Другое · 12 мин
Как указать график работы в 1С
Как создать и указать график работы сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка шаблона, назначение графика, учёт смен, ночных часов и типичные ошибки.
График работы в 1С — это основа расчёта зарплаты, табеля учёта рабочего времени и планирования отпусков. Если график настроен неверно, программа будет неправильно считать норму часов, доплаты за ночное время и сверхурочные, а исправлять начисления задним числом придётся вручную. Поэтому график создают до приёма сотрудников на работу и до первого расчёта зарплаты.
В типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия графики хранятся в отдельном справочнике. Один график можно назначить сразу группе сотрудников, а при переводе человека на другой режим достаточно оформить кадровое изменение, не трогая сам график.
Ниже разобран порядок создания графика, его настройка под разные режимы (пятидневка, сменный, гибкий), назначение сотрудникам и проверка результата. Инструкции ориентированы на 1С:ЗУП, но логика в 1С:Бухгалтерии аналогична — отличаются только названия разделов меню.
Где в 1С хранятся графики работы и за что они отвечают
В 1С:ЗУП графики находятся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». В 1С:Бухгалтерии путь обычно такой: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы». Это справочник, где каждый элемент описывает один режим рабочего времени: пятидневку по 8 часов, сменный график «два через два», неполный рабочий день и так далее.
График определяет норму рабочего времени сотрудника: сколько часов он должен отработать в конкретном месяце. От этой нормы зависят расчёт оклада пропорционально отработанному времени, определение переработок, доплаты за работу в ночное и вечернее время, а также автоматическое заполнение табеля (документа «Табель учёта рабочего времени»).
Важно понимать разницу между графиком и производственным календарём. Календарь задаёт общие праздничные и выходные дни по стране, а график — индивидуальный режим конкретного сотрудника или подразделения. График при заполнении опирается на календарь, но может от него отклоняться: например, сменщики работают в праздники.
Как создать новый график работы
Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Задайте понятное наименование, например «Пятидневка 8 ч (офис)» или «Смена 2/2 по 12 часов» — по названию график должны легко узнавать и кадровик, и расчётчик зарплаты.
Далее нажмите ссылку «Изменить свойства графика» (или «Настройка графика»). Откроется форма настройки, где задаются ключевые параметры: способ заполнения, длительность рабочего дня, учёт праздников, виды времени. После заполнения нажмите «ОК» и запишите график.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
- 2Введите понятное наименование графика
- 3Нажмите «Изменить свойства графика» и выберите способ заполнения (по дням недели или по циклам произвольной длины)
- 4Заполните таблицу расписания: рабочие дни, часы работы, перерывы
- 5Установите флажок учёта праздничных дней по производственному календарю, если график от них зависит
- 6Запишите график и проверьте заполнение календаря графика на текущий год
Обратите внимание на поле «Способ заполнения». Вариант «По дням недели» подходит для пятидневки и шестидневки, «По циклам произвольной длины» — для сменных графиков вроде «сутки через трое» или «два через два». От выбора зависит, какую таблицу расписания предложит программа.
Настройка типовых режимов: пятидневка, смены, неполный день
Пятидневная рабочая неделя
Самый простой случай. Выберите способ заполнения «По дням недели», укажите для понедельника–пятницы по 8 часов, для субботы и воскресенья — 0. Установите флажок «При заполнении учитывать праздничные дни», чтобы программа автоматически убирала работу в праздники и сдвигала норму по производственному календарю.
Если в компании принят перерыв на обед, его можно указать в таблице «Перерывы в работе», но на расчёт нормы это обычно не влияет — норма задаётся именно часами работы, а не временем присутствия.
Сменный график (например, «два через два»)
Выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины» и укажите дату отсчёта — день, с которого начинается цикл. Затем заполните таблицу цикла: день 1 — 12 часов, день 2 — 12 часов, дни 3 и 4 — выходные. Программа будет повторять цикл автоматически, включая праздники.
Для сменных графиков обычно не ставят флажок учёта праздничных дней, потому что сменщики работают по своему циклу независимо от праздников. Работа в праздничный день у них оплачивается отдельно по факту, а норма часов определяется циклом.
Неполное рабочее время
Создайте отдельный график с уменьшенным количеством часов, например «Пятидневка 4 ч». Норма у такого графика будет меньше, и программа корректно рассчитает оплату пропорционально. Не пытайтесь отразить неполное время «урезанием» стандартного графика вручную в табеле — это приведёт к ложным недоработкам и переработкам.
Сравнение способов заполнения графика
Подходит для пятидневки и шестидневки с фиксированными выходными. Ограничение: нельзя задать плавающие выходные.
Подходит для сменных режимов: 2/2, сутки/трое, скользящие выходные. Требует точной даты отсчёта цикла, иначе график «поедет».
Удобно, когда новый график повторяет уже существующий с небольшими отличиями. Изменение базового графика может неожиданно повлиять на зависимый.
Как указать ночные, вечерние часы и перерывы
Если сотрудники работают в ночное время (по ТК РФ — с 22:00 до 6:00), в настройках графика нужно включить учёт видов времени. В таблице расписания для смены указывается не только общее количество часов, но и сколько из них приходится на ночное и вечернее время.
