Другое · 9 мин
Где в 1С найти среднесписочную численность работников
Где найти среднесписочную численность работников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, какие отчёты использовать и как проверить корректность расчёта показателя.
Среднесписочная численность (ССЧ) работников нужна для отчётности в налоговую, статистические органы, подтверждения права на льготы и спецрежимы. В программах 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых данных, но находится он в разных местах в зависимости от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом — в разделе кадровой отчётности, в 1С:Бухгалтерии — в регламентированных отчётах и справках-расчётах.
Основной рабочий инструмент — отчёт «Среднесписочная численность» или «Численность и текучесть кадров» в ЗУП, а также форма «Сведения о среднесписочной численности» в Бухгалтерии. Расчёт строится на данных о приёмах, увольнениях, ставках и графиках работы, поэтому качество показателя напрямую зависит от полноты и корректности кадрового учёта.
Ниже разобраны конкретные пути к отчётам в основных конфигурациях, настройка расчёта, проверка результата и типичные ситуации, когда цифра в программе расходится с ожиданиями.
Где находится среднесписочная численность в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) основной путь: раздел «Отчётность, справки» → ссылка «Отчёты по персоналу» (или «Кадровые отчёты»). В списке отчётов найдите «Среднесписочная численность» — он формируется за произвольный период и показывает значение по организации в целом и по подразделениям.
Альтернативный вариант — отчёт «Численность и текучесть кадров» (тот же раздел). Он выводит списочную численность на начало и конец периода, среднесписочную за период, а также движение персонала: принято, уволено, коэффициент текучести. Этот отчёт удобен, когда нужно не только значение ССЧ, но и контекст изменений.
Если отчёт не виден в списке, проверьте права пользователя: доступ к кадровым отчётам должен быть включён в профиль. Также убедитесь, что в настройках отчёта не установлен фильтр по подразделению, скрывающий часть данных.
- 1Откройте раздел «Отчётность, справки»
- 2Перейдите в «Отчёты по персоналу»
- 3Выберите отчёт «Среднесписочная численность» или «Численность и текучесть кадров»
- 4Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать»
- 5Сверьте итоговое значение со списочной численностью на конец периода
Где найти показатель в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) сведения о среднесписочной численности формируются через раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты». Нажмите «Создать» и в списке форм найдите «Сведения о среднесписочной численности работников» (подача этой формы как отдельного отчёта отменена, показатель включается в РСВ, но форма может использоваться для внутренних целей и проверок).
При заполнении РСВ показатель среднесписочной численности на титульном листе рассчитывается автоматически — программа берёт данные из кадровых документов: приёмов на работу, увольнений, кадровых переводов. Если ведёте зарплату во внешней программе, значение придётся указать вручную.
Дополнительно в Бухгалтерии можно посмотреть штатную и списочную численность через раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников» или «Штатное расписание». Это не ССЧ напрямую, но позволяет сверить базу расчёта.
Как программа рассчитывает показатель
Расчёт выполняется по правилам, установленным указаниями Росстата: суммируется списочная численность за каждый календарный день периода (включая выходные и праздники — по данным предыдущего рабочего дня) и делится на число календарных дней. Сотрудники, работающие неполное время по соглашению, учитываются пропорционально отработанному времени.
Из расчёта исключаются, в частности, женщины в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком, сотрудники в учебных отпусках без сохранения зарплаты. Внешние совместители и работники по договорам ГПХ в среднесписочную численность не включаются.
В ЗУП эти правила применяются автоматически на основе видов занятости и состояний сотрудников. Если кадровые документы проведены корректно и вовремя, ручной корректировки обычно не требуется.
Почему цифра может быть неверной: проверка данных
Наиболее частая причина искажения — непроведённые или запоздалые кадровые документы. Если увольнение оформили задним числом после формирования отчёта, ССЧ за прошлый период изменится. Перед сдачей отчётности убедитесь, что все приёмы, переводы и увольнения за период введены и проведены.
