздел «Кадры — Сотрудники» и нажмите «Создать». Программа предложит ввести ФИО — если такое физлицо уже есть в базе, она покажет совпадения, чтобы не плодить дубли. Заполните обязательные поля: дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС, документ удостоверяющий личность. Именно СНИЛС и ИНН критичны для отчётности: без них ЕФС-1 и персонифицированные сведения не пройдут контроль.
В 1С:Бухгалтерии путь похожий: «Зарплата и кадры — Сотрудники — Создать». Состав полей проще, но ИНН, СНИЛС и паспортные данные всё равно нужны — они используются в справках 2-НДФЛ (приложение к 6-НДФЛ) и реестрах.
Шаг 2. Оформление документа «Приём на работу»
Карточка сотрудника сама по себе не создаёт трудовых отношений в учёте — нужен кадровый документ. В ЗУП это «Кадры — Приёмы на работу» (или кнопка «Оформить приём» из карточки сотрудника). В Бухгалтерии приём оформляется прямо из карточки сотрудника либо документом «Приём на работу» в разделе «Зарплата и кадры».
В документе укажите дату приёма, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), график работы и вид занятости — основное место работы или совместительство. От вида занятости зависят вычеты по НДФЛ: стандартные вычеты на детей предоставляются только по основному месту работы.
На вкладке оплаты труда укажите начисления: оклад (по дням или по часам), надбавки, районный коэффициент. Если включено штатное расписание, состав начислений подставится из позиции — проверьте, что размер соответствует трудовому договору. После заполнения проведите документ.
- 1Создайте физическое лицо с ИНН, СНИЛС и паспортными данными
- 2Откройте документ «Приём на работу» и выберите сотрудника
- 3Укажите дату приёма, подразделение, должность и вид занятости
- 4Назначьте график работы и начисления (оклад, надбавки)
- 5Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
- 6Проверьте расчёт зарплаты за первый месяц работы
Настройка графика работы и оплаты труда
График работы — обязательный реквизит: по нему программа определяет норму времени и считает оклад пропорционально отработанным дням. Типовые графики (пятидневка, сменные) создаются в разделе «Настройка — Графики работы». Если сотрудник принят не с первого числа месяца, программа сама рассчитает часть оклада по отработанным дням — но только если график заполнен корректно.
Частая ситуация: сотруднику установлен неполный рабочий день. В этом случае создаётся отдельный график с сокращённым временем, а в приёме ставится доля ставки (например, 0,5). Если просто назначить полный оклад на полставки, начисление завысится вдвое.
Для сдельной оплаты или почасовых тарифов в ЗУП используются соответствующие виды расчёта. Не меняйте типовые начисления без необходимости — корректировка формул требует понимания механизмов расчёта и может сломать смежные начисления (например, расчёт среднего заработка).
Приём по договору ГПХ и совместителей
Договор гражданско-правового характера оформляется иначе, чем трудовой. В ЗУП для этого есть отдельный документ «Договор подряда» (или «Договор ГПХ» в зависимости от релиза): указывается срок действия, сумма и периодичность выплат. Начисления по ГПХ облагаются НДФЛ и взносами на пенсионное и медицинское страхование, но не взносами на случай нетрудоспособности — программа учитывает это автоматически при правильно выбранном виде договора.
Внутренний совместитель — это тот же человек, но новая карточка сотрудника с видом занятости «внутреннее совместительство». Физлицо при этом не дублируется: выбирается существующее. Внешний совместитель оформляется как обычный приём с соответствующим видом занятости.
В 1С:Бухгалтерии упрощённых релизов документов по ГПХ может не быть — там вознаграждение вводится через операции вручную или начисление с нужным кодом дохода. Проверьте возможности вашей версии: при регулярной работе с подрядчиками ЗУП удобнее.
Трудовой договор или ГПХ в 1С
Полный кадровый учёт: график, отпуска, больничные, вычеты НДФЛ, стаж. Подходит для штатных сотрудников и совместителей.
Только начисление вознаграждения и налоги. Нет отпусков и больничных за счёт работодателя, другой состав взносов. Подходит для разовых работ и услуг.
Проверка результата: зарплата, налоги и отчётность
После проведения приёма выполните тестовый расчёт. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц работы сотрудника и проверьте: оклад рассчитан за фактически отработанные дни, удержан НДФЛ с учётом вычетов (если подано заявление), начислены взносы по единому тарифу.
