Как удерживать из зарплаты в 1С: ЗУП

Удержания из заработной платы — одна из самых чувствительных операций в учёте: ошибка в сумме или нарушение очерёдности взыскания грозит претензиями со стороны сотрудника, приставов и трудовой инспекции. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) удержания ведутся отдельным блоком и автоматически попадают в расчёт зарплаты, но только при условии правильно заведённых документов-оснований.

Конфигурация различает постоянные удержания (алименты, профсоюзные взносы, погашение займов) и разовые (возмещение ущерба, удержание за неотработанный аванс при увольнении). Для каждого типа предусмотрен свой документ и свой алгоритм расчёта. Ниже разобраны основные сценарии: от настройки вида удержания до проверки результата в расчётном листке.

Материал ориентирован на типовую 1С:ЗУП редакции 3.1. В старых версиях и в 1С:Бухгалтерии механика похожа, но названия документов и разделов могут отличаться.

Какие виды удержаний поддерживает 1С:ЗУП

Прежде чем заводить документ, определите категорию удержания — от этого зависит выбор инструмента. Типовая конфигурация работает со следующими группами:

• Удержания по исполнительным документам — алименты, взыскания по решениям судов, штрафы. Оформляются документом «Исполнительный лист».
• Постоянные удержания в пользу третьих лиц — профсоюзные взносы, добровольное страхование, платежи по заявлению сотрудника.
• Удержания по займам — погашение займов, выданных сотруднику организацией.
• Разовые удержания — возмещение материального ущерба, удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении, стоимость спецодежды.
• НДФЛ и долги за сотрудником — рассчитываются программой автоматически и отдельного документа не требуют.

Подготовка: настройка видов удержаний

Большинство видов удержаний уже предустановлены в конфигурации. Проверьте их в разделе «Настройка → Удержания». Если нужного вида нет — например, удержание за питание или аренду жилья — создайте новый элемент справочника.

При создании нового вида удержания обратите внимание на ключевые параметры: назначение (удержание в пользу третьих лиц, расчёты по прочим операциям), способ расчёта (фиксированная сумма, процент от заработка, произвольная формула) и то, облагается ли база. От этих настроек зависит, как программа рассчитает сумму в документе начисления зарплаты.

Также проверьте, что в настройках учётной политики организации (раздел «Настройка → Реквизиты организации» или «Учётная политика») включён учёт удержаний и исполнительных документов — в свежих релизах нужные функциональные опции обычно активны по умолчанию.

Как оформить удержание по исполнительному листу

Для алиментов и взысканий по решениям судов используется документ «Исполнительный лист» (раздел «Зарплата → Удержания → Исполнительные листы»). Один лист заводится на одного получателя по одному основанию.

1. 1
   Откройте «Зарплата → Удержания → Исполнительные листы» и создайте новый документ.
2. 2
   Укажите сотрудника, дату начала удержаний и при необходимости дату окончания (например, совершеннолетие ребёнка).
3. 3
   Заполните реквизиты исполнительного документа: номер, дату, наименование суда или службы приставов.
4. 4
   Выберите способ расчёта: процент от заработка, доля (например, 1/4) или фиксированная сумма с индексацией.
5. 5
   Укажите получателя из справочника контрагентов и способ перечисления (платёжное поручение, почтовый перевод).
6. 6
   Задайте предельный процент удержания, если он указан в документе.
7. 7
   Проведите документ и проверьте расчёт в ближайшем «Начислении зарплаты и взносов».

Если алименты установлены в твёрдой сумме, подлежащей индексации пропорционально росту прожиточного минимума, отметьте соответствующий признак — программа будет пересчитывать сумму при регистрации изменения прожиточного минимума.

Почтовый сбор за перевод алиментов тоже удерживается с сотрудника: для этого в исполнительном листе предусмотрены настройки вознаграждения платёжному агенту — фиксированной суммой или по шкале.

Постоянные удержания по заявлению сотрудника

Для регулярных платежей по заявлению работника — профсоюзные взносы, добровольное пенсионное страхование, оплата кредита через работодателя — используется документ «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» (раздел «Зарплата → Удержания»).

В документе укажите период действия, сотрудника (или список сотрудников), контрагента-получателя и сумму либо процент. Удержание будет автоматически попадать в каждый расчёт зарплаты, пока действует документ. Чтобы прекратить удержание, создайте документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком» не нужен — используйте отдельный документ «Прекращение удержаний» либо просто установите дату окончания в самом документе удержания.

Основание для таких удержаний — письменное заявление сотрудника. Храните заявления: при проверке или споре именно они подтверждают правомерность удержания.

Разовые удержания: ущерб, займы, увольнение

Разовые суммы оформляются документом из раздела «Зарплата → Удержания → Удержания по прочим операциям» (в некоторых релизах — «Удержание в счет расчетов по прочим операциям»). Укажите сотрудника, вид удержания, сумму и период, в котором она должна быть удержана.

Возмещение материального ущерба

При удержании за причинённый ущерб помните об ограничении: без согласия сотрудника взыскать можно, как правило, не более среднего месячного заработка, а ежемесячное удержание не должно превышать установленную долю выплаты. Сумму ущерба и порядок взыскания зафиксируйте приказом, а данные внесите в ЗУП разовым документом с указанием периода удержания.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, программа при проведении документа «Увольнение» сама рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска — при условии, что в настройках это не отключено. Проверьте вкладку удержаний в документе увольнения: сумма появится автоматически на основании данных об использованных отпусках.

Погашение займа сотрудника

Займы, выданные организацией, учитываются через документы «Договор займа сотруднику» и график погашения. Удержания по графику попадают в расчёт зарплаты автоматически. Если займ учитывается вне 1С, используйте постоянное удержание с фиксированной суммой.

Маршрут решения

Как выбрать документ

Есть исполнительный лист, судебный приказ или постановление приставаСоздайте документ «Исполнительный лист» с указанием процента или фиксированной суммы

Сотрудник написал заявление на регулярный платёж третьему лицуИспользуйте «Постоянное удержание в пользу третьих лиц»

Нужно удержать единоразовую сумму (ущерб, переплата)Оформите «Удержание по прочим операциям» на конкретный период

Сотрудник увольняется с неотработанным отпускомПроверьте автоматический расчёт удержания в документе «Увольнение»

Как удержание попадает в расчёт и как его проверить

Все зарегистрированные удержания подтягиваются в документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически при его заполнении. На вкладке «Удержания» видны сотрудники, виды удержаний, база расчёта и итоговые суммы. Если вкладка пуста, а удержание должно было сработать — ищите причину до проведения документа.

После расчёта проверьте результат в расчётном листке сотрудника (раздел «Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок»). Там должна быть строка удержания с корректной суммой, а итог «к выплате» — уменьшен на её величину.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вкладка «Удержания» в начислении зарплаты

Норма

Строка с нужным видом удержания и верной суммой присутствует

Тревожный признак

Строки нет или сумма нулевая — проверьте даты действия документа-основания

Расчётный листок сотрудника

Норма

Удержание отражено, итог к выплате уменьшен корректно

Тревожный признак

Удержание отсутствует или сумма к выплате не изменилась

Соблюдение предельного процента

Норма

Сумма удержаний не превышает установленную долю выплаты

Тревожный признак

Удержано больше допустимого — проверьте настройки ограничения в исполнительном листе

Отчёт по исполнительным документам

Норма

Задолженность по листу уменьшается на удержанные суммы

Тревожный признак

Остаток по листу не меняется — удержание не рассчиталось

Для контроля исполнительных производств используйте отчёт «Журнал учёта исполнительных документов» и отчёт по задолженности по удержаниям — они показывают остатки к взысканию по каждому листу.

Типичные ошибки и как их избежать

Если удержание не рассчиталось в текущем месяце, не редактируйте проведённое начисление вручную — корректнее завести или исправить документ-основание и пересчитать зарплату через механизм доначисления либо учесть сумму в следующем периоде с корректировкой.

Частые вопросы

Что делать, если удержание не появилось в начислении зарплаты?

Проверьте три вещи: дату начала действия документа-основания (она должна попадать в расчётный период), то, что документ проведён, и то, что сотрудник в документе совпадает с сотрудником в начислении. Затем перезаполните «Начисление зарплаты и взносов» кнопкой «Заполнить» — удержания подтягиваются при заполнении.

Как удерживать по нескольким исполнительным листам одновременно?

Заведите отдельный документ «Исполнительный лист» на каждое взыскание. Программа рассчитает все удержания и применит общее ограничение процента от выплаты. Очерёдность взысканий по закону (сначала алименты и возмещение вреда здоровью, затем прочие) контролируйте вручную — автоматическое распределение по очередям в типовой конфигурации ограничено.

Можно ли изменить сумму уже действующего удержания?

Да, но не редактированием старого документа «задним числом». Создайте новый документ с новой суммой и датой начала, а действие прежнего завершите. Для исполнительных листов основанием служит новый документ от пристава или суда — без него менять условия взыскания нельзя.

Как прекратить удержание алиментов при совершеннолетии ребёнка?

Если в исполнительном листе указана дата окончания, удержание прекратится автоматически. Если дата не задана, оформите прекращение вручную: отредактируйте документ, указав дату окончания, либо создайте документ прекращения удержания. За месяц совершеннолетия алименты обычно рассчитываются пропорционально дням до дня рождения.

Нужно ли удерживать НДФЛ с суммы, удержанной по исполнительному листу?

НДФЛ исчисляется со всего дохода сотрудника до удержаний: сначала рассчитывается налог, затем из оставшейся суммы производится удержание по листу. Базой для процента по исполнительному документу служит доход за вычетом НДФЛ — именно так и считает программа.

Как отразить удержание, если сотрудник работает в нескольких организациях группы?

Удержания регистрируются в той организации, где оформлено рабочее место сотрудника и начисляется зарплата. Если исполнительный лист поступил на конкретного работодателя, документ заводится в его учёте. При внутреннем совместительстве проверьте, что удержание охватывает доходы по всем местам работы в рамках одного юридического лица.