Другое · 14 мин
Перевод сотрудника в другую организацию в 1С: полное руководство
Как оформить перевод сотрудника в другую организацию в 1С:ЗУП и 1С:КА: увольнение и приём, документ «Перевод к другому работодателю», расчёты, НДФЛ и частые ошибки.
Перевод сотрудника в другую организацию — одна из операций, которая чаще всего вызывает вопросы у кадровиков и расчётчиков, работающих в 1С. Причина проста: с точки зрения законодательства это не «перемещение» внутри компании, а прекращение трудового договора с одним работодателем и заключение нового с другим, даже если обе организации входят в один холдинг и ведутся в одной информационной базе.
В программах 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Комплексная автоматизация для этого предусмотрены штатные документы, однако порядок их применения зависит от того, как ведётся учёт: в одной базе с несколькими организациями или в разных базах. Ошибка на этом этапе приводит к двойному учёту дохода, неверному расчёту НДФЛ и среднего заработка, а также к проблемам с отчётностью в налоговую и Социальный фонд.
Ниже разобраны оба сценария: перевод внутри одной базы 1С и перевод между разными базами. Отдельно рассмотрены расчёты при увольнении, нюансы по НДФЛ и страховым взносам, а также типичные ошибки и способы проверки результата.
Что важно понять перед началом: перевод = увольнение + приём
По Трудовому кодексу переход к другому работодателю оформляется через прекращение трудового договора по пункту 5 части 1 статьи 77 ТК РФ (перевод по просьбе работника или с его согласия). Это принципиально: в 1С нельзя просто «поменять организацию» в карточке сотрудника — такая правка исказит всю историю кадровых данных, расчёты и регистры учёта.
Юридически при увольнении переводом работодатель обязан произвести полный расчёт: выплатить зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск. Отпуск «не переносится» в новую организацию — у нового работодателя право на отпуск у сотрудника начинает накапливаться заново. Стаж для отпуска также считается с даты нового приёма.
В учётной системе это означает два обязательных кадровых события: увольнение из организации А и приём в организацию Б. В ЗУП оба документа можно оформить в одной базе, если обе организации в ней присутствуют, — это самый удобный и распространённый сценарий.
Подготовка: что проверить до оформления документов
Прежде чем создавать документы, убедитесь, что в базе корректно настроены обе организации. Откройте справочник «Организации» (раздел «Настройка» или «Главное» — «Реквизиты организации») и проверьте, что у организации-получателя заполнены ИНН, КПП, регистрация в налоговом органе и настройки учётной политики по зарплате. Если организация только что добавлена, для неё нужно создать хотя бы одно подразделение и штатное расписание (если оно ведётся).
Проверьте дату перевода. День увольнения из старой организации и день приёма в новую обычно идут подряд: например, увольнение 31 марта, приём 1 апреля. Нельзя допускать пересечения периодов работы в двух организациях по основному месту — это вызовет ошибки в расчёте стажа и в отчётности.
Также заранее определите, как будет выплачиваться окончательный расчёт: вместе с зарплатой старой организации или отдельной ведомостью в день увольнения. От этого зависит порядок создания документов «Ведомость…» и уплаты НДФЛ.
- 1Проверить, что обе организации заведены в базе и заполнены их реквизиты
- 2Убедиться, что в новой организации есть подразделение и позиция штатного расписания
- 3Согласовать даты: увольнение и приём без пересечения периодов
- 4Проверить остаток отпуска сотрудника для расчёта компенсации
- 5Сделать архивную копию базы, если операция массовая или первая в вашей практике
Сценарий 1: обе организации в одной базе 1С:ЗУП
Это основной случай для холдингов, ведущих учёт нескольких юрлиц в одной информационной базе. Последовательность такая: сначала оформляется увольнение из старой организации, затем приём в новую.