Далее проверьте кадровую отчётность. В ЗУП сформируйте ЕФС-1 (подраздел о приёме) — сведения о приёме на работу подаются в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Убедитесь, что СНИЛС, дата приёма и должность в отчёте совпадают с документом.
Полезно распечатать приказ о приёме по форме Т-1 прямо из документа — в ЗУП печатная форма доступна по кнопке «Печать». Сверьте его с трудовым договором: даты, должность и оклад должны совпадать до копейки.
Как проверить результат
Оклад рассчитан пропорционально отработанным дням по графику
Начислен полный оклад при приёме в середине месяца или сумма равна нулю
НДФЛ удержан, взносы начислены по единому тарифу, вычеты применены при наличии заявления
Налог нулевой при положительном доходе или взносы не рассчитаны
Сотрудник попадает в отчёт, контрольные соотношения пройдены
Ошибки форматно-логического контроля по СНИЛС или датам
Особенности приёма в 1С:Бухгалтерии 8.3
В Бухгалтерии нет штатного расписания, графиков в полном объёме и кадровых переводов в том виде, как в ЗУП. Приём оформляется через карточку сотрудника: указываются дата приёма, подразделение, должность и оклад. Этого достаточно для начисления зарплаты, НДФЛ и взносов, а также для основной отчётности.
Ограничения проявляются при нестандартных ситуациях: сменные графики, сложные надбавки, средний заработок в нестандартных случаях. Если в организации больше нескольких десятков сотрудников или есть сменный режим, Бухгалтерии обычно не хватает, и кадровый учёт переносят в ЗУП с последующей синхронизацией.
При переходе с Бухгалтерии на ЗУП не заводите сотрудников заново вручную — используйте типовой перенос данных или синхронизацию. Ручной ввод почти гарантированно создаст дубли физлиц и расхождения в остатках.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить приём задним числом?
Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но делать это нужно осторожно. Если за тот период уже сдана отчётность (ЕФС-1, 6-НДФЛ), придётся сдавать корректировки. Кроме того, сведения о приёме в СФР подаются не позднее следующего рабочего дня после приказа — опоздание грозит штрафом, и задним числом это не исправить.
Что делать, если сотрудник принят, но зарплата не начисляется?
Чаще всего не назначен график работы или не заполнен график на нужный месяц. Проверьте также дату приёма: если она позже расчётного периода, сотрудник просто не попадёт в документ начисления. Третья причина — не заполнен список начислений в документе приёма.
Как оформить сотрудника на 0,5 ставки?
Создайте график неполного рабочего времени, в документе приёма укажите количество ставок 0,5 и назначьте этот график. Оклад вводится как за целую ставку — программа сама уменьшит начисление пропорционально. Не вводите вручную уже уменьшенный оклад на полставки, иначе при расчёте получится четверть ставки.
Нужно ли заводить сотрудника заново при переходе на новую версию 1С?
Нет. При обновлении релиза данные сохраняются. Если вы переходите на другую конфигурацию (например, с Бухгалтерии на ЗУП), используйте типовые механизмы переноса данных. Ручное заведение сотрудников «с нуля» создаёт дубли и рвёт историю расчётов.
Где взять печатную форму приказа о приёме Т-1?
В ЗУП форма Т-1 доступна из документа «Приём на работу» по кнопке «Печать». В Бухгалтерии унифицированная форма может отсутствовать — там приказ оформляется в свободной форме или печатается из карточки сотрудника, если такая форма предусмотрена релизом. Унифицированные формы необязательны, но многие организации продолжают их использовать.
Какие данные сотрудника обязательны для отчётности?
Минимум: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН (при наличии), пол и данные документа, удостоверяющего личность. Без СНИЛС отчёты в СФР не пройдут контроль, без ИНФО о документе могут быть замечания при проверке персонифицированных сведений. Адрес регистрации нужен для справок о доходах.
Что важно запомнить
Приём сотрудника в 1С 8.3 — это последовательность: физическое лицо → документ «Приём на работу» с графиком и начислениями → проверка расчёта зарплаты и отчётности. Не дублируйте физлиц, всегда назначайте график и проверяйте первый расчёт — это закрывает большинство проблем.