Другое · 9 мин
Как устроить сотрудника на работу в 1С
Как устроить сотрудника на работу в 1С:ЗУП: создание физлица, приём на работу, штатное расписание, график, проверка данных и типичные ошибки кадровика.
Приём нового сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а цепочка связанных действий: завести физическое лицо, оформить кадровый документ, назначить оплату труда и график, проверить, что сотрудник попал в штатное расписание и отчётность. Если пропустить хотя бы один шаг, позже всплывут ошибки в расчёте зарплаты, НДФЛ или отчётах в фонды.
Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом» (ЗУП) — основную конфигурацию для кадрового учёта. В «1С:Бухгалтерии» приём оформляется похоже, но с меньшей детализацией кадровых данных. Логика действий в обеих программах одинаковая: сначала справочники, потом документ приёма, затем проверка результата.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на разделы «Кадры» и «Настройка», а в программе заполнены организация, подразделения и должности. Иначе придётся прерываться на настройку справочников в середине оформления.
Что подготовить перед оформлением приёма
До того как открыть документ приёма, соберите данные, которые программа запросит обязательно: ФИО, дату рождения, ИНН и СНИЛС сотрудника, паспортные данные, дату начала работы, должность, подразделение, размер оклада или тарифа и график работы. Отсутствие СНИЛС или ИНН не заблокирует проведение документа, но создаст проблемы при сдаче отчётности.
Проверьте настройки учётной политики: ведётся ли в программе штатное расписание и контролируется ли соответствие приёмов штатке. Если контроль включён, а свободной штатной единицы нет, документ не проведётся — сначала придётся создать позицию в штатном расписании.
Создание физического лица в справочнике
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В типовой ЗУП карточка сотрудника автоматически создаёт связанное физическое лицо. Заполните ФИО через специальную форму (фамилия, имя, отчество отдельно), пол, дату рождения. По кнопке «Личные данные» или в соответствующих полях введите ИНН, СНИЛС и документ, удостоверяющий личность.
Обратите внимание на поле «Вид занятости» — оно появится позже в документе приёма, но от него зависит расчёт стажа и отчётность. Адрес регистрации и контактный телефон заполняйте в карточке физлица: эти данные нужны для справок 2-НДФЛ/6-НДФЛ и уведомлений.
Если сотрудник — иностранец, дополнительно укажите статус налогового резидента и данные миграционных документов. От статуса зависит ставка НДФЛ, и ошибка здесь приведёт к неправильному удержанию налога весь период работы.
Оформление документа «Приём на работу»
Перейдите в «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». Укажите организацию, дату приёма, сотрудника, подразделение и должность. Если включён контроль штатного расписания, программа подставит позицию и проверит наличие свободных ставок.
На вкладке оплаты труда задайте начисления: оклад по дням или по часам, тарифную ставку, постоянные надбавки. Проверьте способ отражения в учёте — от него зависит, на какие счета затрат попадут начисления при синхронизации с бухгалтерией.
Для совместителей и внешних сотрудников укажите правильный вид занятости: «внутреннее совместительство» оформляется отдельным приёмом на того же физлица, но нового сотрудника. Оформление совместителя как основного места работы — частая причина ошибок в расчёте среднего заработка и отчётах.
- 1Создайте физлицо и заполните ИНН, СНИЛС, паспортные данные
- 2Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу»
- 3Укажите дату приёма, подразделение, должность и вид занятости
- 4Назначьте график работы и начисления (оклад, надбавки)
- 5Проверьте способ отражения в бухучёте и проведите документ
- 6Сформируйте приказ о приёме (Т-1) и проверьте штатное расписание
График работы и штатное расписание
График работы назначается в документе приёма и определяет норму времени для расчёта оклада. Если нужного графика нет, создайте его заранее: «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Для стандартной пятидневки подойдёт типовой график, но сменные и гибкие режимы нужно настроить вручную с указанием рабочих дней и часов.
После проведения приёма откройте штатное расписание и убедитесь, что ставка занята именно этим сотрудником. Если позиция отображается как свободная, значит, приём проведён без привязки к штатке — проверьте настройки учётной политики и сам документ.
Как проверить результат
Ставка занята новым сотрудником
Позиция свободна при проведённом приёме
Сотрудник есть в списке с датой приёма
Сотрудника нет или дата неверна
Оклад рассчитан пропорционально отработанным дням
Начисление пустое или за полный месяц
ИНН, СНИЛС, статус резидента заполнены
Пустые поля, статус по умолчанию без проверки
Печать приказа и кадровых документов
Из документа приёма по кнопке «Печать» доступен приказ по форме Т-1 и трудовой договор, если шаблон настроен. Проверьте в печатной форме дату приёма, должность, оклад и характер работы — расхождения с документом говорят о незаполненных полях.
Сведения о трудовой деятельности для электронной трудовой книжки формируются отдельным документом «Сведения о трудовой деятельности» (отчёт ЕФС-1/СЗВ-ТД в актуальных формах). Приём должен попасть в ближайший отчёт — просрочка подачи кадровых сведений влечёт штрафы.
Типичные ошибки при оформлении сотрудника
Большинство проблем с кадровым учётом в 1С возникает не из-за программы, а из-за спешки на этапе ввода данных. Ниже — ошибки, которые чаще всего приходится исправлять задним числом, а это всегда сложнее, чем сделать правильно сразу.
Особые сценарии приёма
Приём задним числом
Если сотрудник уже отработал часть месяца, а документ ещё не введён, оформите приём фактической датой до расчёта зарплаты за этот период. Если зарплата уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчёт — программа сделает это автоматически при следующем начислении, но проверьте корректность сумм вручную.
Временный перевод и совмещение
Совмещение должностей оформляется документом «Совмещение должностей», а не вторым приёмом. Временный перевод на другую должность — кадровым переводом с указанием срока окончания. Использование приёма вместо этих документов создаёт лишние рабочие места у одного физлица.
Работа по ГПХ
Договоры ГПХ в ЗУП оформляются отдельным документом «Договор (работы, услуги)», а не приёмом на работу. Исполнитель по ГПХ не должен появляться в штатном расписании и отчётах по штатным сотрудникам — если он там есть, документ оформлен неверно.
Что важно запомнить
Приём сотрудника в 1С — это связанная цепочка: физлицо, документ приёма, график, начисления, штатное расписание, сведения для отчётности. Проверяйте каждый шаг до проведения документа: исправлять ошибки после расчёта зарплаты и сдачи отчётов значительно сложнее.
Частые вопросы
Можно ли оформить приём без СНИЛС и ИНН?
Технически документ проведётся, но отчётность по сотруднику не примут. Запросите у работника документы и внесите данные в карточку физлица до первой сдачи отчётов. Если ИНН у человека нет, поле оставляется пустым — это допустимо, а вот СНИЛС обязателен.
Что делать, если сотрудник принят, но не появляется в штатном расписании?
Проверьте, ведётся ли штатное расписание в настройках учётной политики и указана ли позиция штатки в документе приёма. Если контроль отключён, приём проводится без привязки — включите контроль и перепроведите документ с выбором позиции.
Как оформить сотрудника, который работал раньше и уволился?
Найдите существующее физлицо по ФИО и дате рождения, затем создайте новый приём на это физлицо. Создавать новую карточку нельзя — это приведёт к дублю в персонифицированном учёте и отчётах по НДФЛ.
Нужен ли отдельный документ для электронной трудовой книжки?
Да. Приём на работу сам по себе в отчёт по трудовой деятельности не попадает автоматически — сведения формируются при подготовке отчёта ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) за период, в котором был приём. Проверьте, что мероприятие «Приём» отражено в отчёте до его отправки.
Как исправить ошибочную дату приёма после расчёта зарплаты?
Исправьте дату в документе приёма и перепроведите его, затем выполните перерасчёт зарплаты за затронутые периоды. Если отчётность уже сдана, потребуется корректирующий отчёт. Перед исправлением сделайте резервную копию базы.
Чем отличается оформление в 1С:Бухгалтерии от ЗУП?
В Бухгалтерии приём упрощён: нет детального штатного расписания, графиков и кадровых отчётов. Для полноценного кадрового учёта с несколькими сотрудниками, совместителями и отчётностью в фонды используется ЗУП; Бухгалтерия подходит только для минимального учёта.