Другое · 8 мин
Как убрать штатные единицы из штатного расписания в 1С
Как убрать штатные единицы из штатного расписания в 1С:ЗУП: исключение приказом, закрытие позиции, работа с занятыми ставками, проверка результата и типичные ошибки.
Убрать штатную единицу из штатного расписания в 1С:ЗУП нельзя простым удалением строки: позиция связана с кадровыми документами, начислениями и историей сотрудников. Корректный способ — исключить позицию приказом об изменении штатного расписания, а если она ещё нигде не использовалась — отменить документ, которым она была введена.
Порядок действий зависит от того, занята ли ставка сотрудником, есть ли по позиции проведённые документы и ведётся ли в программе история изменений штатного расписания. Ниже разобраны все сценарии: от простого исключения вакантной ставки до сокращения занятой позиции с увольнением сотрудника.
Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1). В 1С:УПП и 1С:ERP механика похожая, но названия документов и разделов могут отличаться.
Проверьте, как ведётся штатное расписание в вашей базе
Перед любыми действиями уточните настройку учёта. Откройте «Настройка → Реквизиты и справочники → Штатное расписание» (или «Настройка → Кадровый учёт» в зависимости от релиза) и посмотрите, включена ли опция «Ведётся история изменений штатного расписания».
Если история включена, все изменения оформляются приказами — документами «Изменение штатного расписания», и исключение позиции делается только через них. Если история отключена, штатное расписание редактируется напрямую: позицию можно закрыть или пометить на удаление в самом справочнике.
Также проверьте, используется ли в программе учёт по штатному расписанию вообще: если кадровые документы оформляются без привязки к позициям, механизм исключения упрощается, но такая настройка встречается редко.
Исключение позиции приказом при включённой истории изменений
Это основной и самый безопасный способ. Откройте раздел «Кадры → Штатное расписание → Изменения штатного расписания» и создайте новый документ. Укажите дату приказа — именно с неё позиция перестанет действовать.
В табличной части добавьте строку, выберите нужную позицию и нажмите команду «Исключить» (в некоторых релизах — установите признак «Закрыта» или укажите дату закрытия в карточке строки). Позиция останется в справочнике, но с указанной даты станет недействующей.
Проведите документ. После этого позиция перестанет предлагаться при приёме на работу и кадровых переводах, а в штатном расписании будет отображаться как закрытая.
- 1Кадры → Штатное расписание → Изменения штатного расписания → Создать
- 2Укажите дату, с которой позиция исключается
- 3Добавьте позицию в табличную часть и нажмите «Исключить»
- 4Проверьте, что по позиции нет занятых ставок
- 5Проведите документ и откройте штатное расписание для контроля
Что делать, если ставка занята сотрудником
Исключить занятую позицию нельзя — программа либо запретит проведение, либо создаст расхождение между штатным расписанием и фактическими кадровыми данными. Сначала ставку нужно освободить.
Возможные варианты: увольнение сотрудника документом «Увольнение», перевод на другую позицию документом «Кадровый перевод» или сокращение части ставки, если сотрудник работает не на полную единицу. Все кадровые документы должны быть проведены датой не позже даты исключения позиции.
При сокращении штата по трудовому законодательству соблюдайте сроки уведомления работников. В 1С:ЗУП для этого есть отдельный документ «Сокращение штата и численности» в разделе кадровых документов — он фиксирует и исключение позиций, и уведомления.
Удаление позиции, по которой не было документов
Если штатная единица создана ошибочно и нигде не использовалась — ни в приёмах, ни в приказах, ни в начислениях, — её можно удалить физически. Найдите позицию в справочнике «Штатное расписание», откройте меню «Ещё» и выберите «Пометить на удаление».
Затем выполните «Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов». Если программа сообщит, что объект используется, она покажет список ссылающихся документов — значит, простое удаление невозможно и нужно действовать через приказ об исключении.
Если позиция была введена отдельным документом «Утверждение штатного расписания» и других документов по ней нет, можно отменить проведение этого документа — позиции, введённые только им, перестанут действовать. Но проверьте, что в том же документе нет других нужных позиций.
Как закрыть позицию без истории изменений
При отключённой истории изменений откройте карточку позиции в справочнике «Штатное расписание» и установите флажок «Закрыта» с указанием даты закрытия. Запишите карточку — позиция перестанет быть активной без создания приказа.
Минус этого режима — отсутствие документального следа: кто и когда закрыл позицию, видно только по журналу регистрации. Для организаций, где штатное расписание согласуется приказами, такой способ не подходит.
Сравнение вариантов
Подходит всегда при включённой истории; оставляет документальное основание. Ограничение: требует освобождения занятых ставок.
Только для ошибочно созданных позиций без единого проведённого документа. При наличии ссылок удаление блокируется.
Быстрый способ при отключённой истории изменений. Не формирует приказ, не подходит для документооборота с согласованием.
Работает, если позиция введена этим документом и дальше не использовалась. Опасно, если документ вводил и другие позиции.
Проверка результата и типичные ошибки
После исключения откройте отчёт «Штатное расписание» (Кадры → Кадровые отчёты) на актуальную дату: позиции в нём быть не должно либо она должна отображаться как закрытая. Затем сформируйте отчёт «Остатки штатных единиц» или «Соответствие штатному расписанию» — не должно быть превышения занятых ставок над действующими.
Дополнительно проверьте, что исключённая позиция не подставляется в новый документ «Приём на работу»: при выборе подразделения она не должна появляться в списке доступных.
Как проверить результат
Позиции нет в списке действующих
Позиция отображается как активная — приказ не проведён или дата неверна
Нет превышения занятых ставок
Есть занятые ставки по закрытой позиции — сотрудник не уволен и не переведён
Исключённая позиция не предлагается
Позиция доступна для выбора — дата закрытия ещё не наступила
Частые вопросы
Можно ли восстановить ошибочно исключённую позицию?
Да. Создайте новый документ «Изменение штатного расписания» и введите позицию заново с нужной даты, либо отмените проведение приказа, которым она была исключена, если после него не было других изменений. Учтите, что отмена приказа затронет все позиции, которые он изменял.
Почему программа не даёт провести приказ об исключении?
Чаще всего по позиции есть занятые ставки на дату исключения или существуют более поздние документы изменения штатного расписания. Проверьте отчёт по занятым ставкам и хронологию приказов — изменения должны вводиться последовательно.
Что будет с начислениями сотрудников после исключения позиции?
Начисления привязаны к сотруднику и его кадровым документам, а не напрямую к позиции. Если сотрудник переведён на другую позицию, начисления сохраняются согласно условиям перевода. Исключение само по себе ничьи начисления не отменяет.
Как убрать сразу несколько позиций одного подразделения?
Добавьте все нужные позиции в табличную часть одного документа «Изменение штатного расписания» и исключите их одним приказом — это и быстрее, и корректнее для документооборота. При ликвидации всего подразделения сначала исключите его позиции, затем закройте само подразделение.
Влияет ли исключение позиции на отчётность в ПФР и ФНС?
Напрямую — нет: в отчётность попадают данные о сотрудниках и их доходах. Но если исключение связано с сокращением, убедитесь, что увольнения проведены корректно, поскольку сведения о стаже и взносах формируются по кадровым документам.
Что важно запомнить
Штатную единицу исключают приказом «Изменение штатного расписания», предварительно освободив занятые ставки. Прямое удаление возможно только для позиций без единого документа. После операции проверьте отчёты по штатному расписанию и соответствию занятых ставок.