Как убрать зарплату из расходов в 1С

Зарплата попадает в расходы в 1С автоматически: документ «Начисление зарплаты» формирует проводки по дебету счетов затрат (20, 25, 26, 44) в корреспонденции со счетом 70. Если затраты уходят не туда — на неправильный счёт, на неверную статью затрат или вовсе не должны признаваться расходами — проблему нужно искать не в самом документе, а в цепочке настроек: способе отражения зарплаты, штатном расписании, данных сотрудника и настройках счетов учёта.

Типовые ситуации, когда требуется убрать зарплату из расходов: начисление относится к капитальным вложениям (счёт 08), должно списываться за счёт чистой прибыли (счёт 84) или целевого финансирования (счёт 86), ошибочно попало на счёт 26 вместо 20, либо расходы не принимаются для налога на прибыль. В каждом случае действия отличаются, и важно сначала определить, на каком уровне задан неверный способ отражения.

Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) и 1С:ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу. Перед любыми исправлениями в закрытых периодах сделайте резервную копию информационной базы.

Определяем, откуда зарплата попадает в расходы

Прежде чем что-то менять, установите источник проводки. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 (или по счёту затрат, куда попала зарплата) и провалитесь в карточку счёта до первичного документа. Обычно это «Начисление зарплаты» за конкретный месяц.

Способ отражения зарплаты в 1С:Бухгалтерии определяется по иерархии приоритетов: сначала программа смотрит способ, указанный непосредственно в документе начисления, затем — в карточке сотрудника, далее — в штатном расписании (позиции), затем — в настройках организации, и в самом конце — общие настройки учёта зарплаты. Если на каком-то уровне задан неверный счёт, он «перебивает» остальные.

Меняем способ отражения в документе начисления

Если ошибка разовая — например, премия одного сотрудника должна идти за счёт прибыли, а не в расходы, — проще всего исправить сам документ. Откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления» (или «Зарплата» → «Начисление зарплаты»), найдите нужный документ и проверьте колонку «Способ отражения» в табличной части.

Если колонки не видно, включите её через кнопку «Ещё» → «Изменить форму». Укажите нужный способ отражения или создайте новый: элемент справочника «Способы учёта зарплаты» содержит счёт дебета, статью затрат и прочую аналитику. После изменения перепроведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт».

1. 1
   Сделайте резервную копию базы, если период закрыт
2. 2
   Откройте документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц
3. 3
   Укажите корректный способ отражения в строке сотрудника или создайте новый элемент справочника
4. 4
   Перепроведите документ и откройте проводки (Дт/Кт)
5. 5
   Сформируйте ОСВ по счёту 70 и проверьте, что сумма ушла с неверного счёта затрат

Настраиваем способ отражения на постоянной основе

В карточке сотрудника

Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», выберите сотрудника и найдите поле «Способ отражения в бухучёте» (в разделе выплат и учёта затрат). Укажите нужный способ — например, со счётом 08, если сотрудник занят созданием основного средства, или со счётом 91.02/84 по правилам вашей учётной политики. С этого момента все новые начисления пойдут по указанному счёту.

В штатном расписании и настройках организации

Если неверный счёт тянется у целого подразделения, проверьте «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание»: у позиции может быть задан свой способ отражения. Глобальная настройка по умолчанию находится в «Главное» → «Учётная политика» (или «Настройки налогов и отчётов» → «Зарплата») — там задаётся счёт затрат по умолчанию для организации.

В 1С:ЗУП аналогичная логика реализована через «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика» → «Бухучёт и выплата зарплаты», а способы отражения хранятся в справочнике «Способы отражения зарплаты в бухучёте». После синхронизации проводки формирует уже бухгалтерская программа.

Убираем зарплату из расходов в налоговом учёте

Отдельная задача — оставить зарплату в бухгалтерских расходах, но исключить её из расходов по налогу на прибыль. Типичный пример: выплаты, не поименованные в трудовом договоре, или премии за счёт чистой прибыли (п. 1, п. 21–22 ст. 270 НК РФ).

В 1С:Бухгалтерии это решается через статью затрат в способе отражения. Создайте отдельную статью затрат (справочник «Статьи затрат») с видом расхода «Не учитываемые в целях налогообложения» и укажите её в способе отражения. Тогда в бухучёте проводка пройдёт по счёту затрат, а в налоговом учёте сумма отразится как не принимаемая — с формированием постоянной разницы при применении ПБУ 18/02.

