Как начислить оплату по договору ГПХ в 1С

Оплата по договору гражданско-правового характера (ГПХ) в программах 1С оформляется отдельно от зарплаты штатных сотрудников: у исполнителя нет трудового договора, табеля и графика работы, а вознаграждение начисляется по факту выполнения работ или оказания услуг. Основной инструмент — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), где для подрядчиков предусмотрены специальные документы.

Типовая цепочка выглядит так: заводится физическое лицо, регистрируется сам договор ГПХ с условиями оплаты, затем документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» или аналогичным рассчитывается вознаграждение, НДФЛ и страховые взносы. Далее формируется ведомость на выплату, а данные попадают в отчётность — расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения.

Ключевое отличие от трудовых отношений — налоговая нагрузка: с выплат по ГПХ удерживается НДФЛ и начисляются взносы на пенсионное и медицинское страхование, но не начисляются взносы на социальное страхование по временной нетрудоспособности и взносы «на травматизм» (если это прямо не предусмотрено договором). Ошибки в настройке вида начисления приводят к искажению базы по взносам и замечаниям при камеральных проверках, поэтому настройкам стоит уделить внимание до первого начисления.

Подготовка: что проверить до первого начисления

Перед работой с договорами ГПХ убедитесь, что в настройках учётной политики организации включён учёт договоров гражданско-правового характера. В ЗУП это раздел «Настройка» — «Реквизиты организации» — «Учётная политика», где должен быть установлен соответствующий признак. Без него документы для подрядчиков могут быть недоступны в интерфейсе.

Второй шаг — карточка физического лица. Откройте справочник «Физические лица» и создайте нового исполнителя: укажите ФИО, дату рождения, ИНН и СНИЛС. Именно по СНИЛС и ИНН данные попадут в персонифицированную отчётность, поэтому проверьте их по оригиналам документов. Если физлицо уже есть в базе (например, бывший сотрудник), дублировать его не нужно — договор регистрируется на существующую карточку.

Третий момент — виды начислений. В типовой поставке уже есть предопределённое начисление «Оплата по договорам ГПХ» с корректными настройками налогообложения. Если вы создаёте начисление вручную, проверьте три параметра: код дохода по НДФЛ (обычно 2010 для вознаграждений по договорам подряда и оказания услуг), обложение взносами на ОПС и ОМС и необложение взносами в ФСС.

Регистрация договора ГПХ

Договор регистрируется в разделе «Зарплата» (или «Кадры» в зависимости от релиза) документом «Договор (работы, услуги)». В документе укажите организацию, физическое лицо, дату и номер договора, срок действия и сумму вознаграждения. Сумма может быть фиксированной на весь период либо заполняться позже при каждом начислении — зависит от условий договора.

Обратите внимание на поле периодичности выплаты. Если оплата разовая, достаточно указать срок действия договора. Если договор длительный и оплата производится частями (например, ежемесячно по актам), сумму в договоре можно не заполнять, а начисления делать отдельными документами по факту подписания актов.

В документе также задаётся подразделение и, при необходимости, способ отражения в бухгалтерском учёте — счёт затрат, на который будет списано вознаграждение. Это важно для корректной синхронизации с «1С:Бухгалтерией»: вознаграждение подрядчика по ремонту оборудования и вознаграждение консультанта по управленческим вопросам должны попасть на разные счета затрат.

Начисление вознаграждения

Основной документ — «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» в разделе «Зарплата». Создайте документ, выберите организацию и месяц начисления, затем по кнопке «Подбор» добавьте исполнителя. Программа подтянет действующий договор и, если сумма указана в нём, автоматически заполнит её в строке начисления.

На закладке «Начисления» проверьте сумму и при необходимости скорректируйте её вручную — например, если акт подписан на часть договора. На закладке «НДФЛ» программа рассчитает налог по ставке, действующей для налоговой базы получателя. Если исполнителю положен стандартный вычет (он предоставляется по заявлению, пока действует договор), убедитесь, что заявление на вычеты введено в карточке физлица.

На закладке «Взносы» рассчитываются страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Проверьте, что строка по взносам на соцстрахование отсутствует или равна нулю — это признак правильной настройки вида начисления. После проверки проведите документ.

1. 1
   Проверьте включённый учёт договоров ГПХ в учётной политике организации
2. 2
   Создайте или найдите физическое лицо, заполните ИНН и СНИЛС
3. 3
   Зарегистрируйте договор документом «Договор (работы, услуги)»
4. 4
   Создайте «Начисление по договорам» и подберите исполнителя
5. 5
   Проверьте сумму, НДФЛ и взносы на закладках документа
6. 6
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату

Выплата вознаграждения и удержание НДФЛ

Выплата оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа расчёта с исполнителем. В ведомости выберите характер выплаты «По договорам ГПХ» или аналогичный вариант, чтобы программа отобрала задолженность именно по подрядчикам, а не по штатным сотрудникам.