Шаг 1. Увольнение из старой организации
Перейдите в раздел «Кадры» — «Все кадровые документы» и создайте документ «Увольнение». В поле «Организация» укажите текущего работодателя, выберите сотрудника, установите дату увольнения. В поле «Основание увольнения» выберите пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ — «перевод к другому работодателю». В типовой ЗУП для этого случая предусмотрен отдельный документ «Перевод к другому работодателю» (доступен в списке кадровых документов), который работает аналогично увольнению, но сразу фиксирует нужное основание.
На вкладке с расчётами программа автоматически подтянет начисления за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск. Проверьте количество дней компенсации — оно должно совпадать с остатком отпуска в отчёте «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты»). Если ведётся учёт отпусков, при увольнении возможно и удержание за использованный авансом отпуск — программа покажет это автоматически.
Шаг 2. Приём в новую организацию
Создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» — «Приёмы на работу»). В поле «Организация» укажите нового работодателя, выберите того же физического лица из справочника — важно не создавать дубль физлица, иначе разорвётся история и возникнут двойные записи в отчётности. Укажите дату приёма, подразделение, должность, условия оплаты труда.
После проведения обоих документов сотрудник числится уволенным из первой организации и принятым во вторую. Все последующие начисления (зарплата, отпускные, больничные) будут относиться уже к новой организации.
Сценарий 2: организации ведутся в разных базах
Если каждая организация ведёт учёт в собственной базе 1С, автоматического переноса не будет. В базе старого работодателя оформляется только увольнение с полным расчётом — точно так же, как в первом сценарии. В базе нового работодателя создаётся новое физическое лицо и документ «Приём на работу».
Ключевой момент — правильно перенести данные, влияющие на расчёты. В новую базу вручную вводятся: сведения о стаже для больничных (страховой стаж физлица), данные о доходах для расчёта пособий (справка 182н от прежнего работодателя, если сотрудник приносит её), льготы и вычеты по НДФЛ на основании заявления сотрудника. Справку 2-НДФЛ о доходах с начала года новый работодатель получает через сотрудника или из налоговой — она нужна, чтобы корректно применять имущественные вычеты и контролировать предельную базу для стандартных вычетов.
Для массовых переводов между базами существуют типовые механизмы обмена (например, через универсальный формат EnterpriseData или обработки переноса данных), но их настройка требует участия специалиста и тестирования на копии. Для разового перевода ручной ввод быстрее и безопаснее.
Сравнение вариантов
Самый удобный вариант: увольнение и приём оформляются в одной базе, история физлица сохраняется, отчётность формируется по каждой организации отдельно.
Подходит, когда юрлица обслуживаются независимо. Требует ручного переноса стажа, вычетов и справок о доходах — выше риск ошибок.
Оправдан при реорганизации десятков сотрудников. Требует настройки, тестирования на копии и сверки результата по каждому сотруднику.
Расчёты при переводе: компенсация отпуска, НДФЛ и взносы
При увольнении переводом сотруднику выплачивается компенсация за все неиспользованные дни отпуска, накопленные у старого работодателя. В ЗУП сумма рассчитывается автоматически в документе увольнения на основе среднего заработка за последние 12 месяцев работы в этой организации. Проверьте, что в расчётный период попали все начисления: если сотрудник недавно переводился между подразделениями внутри организации, средний заработок считается корректно, но при ручных правках документов возможны пропуски.
НДФЛ и страховые взносы каждая организация считает самостоятельно. Налоговая база по НДФЛ у нового работодателя начинается с нуля — предельные величины для вычетов и прогрессивной шкалы считаются только по доходам, выплаченным этим работодателем. То же самое с предельной базой по страховым взносам: новый работодатель начинает отсчёт заново, что иногда выгодно сотруднику, а иногда приводит к большим удержаниям — это нормальное следствие смены юрлица.
