Другое · 11 мин
Как убрать сотрудника в 1С: увольнение, удаление и блокировка доступа
Как убрать сотрудника в 1С: увольнение кадровым приказом, пометка на удаление, отключение пользователя. Пошаговые инструкции, проверки и типичные ошибки.
Фраза «убрать сотрудника» в 1С может означать три разные задачи: оформить увольнение в кадровом учёте, удалить лишнюю карточку из справочника «Сотрудники» или отключить учётную запись пользователя, чтобы человек потерял доступ к базе. Эти действия выполняются в разных разделах программы и имеют разные последствия, поэтому сначала нужно понять, какая именно ситуация у вас.
Главное правило: сотрудника, по которому есть проведённые документы (начисления, кадровые приказы, кассовые операции), физически удалить из базы нельзя — и не нужно. Такие записи являются частью учётной истории, и их удаление нарушит целостность данных и отчётность. Правильный способ «убрать» работающего или уволенного сотрудника — оформить увольнение, а лишние карточки без движений можно удалить через пометку на удаление.
Ниже разобраны все три сценария: кадровое увольнение в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, удаление ошибочно созданной карточки и блокировка пользователя информационной базы. Для каждого сценария даны пошаговые действия, способы проверки результата и ограничения.
Определите, что именно нужно сделать
Прежде чем открывать программу, ответьте на три вопроса. Первый: оформлен ли сотрудник кадровыми документами и были ли по нему начисления? Если да — физическое удаление невозможно, нужен документ увольнения. Второй: заведена ли карточка ошибочно, например дубль или тестовая запись, по которой нет ни одного документа? Тогда допустимо удаление. Третий: нужно ли закрыть человеку вход в программу? Это делается отдельно, через список пользователей, и не связано с кадровым учётом.
Частая ситуация: сотрудник уволен, приказ оформлен, но карточка продолжает «мешаться» в списках и подборах. Это нормально — уволенные сотрудники остаются в справочнике для корректной отчётности за прошлые периоды. Скрыть их из рабочих списков можно настройкой отбора, не удаляя данные.
Как выбрать действие
Оформление увольнения в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом увольнение оформляется кадровым документом. Откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника, дату увольнения, основание (статью ТК) и при необходимости компенсацию неиспользованного отпуска — программа рассчитает её автоматически по данным учёта.
После заполнения проведите документ. Программа автоматически рассчитает окончательный расчёт: зарплату за отработанные дни последнего месяца, компенсацию отпуска, удержания и НДФЛ. Проверьте начисления на вкладке расчёта до проведения, особенно если в последнем месяце были больничные, отпуска или премии.
Признак корректного увольнения: в карточке сотрудника в поле текущего состояния появляется запись об увольнении с датой, сотрудник перестаёт попадать в документы начисления зарплаты за следующие месяцы и исчезает из списков работающих. Печатную форму приказа (Т-8 или форму организации) можно вывести прямо из документа кнопкой «Печать».
- 1Откройте Кадры → Увольнения → Создать
- 2Заполните сотрудника, дату и основание увольнения
- 3Проверьте автоматический расчёт компенсации и окончательного расчёта
- 4Проведите документ и распечатайте приказ при необходимости
- 5Убедитесь, что сотрудник не попадает в начисления следующего месяца
Увольнение в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии с кадровым учётом в ограниченном объёме увольнение также оформляется документом. Путь зависит от версии: обычно это «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Увольнение», либо документ создаётся из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ». Укажите дату увольнения и проведите документ.
Если в вашей конфигурации кадровые документы не ведутся (учёт только расчётный), увольнение фиксируется в карточке сотрудника вручную или через кадровый приказ вне программы. В этом случае важно проследить, чтобы сотрудник не попадал в автоматическое заполнение начислений: при заполнении документа «Начисление зарплаты» уберите его строку вручную.
После увольнения проверьте отчётность: сотрудник должен корректно отразиться в расчётах по страховым взносам и 6-НДФЛ за период увольнения, а в следующих периодах по нему не должно быть начислений. Если увольнение оформили задним числом после сдачи отчётов, может потребоваться уточнённая отчётность — это повод привлечь бухгалтера.
Удаление ошибочно созданной карточки сотрудника
Если карточка сотрудника создана по ошибке (дубль, тестовая запись, неверные ФИО) и по ней нет ни одного документа, её можно удалить. Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужную запись, нажмите правой кнопкой мыши и выберите «Пометить на удаление» (или клавишу Delete). Карточка получит пометку, но физически останется в базе.
Для окончательного удаления перейдите в «Администрирование» → «Обслуживание» → «Удаление помеченных объектов» (в некоторых конфигурациях — «НСИ и администрирование»). Запустите удаление в монопольном режиме: программа проверит, нет ли ссылок на объект в документах и других справочниках. Если ссылки найдутся, объект удалён не будет — программа покажет список мест использования.
Если удаление заблокировано ссылками, у вас два варианта: либо разобрать документы, где используется ошибочная карточка (заменить сотрудника, отменить проведение), либо оставить карточку помеченной на удаление — она не будет мешать в подборах, но останется в базе. Для дублей рабочих карточек вместо удаления правильнее использовать обработку «Поиск и удаление дублей» или перенос документов на основную карточку.