Сумма к выплате формируется за минусом удержанного НДФЛ. Дата фактического получения дохода по договорам ГПХ — день выплаты, поэтому именно дата ведомости определяет, в каком периоде доход и налог попадут в 6-НДФЛ. Срок перечисления налога — не позднее дня, следующего за днём выплаты дохода.

Если выплата производится в несколько этапов, создавайте отдельную ведомость на каждую часть. Программа удержит НДФЛ пропорционально выплачиваемой сумме, что соответствует порядку исчисления налога нарастающим итогом.

Отражение в отчётности и проверка результата

Данные по договорам ГПХ попадают в расчёт по страховым взносам: вознаграждение включается в базу по ОПС и ОМС, а исполнитель отражается как застрахованное лицо. В 6-НДФЛ доход показывается с кодом 2010 (для подряда и услуг) в периоде фактической выплаты. Также исполнитель включается в персонифицированные сведения о физических лицах, которые сдаются ежемесячно.

Для самопроверки сформируйте «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за месяц с отбором по физическому лицу. Сверьте три суммы: начисленное вознаграждение, удержанный НДФЛ и сумму к выплате. Затем проверьте расчёт взносов отчётом «Анализ взносов в фонды» — там должны быть только пенсионные и медицинские взносы.

Дополнительно полезно сверить обороты по счетам 76 (или 70, в зависимости от настройки отражения), 68.01 и 69 в бухгалтерской программе после синхронизации. Расхождения между ЗУП и бухучётом чаще всего возникают из-за незаполненного способа отражения в документе начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Закладка «Взносы» в документе начисления

Норма

Есть взносы на ОПС и ОМС, взносов на соцстрахование нет

Тревожный признак

Начислены взносы в ФСС или взносы отсутствуют полностью

6-НДФЛ за период выплаты

Норма

Доход с кодом 2010 отражён в периоде даты ведомости

Тревожный признак

Доход попал в другой период или отсутствует

Перссведения за месяц

Норма

Исполнитель присутствует с верными СНИЛС и ИНН

Тревожный признак

Физлицо отсутствует или данные не совпадают

Особые ситуации и частые ошибки

Договор с иностранцем или самозанятым

Если исполнитель — иностранный гражданин, порядок обложения взносами зависит от его статуса (постоянно или временно пребывающий) и страны. Статус задаётся в карточке физлица и влияет на расчёт автоматически. Если исполнитель — самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход) и предоставил чек из приложения «Мой налог», начислять НДФЛ и взносы не нужно: выплата оформляется без налоговой нагрузки, но сам факт расчёта фиксируйте в учёте.

Авторские договоры

Договоры авторского заказа облагаются иначе: по НДФЛ применяются профессиональные вычеты по нормативу, а база по взносам уменьшается на подтверждённые или нормативные расходы. Для них используйте отдельный вид начисления с соответствующим кодом дохода, иначе вычет не будет применён.

Если договоров ГПХ много и они повторяются, настройте шаблон документа начисления или используйте заполнение по списку договоров — это сокращает ручной ввод и снижает риск ошибки в суммах.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли начислять взносы на травматизм по договору ГПХ?

Только если это прямо предусмотрено условиями договора. По умолчанию вознаграждения по гражданско-правовым договорам взносами на страхование от несчастных случаев не облагаются. В ЗУП этот параметр настраивается в виде начисления и в учётной политике.

Можно ли выплатить вознаграждение авансом до подписания акта?

Да, гражданское законодательство это допускает. В программе аванс по договору оформляется ведомостью с характером выплаты «Аванс по договорам ГПХ», а окончательный расчёт — после подписания акта документом начисления.

Что делать, если договор ГПХ заключён с действующим сотрудником?

Договор регистрируется на то же физическое лицо, что и трудовой договор — дублировать карточку нельзя. Начисления по трудовому и гражданско-правовому договорам будут идти параллельно, а НДФЛ рассчитается с совокупного дохода. Учтите, что регулярное оформление фактически трудовых отношений договорами ГПХ создаёт риск их переквалификации.

Почему исполнитель не попал в расчёт по страховым взносам?

Чаще всего причина в том, что документ начисления не проведён или проведён другим периодом. Также проверьте, что в карточке физлица заполнены СНИЛС и ИНН, а в виде начисления установлено обложение взносами. После исправлений перезаполните отчёт.

Как оформить оплату, если исполнитель — ИП?

С предпринимателем организация рассчитывается без удержания НДФЛ и начисления взносов — ИП платит налоги самостоятельно. Такой договор не регистрируется в зарплатной программе как договор ГПХ с физлицом: расчёты с контрагентом-ИП ведутся в бухгалтерском учёте через документы поступления услуг и оплаты поставщику.

Нужно ли предоставлять стандартные вычеты по НДФЛ подрядчику?

Да, если исполнитель подал заявление и подтверждающие документы, — на период действия договора. Вычеты предоставляются с месяца начала действия договора. Заявление регистрируется документом «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы».