Как убрать НДФЛ с больничного умершего сотрудника в 1С

Когда сотрудник умирает, а больничный лист за период болезни начислен, но не выплачен, налоговый статус этого дохода меняется. Согласно пункту 18 статьи 217 НК РФ суммы, начисленные работнику и не полученные им ко дню смерти, при выплате наследникам НДФЛ не облагаются. Это касается и пособия по временной нетрудоспособности, которое при жизни сотрудника облагалось бы налогом в обычном порядке.

На практике в 1С:Зарплата и управление персоналом ситуация выглядит так: документ «Больничный лист» уже проведён, программа автоматически исчислила НДФЛ, а затем пришло известие о смерти сотрудника. Если оставить всё как есть, наследники получат сумму за вычетом налога, что незаконно, а в отчёте 6-НДФЛ зависнет исчисленный, но не удержанный налог.

Стандартного документа «отмена НДФЛ по умершему» в программе нет, поэтому корректировку выполняют вручную — чаще всего через документ «Операция учёта НДФЛ» или пересчётом исходного больничного. Ниже разобраны оба способа, условия их применения и проверка результата в регистрах и отчётности.

Когда НДФЛ с больничного умершего убирать нужно, а когда нет

Ключевой фактор — момент выплаты дохода относительно даты смерти. Если больничный был рассчитан и выплачен сотруднику при жизни, НДФЛ уже удержан правомерно, и ничего корректировать не требуется. Налоговая база сформировалась до смерти, и обязанности налогового агента исполнены.

Если пособие начислено, но не перечислено на дату смерти, деньги выплачиваются уже не работнику, а членам его семьи или наследникам. Такая выплата перестаёт быть объектом обложения НДФЛ, и исчисленный налог нужно убрать из учёта. То же правило действует для окончательного расчёта: зарплата, компенсация отпуска и прочие начисления умершему наследникам налогом не облагаются.

Отдельная ситуация — больничный, закрытый после смерти сотрудника (например, листок нетрудоспособности, открытый до смерти и закрытый датой смерти). Его оплачивают в обычном порядке, но выплата всё равно идёт наследникам, поэтому НДФЛ также не применяется.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Больничный выплачен сотруднику до даты смертиНичего не корректируйте: НДФЛ удержан правомерно

Больничный начислен, но не выплачен на дату смертиУберите исчисленный НДФЛ через операцию учёта НДФЛ или пересчёт документа

Выплата наследникам ещё не оформленаСначала скорректируйте налог, затем создавайте ведомость на выплату наследнику без НДФЛ

Налог уже успели удержать и перечислить в бюджетОформите возврат излишне удержанного налога через корректировку учёта и заявление на возврат

Подготовка: кадровые документы и проверка текущего состояния учёта

До корректировки налога оформите кадровую часть. В 1С:ЗУП создайте документ «Увольнение» с датой смерти сотрудника и соответствующим основанием (прекращение трудового договора в связи со смертью работника — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Дата увольнения — это дата смерти, указанная в свидетельстве.

Затем откройте начисленный больничный и оцените его состояние: проведён ли документ, исчислен ли НДФЛ на вкладке с налогом, попала ли сумма в ведомость на выплату. Полезно сразу сформировать отчёт «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (раздел «Налоги и взносы — Отчёты по налогам и взносам»), чтобы увидеть исчисленный, удержанный и перечисленный налог по этому человеку.

Способ 1: корректировка через документ «Операция учёта НДФЛ»

Это основной и самый управляемый способ. Документ позволяет вручную изменить данные налоговых регистров, не трогая сам больничный. Его удобно использовать, когда период закрыт для редактирования или больничный уже участвовал в других расчётах.

Создайте документ: раздел «Налоги и взносы» — «Операции учёта НДФЛ» (в некоторых релизах — «См. также» — «Операции учёта НДФЛ»). Укажите организацию, сотрудника и дату операции — ею должна быть дата, попадающая в период, где вы хотите отразить сторно (обычно месяц начисления больничного или текущий месяц, если прошлый закрыт).

На вкладке «Доходы» добавьте строку с кодом дохода больничного, датой получения дохода из исходного документа и суммой дохода со знаком минус. На вкладке «Исчислено по 13% (30%)» аналогично введите сумму исчисленного НДФЛ с минусом. Если налог уже был удержан, отрицательную сумму отразите и на вкладке «Удержано» с соответствующей датой.

1. 1
   Откройте Налоги и взносы — Операции учёта НДФЛ и создайте новый документ
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и дату операции в нужном периоде
3. 3
   На вкладке «Доходы» введите код дохода больничного, дату получения дохода и сумму со знаком минус
4. 4
   На вкладке «Исчислено по 13% (30%)» укажите сумму НДФЛ со знаком минус и ту же дату дохода
5. 5
   Если налог был удержан — добавьте минусовую строку на вкладке «Удержано»
6. 6
   Проведите документ и сформируйте «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» для проверки

После проведения сформируйте «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»: исчисленный налог по строкам больничного должен обнулиться. Если остались «хвосты» — проверьте, совпадают ли даты получения дохода и коды дохода в операции с исходным документом: регистр учитывает записи в разрезе этих измерений, и несовпадение даты оставит старую запись нетронутой.

Способ 2: пересчёт исходного больничного с обнулением НДФЛ

Если период начисления открыт и больничный ещё не попал в отчётность, проще исправить сам документ. Откройте «Больничный лист», на вкладке «Оплата» (или «Начислено (подробно)» / «НДФЛ» в зависимости от релиза) найдите исчисленный налог и вручную установите сумму НДФЛ равной нулю. Программа может потребовать отключить автоматический пересчёт — согласитесь и зафиксируйте значение.

