Другое · 11 мин
Как убрать уволенных сотрудников из списка в 1С
Как скрыть уволенных сотрудников в списках 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка отбора, скрытие по подразделениям, типовые ошибки и проверка результата.
В типовых конфигурациях 1С уволенный сотрудник не удаляется из базы — это осознанное решение разработчиков. На человека завязаны начисления, кадровые документы, отчёты в фонды и налоговую, поэтому физическое удаление записи нарушило бы целостность учёта. Вместо удаления программа предлагает механизмы скрытия: уволенные перестают отображаться в списках, подборах и отчётах, но их данные остаются доступными для проверок и корректировок прошлых периодов.
Однако на практике пользователи часто видят уволенных в списке сотрудников даже после проведения приказа об увольнении. Причины бывают разные: не включён отбор «скрывать уволенных», увольнение оформлено неправильным документом, сотрудник числится в другом подразделении или в базе заведён дубликат физического лица. Ниже разобраны основные способы убрать уволенных из списков в 1С:ЗУП 8.3 и 1С:Бухгалтерии, а также ситуации, когда стандартные настройки не помогают.
Почему уволенные остаются в списке и почему их нельзя удалить
Справочник «Сотрудники» в 1С связан с регистрами кадрового учёта, начислений, отработанного времени и персональных данных. Если удалить элемент справочника, документы прошлых периодов потеряют ссылку на сотрудника, а отчёты РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения перестанут формироваться корректно. Поэтому в типовых конфигурациях удаление сотрудника, по которому есть хотя бы один документ, либо заблокировано, либо крайне не рекомендуется.
Правильный подход — не удалять, а скрывать. Программа определяет статус сотрудника по последнему кадровому событию: если есть проведённое увольнение с датой не позже текущей, сотрудник считается уволенным и может быть исключён из показа. Все фильтры работают именно с этим признаком, поэтому первое, что стоит проверить при проблемах, — корректность самого документа увольнения.
Скрытие уволенных в 1С:ЗУП 8.3 через настройку списка
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 список сотрудников открывается через раздел «Кадры» → «Сотрудники». По умолчанию в большинстве релизов уволенные уже скрыты, но если настройка сброшена или список настраивал другой пользователь, они могут отображаться. Чтобы убрать их, откройте меню «Ещё» в командной панели списка и найдите пункт «Показывать уволенных» — снимите с него флажок. Список сразу перестроится и покажет только действующих сотрудников.
Аналогичный переключатель есть в форме подбора сотрудников в документы (начисления, ведомости, кадровые приказы). Если уволенные мешают при подборе, проверьте ту же настройку в форме выбора. Учтите, что настройки списка сохраняются для каждого пользователя отдельно: если коллега видит уволенных, а вы нет, это нормально — у вас просто разные сохранённые настройки формы.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники».
- 2В командной панели списка нажмите «Ещё».
- 3Найдите пункт «Показывать уволенных» и снимите флажок.
- 4Убедитесь, что список обновился и уволенные исчезли.
- 5При необходимости повторите настройку в форме подбора сотрудников в документах.
Настройка отбора вручную
Если стандартный переключатель отсутствует в вашей версии, используйте универсальный отбор. В меню «Ещё» выберите «Настроить список», добавьте условие по полю «Уволен» (или «В архиве» — название зависит от релиза) со значением «Нет» и примените настройку. Такой отбор работает аналогично и не влияет на данные — только на отображение.
Скрытие уволенных в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии список сотрудников находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» (или «Справочники» → «Сотрудники» в зависимости от настроек интерфейса). В командной панели списка обычно есть быстрый отбор «Работающие» / «Все». Переключите его в положение, скрывающее уволенных, — список сразу отфильтруется.
Если быстрого отбора нет, действуйте через «Ещё» → «Настроить список»: добавьте отбор по реквизиту, отражающему факт увольнения. В бухгалтерской конфигурации статус сотрудника также определяется кадровыми документами, поэтому при корректно проведённом увольнении отбор сработает сразу. После настройки проверьте форму подбора в документах «Начисление зарплаты» — там действует отдельная настройка показа.
Что проверить, если уволенный всё равно отображается
Самая частая причина — увольнение оформлено неправильно или не проведено. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке на кадровые документы. Приказ об увольнении должен быть проведён, дата увольнения — заполнена и находиться в прошлом относительно текущей даты. Если документ только создан, но не проведён, программа считает сотрудника действующим.
Вторая причина — несколько записей одного физического лица. В 1С сотрудник и физическое лицо — разные сущности: у одного человека может быть несколько сотрудников (основное место, совместительство, повторный приём). Если уволена одна запись, а вторая осталась действующей, фамилия продолжит отображаться. Проверьте список сотрудников, привязанных к физлицу, в его карточке и уволите лишние записи при необходимости.
Третья причина — дата увольнения в будущем. Если приказ проведён с датой увольнения, которая ещё не наступила, сотрудник остаётся в списке действующих до наступления этой даты. Это корректное поведение программы, а не ошибка. Также проверьте, не включён ли в списке отбор по подразделению, где сотрудник числился ранее: при отборе по конкретному подразделению настройки показа могут вести себя иначе.