Для этого в форме настройки графика установите флажки «Ночные часы» и/или «Вечерние часы» — в таблице появятся дополнительные колонки. Заполните их, например: рабочее время 8 часов, из них ночных 6. Тогда программа автоматически рассчитает доплату за ночные часы при начислении зарплаты, если соответствующий вид начисления настроен.
Типичная ошибка — указывать ночные часы «по памяти», не сверяясь с фактическим расписанием смен. Если в графике ночных часов больше, чем реально работает сотрудник, компания переплатит; если меньше — нарушаются права работника, что рискованно при проверке трудовой инспекции.
Как назначить график сотруднику
При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу»: на вкладке с условиями труда есть поле «График работы». Выберите нужный элемент справочника — и с даты приёма норма времени сотрудника будет считаться по этому графику.
Если сотрудник уже работает и режим меняется, оформите документ «Кадровый перевод» (в ЗУП — «Кадровые переводы»), где измените только график работы с нужной даты. Не редактируйте первичный приём на работу — это исказит историю кадрового учёта и может сломать отчётность.
Для массового изменения режима в подразделении используйте документ «Изменение графика работы списком» (в некоторых версиях — «Изменение условий труда»), который позволяет перевести сразу группу сотрудников на новый график одной датой.
Проверка результата: календарь графика и табель
После настройки откройте в карточке графика закладку или команду просмотра календаря — программа показывает заполненный календарь на год с рабочими и выходными днями и нормой часов по месяцам. Сверьте норму с производственным календарём: для пятидневки 8 часов месячная норма должна совпадать с общероссийской.
Вторая проверка — сформируйте документ «Табель учёта рабочего времени» за любой месяц по сотруднику с новым графиком. Табель должен автоматически заполниться явками и выходными в соответствии с графиком. Если видны пустые дни или нереалистичные часы — возвращайтесь к настройке шаблона.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём (для стандартных режимов) или с расчётной нормой цикла (для сменных)
Норма отличается без причины — неверно заполнен шаблон или флажок учёта праздников
Явки, выходные и ночные часы заполняются по графику без ручных правок
Пустые дни, нулевые часы в рабочие дни, явки в выходные
При полном месяце начисляется полный оклад, при неполном — пропорция корректна
Программа считает недоработку или переработку при полностью отработанном месяце
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — неверная дата отсчёта в сменном графике. Если цикл «два через два» привязан к неправильной дате, все смены смещаются, и табель заполняется зеркально: рабочие дни становятся выходными и наоборот. Проверяйте первые дни месяца по фактическому расписанию.
Вторая распространённая проблема — редактирование одного графика, назначенного разным подразделениям с разными реальными режимами. Изменение «для одного отдела» мгновенно затрагивает всех, кому назначен этот график. Правило простое: один фактический режим — один график в справочнике.
Также учтите ограничение: типовой график не умеет сам по себе отражать индивидуальные отклонения — отпуска, больничные, командировки. Они вводятся отдельными документами, которые «перекрывают» график на период отсутствия.
Перед созданием нового графика проверьте справочник: часто нужный режим уже есть, и достаточно назначить его сотруднику. Лишние дубли графиков усложняют отчётность и повышают риск назначить «не тот» вариант.
Что важно запомнить
График создаётся в справочнике «Графики работы сотрудников», настраивается через шаблон (по дням недели или по циклу) и назначается кадровым документом. Проверяйте норму часов и автозаполнение табеля до первого расчёта зарплаты, а задним числом график не правьте — создавайте новый.
Частые вопросы
Нужно ли каждый год заполнять график заново?
Нет. График заполняется автоматически на основе шаблона и производственного календаря. Достаточно перед началом года убедиться, что производственный календарь обновлён (в типовых конфигурациях он обновляется вместе с релизом или через сервис), и проверить заполнение календаря графика на новый год.
Что делать, если сотрудник работает по индивидуальному режиму, не совпадающему ни с одним графиком?
Создайте отдельный график под этот режим — справочник не ограничивает количество элементов. Если режим меняется каждую неделю и не поддаётся шаблону, рабочее время вводят документами «Данные для расчёта зарплаты» или индивидуальным графиком на месяц (документ «Индивидуальный график» в ЗУП).
Как изменить график сотруднику с середины месяца?
Оформите кадровый перевод с даты изменения режима. Программа корректно посчитает норму: до даты перевода — по старому графику, после — по новому. Ручное деление месяца на части не требуется.
Почему табель не заполняется автоматически, хотя график назначен?
Проверьте три вещи: заполнен ли календарь графика на нужный период, корректна ли дата приёма сотрудника (табель не заполняется до неё) и не перекрыт ли период документами отсутствия с ошибочными датами. Чаще всего причина — незаполненный производственный календарь на текущий год.
Можно ли удалить график, который больше не нужен?
Если график когда-либо использовался в кадровых документах или расчётах, удалить его не получится — программа заблокирует удаление из-за ссылок. Вместо удаления пометьте наименование пометкой «не используется» или добавьте префикс, чтобы его не выбирали по ошибке.
Чем график работы отличается от табеля учёта рабочего времени?
График — это план: сколько и когда сотрудник должен работать. Табель — это факт: сколько он реально отработал с учётом отпусков, больничных и прогулов. Зарплата рассчитывается сопоставлением факта с планом, поэтому оба инструмента должны быть настроены согласованно.