Важный момент: просто удалить строку налога недостаточно — при следующем пересчёте документа или при расчёте зарплаты программа может доначислить НДФЛ автоматически. Поэтому после ручной правки проверьте, что документ проводится без восстановления налога, а в движениях по регистру «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» исчисленная сумма равна нулю.

Выплата наследникам без НДФЛ

После обнуления налога оформите выплату. Получателем выступает не сотрудник, а наследник, поэтому в 1С:ЗУП обычно заводят физическое лицо-получателя (без приёма на работу) или оформляют выплату через кассу/банк по документам наследника — заявлению, свидетельству о смерти, документам о родстве или свидетельству о праве на наследство.

При формировании ведомости проверьте, что сумма к выплате равна начисленному пособию полностью, без вычета налога. Если программа в ведомости снова пытается удержать НДФЛ — значит, корректировка не сработала: вернитесь к анализу регистров и найдите незакрытую запись исчисленного налога.

Проверка результата и отчётность

Итоговый контроль выполняют по трём точкам: регистры учёта НДФЛ, расчётный листок и отчёт 6-НДФЛ. В расчётном листке умершего сотрудника по строке больничного налог должен отсутствовать, а сумма к выплате — совпадать с начислением.

В 6-НДФЛ после корректировки сумма исчисленного налога по этому доходу исключается. Если расчёт за период уже сдан, сформируйте уточнённый 6-НДФЛ с корректными показателями. Убедитесь также, что по сотруднику не осталось «исчислено, но не удержано» — такое сальдо потребует отражения как невозможного к удержанию налога, что в данной ситуации неверно, поскольку обязанности по налогу вообще не возникает.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подробный анализ НДФЛ по сотруднику

Норма

По больничному исчисленный налог равен нулю

Тревожный признак

Осталась исчисленная сумма — не совпали даты или коды дохода в корректировке

Расчётный листок

Норма

Начислено = к выплате, НДФЛ отсутствует

Тревожный признак

Виден налог — ведомость или документ пересчитали после корректировки

6-НДФЛ

Норма

Доход и налог по больничному исключены или уточнены

Тревожный признак

Налог числится исчисленным/неудержанным

Ведомость на выплату наследнику

Норма

Сумма без удержания НДФЛ

Тревожный признак

Программа снова удерживает налог при подборе сотрудника

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — ручное сторнирование налога в бухгалтерском учёте (проводкой) без корректировки регистров НДФЛ в зарплатной программе. Бухгалтерская сумма уйдёт, а налоговый регистр продолжит показывать исчисленный налог, и 6-НДФЛ сформируется с ошибкой. Корректировать нужно именно налоговый учёт в ЗУП, а проводки программа сформирует сама при синхронизации.

Вторая распространённая проблема — несовпадение даты получения дохода. Для больничных датой получения дохода считается дата выплаты, и если в операции сторнирования указать другую дату, минусовая запись «не найдёт» исходную. Всегда сверяйте дату с движениями исходного документа через отчёт по регистру.

Третья ошибка — попытка применить этот порядок к уже выплаченному при жизни пособию. Если сотрудник получил деньги, а затем умер, налог удержан законно; возвращать его наследникам оснований нет, и сторнирование создаст ложную задолженность бюджета перед работником.

Перед ручной операцией удобно открыть движения исходного больничного по регистрам НДФЛ (кнопка «Ещё» — отчёт по движениям документа) и скопировать оттуда точные даты, коды дохода и суммы. Это занимает пару минут, но исключает главную причину незакрытых остатков — несовпадение аналитики сторнирующей записи с исходной.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли убирать НДФЛ, если больничный оплачивает ФСС (СФР) напрямую?

Да, принцип тот же. При прямых выплатах работодатель начисляет пособие за первые дни нетрудоспособности, а остальное платит фонд. Если сотрудник умер до выплаты, суммы, причитающиеся наследникам, НДФЛ не облагаются независимо от источника. По части работодателя корректировку делаете в 1С, по части фонда — подаёте корректные сведения, чтобы фонд выплатил без удержания налога.

Какой датой проводить операцию сторнирования, если месяц начисления закрыт?

Текущей датой в открытом периоде, но с указанием внутри документа исходных дат получения дохода. Изменение попадёт в учёт текущего периода, а по уже сданному периоду потребуется уточнённый 6-НДФЛ, если исчисленный налог туда попал.

Что делать, если НДФЛ с больничного уже перечислен в бюджет?

Сначала отразите сторно исчисленного и удержанного налога через «Операцию учёта НДФЛ», затем оформите возврат излишне удержанной суммы. Переплату по НДФЛ можно зачесть в счёт предстоящих платежей или вернуть на расчётный счёт по заявлению в налоговую. Выплату наследнику производите в полной сумме.

Наследник просит справку о доходах — что в ней покажет программа?

После корректировки доход по больничному в справке о доходах умершего либо отсутствует, либо отражается без исчисленного налога — в зависимости от того, как оформлена выплата. Сформируйте справку после всех сторнирований и сверьте с расчётным листком, чтобы не выдать наследнику документ с «висящим» налогом.

Можно ли просто удалить больничный и начислить пособие заново?

Технически — да, если период открыт и документ нигде не использовался: удалите или отмените проведение, затем создайте новый больничный и сразу обнулите НДФЛ. Но если документ уже участвовал в ведомостях, обменах с фондом или отчётности, удаление создаст расхождения — безопаснее корректировка через операцию учёта НДФЛ.

Облагается ли НДФЛ оплата больничного по уходу, если умер сам работник?

Правило пункта 18 статьи 217 НК РФ применяется к любым начисленным, но не выплаченным ко дню смерти доходам работника, включая пособия по уходу за больным членом семьи. При выплате наследникам налог не удерживается, порядок корректировки в 1С тот же.