Исправляем прошлые периоды

Если зарплата уже попала в расходы в прошлых месяцах, есть два безопасных пути. Первый — перепровести документы начисления с исправленным способом отражения, если период ещё открыт и отчётность не сдана. Второй — ввести документ «Операции, введённые вручную» (раздел «Операции») и сделать сторнирующую проводку: Дт неверного счёта затрат (красным/минусом) — Кт 70 и одновременно Дт правильного счёта — Кт 70.

При ручной корректировке следите за налоговым учётом: в операции вручную суммы БУ и НУ заполняются отдельно, и если оставить колонку НУ пустой, возникнут разницы, которые исказят декларацию по прибыли. Проверьте результат отчётом «Анализ учёта по налогу на прибыль».

Проверяем результат

После исправлений сформируйте оборотно-сальдовую ведомость за затронутый период и убедитесь, что на неверном счёте затрат зарплатных сумм больше нет, а кредитовое сальдо счёта 70 соответствует задолженности перед персоналом. Дополнительно сверьте регистр «Отражение зарплаты в бухучёте» (в ЗУП) или анализ счёта 70 по сотрудникам.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту затрат за период

Норма

Зарплатных оборотов по Дт 70 нет на исключённом счёте

Тревожный признак

Оборот Дт затрат — Кт 70 остался прежним

Проводки документа «Начисление зарплаты»

Норма

Дебет указывает на нужный счёт и статью затрат

Тревожный признак

Счёт дебета снова старый — способ отражения не применился

Анализ учёта по налогу на прибыль

Норма

Нет неожиданных разниц, схема БУ=ПР+ВР+НУ сходится

Тревожный признак

Появились необъяснимые постоянные или временные разницы

Частые ошибки и ограничения

Помните об ограничениях: если в базе работает обмен с 1С:ЗУП, исправлять способы отражения нужно на стороне ЗУП, иначе при следующей синхронизации данные вернутся в исходное состояние. Также при доработанных конфигурациях типовая иерархия приоритетов способов отражения может быть изменена — в этом случае логику подстановки счёта должен подтвердить специалист, сопровождающий вашу конфигурацию.

Частые вопросы

Можно ли просто удалить проводки по зарплате из документа?

Нет. Проводки по дебету затрат и кредиту 70 — это одна сторона учёта; тот же документ формирует движения по НДФЛ, страховым взносам и регистрам расчётов с персоналом. Удаление или ручная правка части проводок приведёт к расхождениям между бухгалтерским и налоговым учётом. Правильный путь — изменить способ отражения и перепровести документ целиком.

Как отнести зарплату на счёт 84 (нераспределённая прибыль)?

Создайте способ отражения со счётом дебета 84 и примените его в документе начисления или карточке сотрудника. Учтите, что такие выплаты не признаются расходами в налоговом учёте, поэтому статья затрат должна быть с видом «не учитываемые в целях налогообложения». Решение о выплатах за счёт прибыли должно быть подкреплено решением участников и учётной политикой.

Почему после изменения настройки счёт в документе не изменился?

Скорее всего, способ отражения задан на уровне с более высоким приоритетом — в самом документе или в карточке сотрудника. Проверьте колонку «Способ отражения» в табличной части начисления: если она заполнена, настройки организации и штатного расписания игнорируются. Очистите или замените значение именно там.

Как исправить зарплату в расходах, если период закрыт и отчётность сдана?

Не трогайте документы закрытого периода. Введите операцию вручную текущей датой: сторнируйте проводку с неверного счёта затрат и отразите её на правильном счёте, заполнив суммы бухгалтерского и налогового учёта. Если исправление влияет на налоговую базу прошлого периода, оцените необходимость уточнённой декларации по прибыли.

Работаем в 1С:ЗУП с обменом в Бухгалтерию — где исправлять?

Все исправления способов отражения делайте в ЗУП: в документе «Отражение зарплаты в бухучёте», в данных сотрудника или настройках организации. После исправления выполните синхронизацию заново. Правки, внесённые вручную на стороне Бухгалтерии, будут перезаписаны при следующем обмене.

Что делать, если зарплата попала на 26 счёт вместо 20?

Это ошибка способа отражения по умолчанию. Проверьте настройку счёта затрат в учётной политике организации и в штатном расписании: для производственного персонала должен быть задан способ со счётом 20 и нужной номенклатурной группой. Исправьте настройку, перепроведите начисления открытого периода и проверьте распределение общехозяйственных расходов при закрытии месяца.