Как проверить результат
Отображаются только действующие сотрудники
Уволенные видны — проверьте проведение приказа об увольнении
Есть проведённый документ увольнения с прошедшей датой
Документ не проведён или дата увольнения в будущем
Все связанные записи сотрудников уволены
Есть вторая действующая запись (совместительство, повторный приём)
Уволенные не предлагаются при выборе
В форме подбора включён показ уволенных
Массовое скрытие и работа с большими списками
Когда в базе накопились сотни уволенных за несколько лет, стандартного отбора обычно достаточно — он скрывает всех разом. Но если требуется навести порядок глубже, используйте групповую обработку: в разделе «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» доступна «Групповая обработка справочников и документов» (в некоторых конфигурациях она доступна только администратору). С её помощью можно, например, пометить на удаление сотрудников, по которым нет ни одного документа, — такие записи безопасно удалить.
Пометка на удаление сотрудника без движений — допустимый способ очистки. После пометки запустите «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Программа проверит ссылки: если на сотрудника есть хоть один документ, удаление будет заблокировано, и это правильно. Не пытайтесь обойти блокировку монопольным удалением связанных документов — это разрушит учёт.
Особые сценарии: совместители, повторный приём, ГПХ
Совместители и сотрудники, принятые повторно, создают в базе отдельные записи. Увольнение основного места работы не увольняет внутреннего совместителя автоматически — оформляйте отдельный приказ на каждую запись. Иначе фамилия останется в списке действующих, хотя человек фактически уволен.
Работники по договорам ГПХ в 1С:ЗУП учитываются отдельно и могут отображаться в общем списке. Их «увольнение» — это завершение договора: пока договор не закрыт датой окончания или документом расторжения, исполнитель считается действующим. Проверяйте сроки договоров в разделе кадровых документов.
Если уволенного нужно временно вернуть в список — например, для исправления документа прошлого периода, — просто включите обратно флажок «Показывать уволенных», внесите правки и снова скройте. Никаких изменений данных при этом не происходит.
Как выбрать действие
Проверка результата и итоговые рекомендации
После настройки отбора откройте список сотрудников и убедитесь, что в нём остались только действующие. Дополнительно сформируйте отчёт «Штатная расстановка» или список работающих — он должен совпадать с тем, что вы видите в справочнике. Расхождение обычно означает непроведённые кадровые документы или дубли записей.
Возьмите за правило при увольнении сразу проверять три вещи: проведён ли приказ, нет ли второй записи сотрудника у того же физлица и закрыты ли договоры ГПХ. Такая привычка избавит от ситуации, когда список «захламлён» и приходится разбираться задним числом. Регулярная сверка списка сотрудников с реальной численностью — раз в месяц или перед сдачей отчётности — занимает несколько минут и предотвращает ошибки в подборе людей в документы.
Что важно запомнить
Уволенных сотрудников в 1С не удаляют, а скрывают отбором «Показывать уволенных» в настройках списка. Если сотрудник виден после увольнения — проверьте проведение приказа, дату увольнения и дубли записей у физического лица. Удаление допустимо только для записей без единого документа.
Частые вопросы
Можно ли полностью удалить уволенного сотрудника из базы 1С?
Только если по этой записи нет ни одного документа, начисления или движения в регистрах. Тогда сотрудника помечают на удаление и удаляют через «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, программа заблокирует удаление — и это защита данных, а не ограничение. Используйте скрытие через отбор.
Почему уволенный сотрудник виден у коллеги, а у меня нет?
Настройки отображения списков в 1С сохраняются отдельно для каждого пользователя. Коллеге нужно в своём сеансе снять флажок «Показывать уволенных» в меню «Ещё» списка сотрудников — на ваши настройки это не повлияет.
Сотрудник уволен, но всё равно подставляется в документы при подборе. Что делать?
Форма подбора в документах имеет собственную настройку показа уволенных, независимую от списка справочника. Откройте форму выбора сотрудника и отключите показ уволенных там же через меню настройки списка. Также убедитесь, что приказ об увольнении проведён.
Как временно показать уволенных для исправления старого документа?
Включите флажок «Показывать уволенных» в меню «Ещё» списка, найдите нужного сотрудника, внесите исправления и снова снимите флажок. Сами данные при переключении отбора не изменяются — меняется только отображение.
Человек уволен с основного места, но остался в списке. В чём причина?
Скорее всего, у того же физического лица есть вторая действующая запись сотрудника — внутреннее совместительство или повторный приём. Откройте карточку физического лица, посмотрите связанных сотрудников и оформите увольнение по каждой записи отдельным приказом.
Влияет ли скрытие уволенных на отчётность в ПФР и ФНС?
Нет. Отбор в списке влияет только на отображение. Регламентированные отчёты (РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения) формируются из регистров учёта и включают уволенных в отчётные периоды, когда они работали, независимо от настроек показа в списках.