Как удалить увольнение в 1С

Ошибочное увольнение сотрудника — частая ситуация: указали неверную дату, выбрали не того работника или приказ об увольнении отменили. В 1С удалить увольнение можно несколькими способами, и выбор зависит от того, проведён ли документ, начислена ли уже зарплата и компенсация, сдана ли отчётность по этому сотруднику.

Простейший случай — документ «Увольнение» создан, но не проведён или проведён в текущем периоде до расчёта зарплаты. Тогда достаточно пометить документ на удаление или отменить его проведение. Сложнее, когда по увольнению уже выполнен окончательный расчёт, выплачены суммы и отправлены отчёты (ЕФС-1, персонифицированные сведения): здесь прямое удаление недопустимо, нужна корректировка.

Ниже разобраны все сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и отчасти 1С:Бухгалтерия, с проверкой последствий и типичными ошибками.

Когда увольнение можно удалить, а когда только исправить

Перед удалением оцените состояние расчётов. Полное удаление безопасно, если документ не проведён либо проведён, но по нему ещё не созданы «Начисление зарплаты и взносов» с компенсацией отпуска, ведомости на выплату и платёжные документы. В этом случае удаление не оставит «хвостов» в учёте.

Если окончательный расчёт уже проведён, удаление увольнения приведёт к «висячим» начислениям: компенсация отпуска и удержания останутся в учёте без основания. Если сведения об увольнении уже ушли в СФР (форма ЕФС-1) или в персонифицированные сведения о физлицах, документ удалять нельзя — потребуется подача корректирующих или отменяющих сведений.

Способ 1. Пометка на удаление непроведённого документа

Откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» (в ЗУП 3.1 также «Кадры» → «Все кадровые документы»). Найдите нужный документ по сотруднику и дате. Если документ не проведён (в журнале нет зелёной отметки проведения), выделите его и нажмите клавишу Delete или кнопку «Пометить на удаление» в меню «Ещё».

Документ будет помечен красным крестиком. Физически он удалится из базы после выполнения обработки «Удаление помеченных объектов» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Пока обработка не запущена, пометку можно снять, и документ восстановится.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Увольнения» и найдите документ
2. 2
   Убедитесь, что документ не проведён (нет зелёной отметки)
3. 3
   Нажмите Delete или «Ещё» → «Пометить на удаление»
4. 4
   Подтвердите пометку
5. 5
   При необходимости запустите «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов»

Способ 2. Отмена проведения и удаление проведённого документа

Если документ проведён, пометить его на удаление напрямую не получится — программа выдаст сообщение о необходимости отменить проведение. Откройте документ, нажмите кнопку «Провести/Отменить проведение» (или в журнале — «Ещё» → «Отменить проведение»), после чего пометьте документ на удаление.

После отмены проведения проверьте кадровое состояние сотрудника: откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в ней не осталось сведений об увольнении, а в отчёте «Списки сотрудников» работник снова числится как действующий. Также проверьте регистр «Кадровая история сотрудников» — запись об увольнении должна исчезнуть.

Если расчёт при увольнении уже выполнен

В ЗУП окончательный расчёт обычно проводится документом «Увольнение» с включённым флажком расчёта либо отдельным «Начислением зарплаты и взносов». Отмените проведение всех связанных документов в обратном порядке: сначала ведомости на выплату (если выплата не прошла фактически), затем начисления, затем увольнение. Проверьте, что по сотруднику не осталось долгов в отчёте «Задолженность по зарплате».

Способ 3. Отмена увольнения без удаления документа

В ряде случаев удалять документ не требуется: сотрудника уволили, а затем отменили приказ в том же месяце. Практичный вариант — отменить проведение увольнения и оставить документ помеченным на удаление, либо восстановить сотрудника новым кадровым переводом/приёмом, если увольнение было реальным, а затем человек вернулся.

Если ошибка только в реквизитах (дата, основание, статья ТК), документ можно не удалять, а исправить: откройте его, скорректируйте данные и перепроведите. При уже сданной отчётности корректируйте через подачу уточняющих сведений, а не через удаление.

Сравнение подходов

Пометка на удаление

Документ ошибочен и расчётов по нему нет; самый чистый вариант

Отмена проведения + пометка

Документ проведён, но выплат и отчётности ещё не было

Исправление реквизитов

Ошибка в дате, основании или статье; движения корректны по сути

Отменяющая отчётность

Увольнение уже ушло в СФР — удалять нельзя, нужны корректировки

Особенности для 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый документ «Увольнение» находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Все кадровые документы»). Логика та же: отмените проведение, затем пометьте на удаление. Учтите, что начисление компенсации там выполняется документом «Начисление зарплаты», и его также придётся распровести.

Если ведомость в банк или кассу уже проведена и зарегистрирована оплата, сначала разберитесь с выплатой. Удаление кадрового документа при проведённой выплате приведёт к расхождению расчётов с сотрудником.

Проверка результата после удаления

После удаления или отмены проведения убедитесь, что учёт вернулся в исходное состояние. Откройте карточку сотрудника: статус должен быть действующим, даты увольнения быть не должно. Сформируйте отчёт «Штатное расписание» или «Списки сотрудников» — работник должен отображаться как работающий.

Дополнительно проверьте расчётную часть: в «Начислении зарплаты и взносов» за месяц предполагавшегося увольнения сотрудник должен рассчитываться в обычном порядке, без компенсации отпуска. В отчётах по НДФЛ и взносам не должно остаться сумм окончательного расчёта, если они были ошибочными.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Нет даты увольнения, статус действующий

Тревожный признак

Осталась дата увольнения или запись в кадровой истории

Начисление зарплаты за месяц

Норма

Сотрудник рассчитывается как обычно

Тревожный признак

Осталась компенсация отпуска или удержания

Задолженность по зарплате

Норма

Нет необоснованных долгов по сотруднику

Тревожный признак

Висит долг или переплата от отменённого расчёта

Отчётность в СФР

Норма

Сведения об увольнении не отправлялись или отменены

Тревожный признак

Фонд получил увольнение, а в базе оно удалено

Типичные ошибки при удалении увольнения

Самая распространённая ошибка — удаление документа при уже выполненном расчёте. В учёте остаются начисления без основания, которые потом искажают отчётность и расчёты с сотрудником. Вторая частая проблема — удаление увольнения после отправки ЕФС-1: в фонде человек числится уволенным, а в базе работает, что всплывёт при следующей отчётности.

Перед любыми манипуляциями с кадровыми документами за закрытые периоды сделайте резервную копию базы. Если период закрыт датой запрета изменения данных, сначала временно снимите ограничение у пользователя с правами администратора, а после исправления верните дату запрета на место.

Частые вопросы

Можно ли удалить увольнение, если зарплата за месяц уже рассчитана?

Да, но сначала отмените проведение документа «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц (или пересчитайте его после удаления увольнения), затем отмените проведение и удалите само увольнение. После этого перепроведите начисление зарплаты, чтобы сотрудник рассчитался в обычном порядке.

Что делать, если сведения об увольнении уже отправлены в СФР?

Удалять документ нельзя. Подготовьте отменяющую форму ЕФС-1 с типом сведений «отменяющая» по этому сотруднику, а также проверьте необходимость корректировки персонифицированных сведений и расчёта по взносам. Только после принятия корректировок фондом можно приводить базу в соответствие.

Почему программа не даёт пометить увольнение на удаление?

Чаще всего документ проведён — сначала отмените проведение. Также причина может быть в установленной дате запрета изменения данных или в отсутствии у пользователя прав на изменение кадровых документов. Проверьте «Администрирование» → «Даты запрета изменения данных» и права пользователя.

Как отменить увольнение, если сотрудник решил остаться, но приказ уже проведён?

Если отчётность не сдана, отмените проведение документа и пометьте его на удаление — кадровая история восстановится автоматически. Если увольнение уже зарегистрировано в отчётности, оформляйте отменяющие сведения, а при реальном увольнении и повторном выходе — новый приём на работу.

Нужно ли удалять увольнение, если ошиблась только дата?

Нет, достаточно исправить документ: откройте его, измените дату увольнения и перепроведите. Если по старой дате уже был выполнен расчёт, пересчитайте начисления за затронутые месяцы и проверьте НДФЛ и взносы.

Удалится ли увольнение из базы сразу после пометки?

Нет. Пометка на удаление лишь исключает документ из учёта. Физическое удаление выполняется через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Удаление помеченных объектов», причём обработка не удалит объект, если на него ссылаются другие документы.