Вторая типичная проблема — неверно указанный вид занятости. Внешний совместитель, отражённый как внутренний, попадёт в ССЧ и завысит её. Проверьте список сотрудников с видом занятости «Внешний совместитель» и убедитесь, что он соответствует реальности.
Третья причина — сотрудники в отпусках по уходу за ребёнком, у которых в программе не оформлен соответствующий документ отсутствия. Без него программа продолжает считать такого работника в списочном составе, но при проверке расчёт может быть признан неверным.
Как проверить результат
Списочная численность в отчёте совпадает со списком действующих сотрудников
В списке есть уволенные или отсутствуют принятые
Исключены из ССЧ
Включены в расчёт, завышая показатель
Оформлены документами и исключены из ССЧ
Учитываются как работающие
Учтена пропорционально отработанному времени
Посчитана как целая единица
Отличия по конфигурациям и сценарии использования
В ЗУП доступна детализация по подразделениям, должностям и периодам — это удобно для управленческого анализа. В Бухгалтерии функционал ограничен: там показатель нужен в основном для регламентированной отчётности, а глубокая аналитика требует либо ЗУП, либо ручной выгрузки списка сотрудников.
Для льготных проверок (например, пониженные тарифы взносов для МСП или IT-компаний) ориентируйтесь на значение, которое программа подставляет в соответствующий расчёт, — именно его будет видеть проверяющий. Сверяйте его с отчётом по ССЧ за тот же период.
Где смотреть ССЧ
Отчёт «Среднесписочная численность» и «Численность и текучесть кадров». Подходит для анализа и проверок, есть детализация.
Регламентированные отчёты и автозаполнение РСВ. Подходит для отчётности, аналитика ограничена.
Запасной вариант при ошибках в данных или учёте во внешней системе. Требует аккуратного применения правил Росстата.
Типичные ошибки и меры предосторожности
Не редактируйте кадровые документы прошлых периодов после сдачи отчётности без необходимости: пересчёт ССЧ изменит показатели уже сданных форм, и при камеральной проверке возникнут расхождения. Если корректировка неизбежна, зафиксируйте старое значение и при необходимости подайте уточнённую отчётность.
Не полагайтесь на значение «по умолчанию» в РСВ, если зарплата ведётся в другой программе: автозаполнение в этом случае работает некорректно или не работает вовсе. Всегда сверяйте подставленное число с источником данных.
Перед сдачей отчётности полезно сформировать отчёт по ССЧ за весь год и по месяцам: резкие скачки между периодами без реальных кадровых изменений — признак ошибки в данных. Такая проверка занимает несколько минут и предотвращает вопросы со стороны контролирующих органов.
Что важно запомнить
В ЗУП ССЧ — в отчётах по персоналу, в Бухгалтерии — в регламентированных отчётах и РСВ. Корректность показателя зависит от полноты кадровых документов, видов занятости и оформленных отсутствий. Перед сдачей отчётности сверяйте расчёт и не меняйте прошлые документы без необходимости.
Частые вопросы
Почему в отчёте ССЧ дробное число?
Это норма: среднее за период редко бывает целым, кроме того, неполная занятость учитывается пропорционально. Для отчётных форм значение округляется по правилам конкретной формы — обычно до целых по арифметическим правилам.
Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет, внешние совместители в ССЧ не включаются — они учитываются по основному месту работы. Внутренние совместители считаются как одна единица по основной должности.
Что делать, если в Бухгалтерии ССЧ в РСВ не заполняется автоматически?
Проверьте, ведётся ли кадровый учёт в этой базе: нужны проведённые документы приёма и увольнения. Если зарплата учитывается во внешней программе, укажите показатель вручную по данным той системы.
Можно ли посмотреть ССЧ по отдельному подразделению?
В ЗУП — да: в настройках отчёта установите отбор по подразделению или выведите группировку по подразделениям. В Бухгалтерии такой детализации штатными средствами нет.
ИП без работников нужно ли рассчитывать ССЧ?
Индивидуальные предприниматели без наёмных работников сведения о среднесписочной численности не представляют, а в РСВ предприниматели без выплат физлицам отчитываются по упрощённому составу. Сам ИП в численность работников не включается.