Отключение доступа пользователя к базе
Кадровое увольнение не закрывает доступ к программе автоматически. Если уволенный сотрудник работал в 1С, его учётную запись нужно отключить отдельно. Откройте «Администрирование» → «Пользователи», найдите пользователя и снимите флаг «Вход в программу разрешён» (в файловых версиях — удалите пользователя из списка или сбросьте пароль, в клиент-серверных дополнительно проверьте аутентификацию операционной системы).
Не удаляйте учётную запись полностью, если пользователь указан как автор или ответственный в документах: после удаления в этих полях появятся битые ссылки. Достаточно запретить вход — данные останутся читаемыми, а доступ будет закрыт. Также проверьте права на внешние отчёты, обмены и подключённые сервисы, где мог использоваться этот аккаунт.
В клиент-серверном варианте дополнительно завершите активные сеансы пользователя через консоль кластера, иначе он сможет работать до конца текущего сеанса. Если используется доменная аутентификация, блокировку учётной записи нужно выполнить и в Active Directory.
Проверка результата и типичные ошибки
После выполнения действий убедитесь, что результат достигнут. Откройте список сотрудников с отбором «работающие» — уволенного сотрудника там быть не должно. Сформируйте документ «Начисление зарплаты» за следующий месяц и нажмите «Заполнить» — сотрудник не должен попасть в табличную часть. Попробуйте войти в базу под отключённым пользователем — вход должен быть запрещён.
Типичные ошибки при этой работе: удаление карточки вместо оформления увольнения, из-за чего «ломается» отчётность за прошлые периоды; увольнение не той датой, что искажает компенсацию отпуска и стаж; забвение про учётную запись пользователя — человек уволен, но доступ к базе остался; попытка удалить дубль карточки, по которой уже есть начисления, вместо объединения дублей.
Если при удалении помеченных объектов программа сообщает о ссылках, не пытайтесь обойти ограничение. Откройте список мест использования, который показывает 1С, и разберите каждый объект: перепроведите документ на правильного сотрудника или оставьте карточку помеченной. Это безопаснее, чем принудительная очистка ссылок.
Как проверить результат
Уволенного сотрудника нет в списке
Сотрудник отображается как работающий — увольнение не проведено или дата неверна
Сотрудник не попадает в табличную часть
Сотрудник заполняется — проверьте дату увольнения и кадровые документы
Вход запрещён
Вход выполняется — не снят флаг доступа или активен сеанс в кластере
Карточка удалена без сообщений о ссылках
Программа показывает места использования — удалять нельзя, нужно разбирать документы
FAQ
Можно ли полностью удалить уволенного сотрудника из базы?
Нет, если по нему есть проведённые документы. Такие записи — часть учётной истории, они нужны для отчётности за прошлые периоды и возможных проверок. Правильный способ — оформить увольнение и оставить карточку в базе. Из рабочих списков сотрудник скрывается отбором «только работающие».
Почему сотрудник не удаляется: программа показывает список объектов?
Это значит, что на карточку есть ссылки из документов или других справочников. Откройте список мест использования и разберите каждый объект: замените сотрудника в документах или отмените их проведение. Если документы нужны для учёта, карточку удалять нельзя — оставьте её помеченной на удаление.
Как скрыть уволенных сотрудников из списка, не удаляя их?
В списке справочника «Сотрудники» настройте отбор по условию «не уволен» или воспользуйтесь стандартной командой показа только работающих — в большинстве конфигураций она доступна в меню «Ещё» или на панели списка. Данные при этом остаются в базе и участвуют в отчётах за прошлые периоды.
Уволил сотрудника, а он всё равно заходит в 1С. Что делать?
Кадровое увольнение не блокирует доступ к программе. Откройте «Администрирование» → «Пользователи» и снимите у учётной записи разрешение на вход. В клиент-серверном варианте дополнительно завершите активные сеансы через консоль кластера серверов 1С.
Нашёл две карточки одного сотрудника. Какую удалить?
Удалять напрямую нельзя, если по обеим карточкам есть документы. Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (обычно в разделе «Администрирование» → «Обслуживание»): она заменит все ссылки с лишней карточки на основную и пометит дубль на удаление. Основной выбирайте карточку с корректными кадровыми данными.
Что будет с отчётностью, если удалить сотрудника с документами?
В документах и отчётах появятся битые ссылки вместо ФИО, расчёты по НДФЛ и взносам за прошлые периоды станут некорректными, а сверка с фондами может не сойтись. Восстановить данные без резервной копии будет крайне сложно, поэтому удаление сотрудников с историей не выполняют.
Что важно запомнить
Работающего сотрудника убирают документом «Увольнение», а не удалением карточки. Ошибочные карточки без документов удаляют через пометку и «Удаление помеченных объектов» после резервной копии. Доступ к базе отключается отдельно — в списке пользователей. Сотрудника с проведёнными документами удалять нельзя: это нарушит отчётность за прошлые периоды.