Окончательный расчёт выплачивается в день увольнения. В ЗУП создайте ведомость на выплату со ссылкой на документ увольнения — программа подтянет рассчитанные суммы. НДФЛ с расчёта при увольнении перечисляется в общие сроки (не позднее следующего рабочего дня после выплаты для большинства выплат), и эти суммы попадут в уведомление по ЕНП и отчёт 6-НДФЛ старой организации.
Отчётность: что сдать по старой и новой организации
Старая организация в день увольнения обязана выдать сотруднику комплект документов: сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), выписки из ЕФС-1 (по взносам на травматизм и пенсионным сведениям), справку о доходах и суммах НДФЛ, а также раздел 3 РСВ с персонифицированными данными за период работы. Все эти формы формируются в ЗУП из карточки сотрудника или раздела «Отчётность, справки».
В фонды старая организация подаёт ЕФС-1 с событием «Увольнение» не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Новая организация подаёт ЕФС-1 с событием «Приём» в тот же срок от даты приёма. Пропуск этих отчётов грозит штрафом, поэтому перевод всегда «виден» фондам с обеих сторон.
Если сотрудник работал в районах с особыми условиями или имел льготный стаж, проверьте, что соответствующие коды корректно перешли в отчётность обеих организаций — это частая зона ошибок при переводах внутри холдингов с разными территориальными условиями.
Проверка результата и типичные ошибки
После оформления перевода выполните контрольную проверку по нескольким точкам. Откройте карточку сотрудника: в списке кадровых документов должны быть увольнение по старой организации и приём по новой с правильными датами. Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» по старой организации — после компенсации остаток должен обнулиться. Постройте расчётный листок сотрудника за месяц перевода по каждой организации отдельно: в старой — зарплата и компенсация, в новой — начисления с даты приёма.
Дополнительно сверьте регистр учёта доходов НДФЛ: доходы месяца перевода должны быть разделены между двумя налоговыми агентами (двумя организациями), а не суммироваться в одну строку. В отчёте 6-НДФЛ каждая организация отразит только свою часть.
Как проверить результат
Увольнение в старой организации и приём в новой с датами без пересечения
Даты пересекаются или есть только один документ
После компенсации остаток равен нулю
Остаток ушёл в минус или не изменился
Одна карточка физлица, к ней привязаны оба события
Создан дубликат физлица с тем же ФИО
Начисления разделены по организациям
Вся сумма попала в одну организацию
Особые случаи: совместители, реорганизация, массовый перевод
Если сотрудник работает по совместительству, перевод основного места работы не затрагивает договор совместительства — он продолжает действовать, если совместительство оформлено в той же организации, что и новое место. Если же совместительство было в старой организации, его тоже нужно прекратить отдельным документом.
При реорганизации в форме присоединения или слияния перевод оформляется иначе: трудовые договоры переходят к правопреемнику автоматически, и в 1С это отражается не увольнением, а кадровым переводом с изменением организации — такой сценарий поддерживается специальными документами и обработками. Не путайте реорганизацию с добровольным переводом: основания, документы и последствия для стажа и отпусков принципиально разные.
Для массового перевода (например, вывод целого подразделения в отдельное юрлицо) в ЗУП есть групповые документы: «Увольнение списком» и «Приём на работу списком». Они позволяют оформить десятки сотрудников одной операцией, но после проведения обязательно сверьте каждого: даты, позиции штатного расписания и суммы компенсаций.
Перед массовым переводом оформите одного сотрудника вручную от начала до конца и проверьте все отчёты по нему. Если результат корректен — повторяйте операцию списком. Это дешевле, чем исправлять ошибки у тридцати человек после закрытия периода.
FAQ: частые вопросы о переводе сотрудника в другую организацию
Можно ли сохранить сотруднику отпуск при переводе в другую организацию?
Нет. При увольнении переводом старый работодатель обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. У нового работодателя право на отпуск возникает заново — обычно после шести месяцев работы, если стороны не договорились об отпуске раньше.
Что делать, если случайно создали дубликат физического лица?
Не проводите по дублю новые документы. Если документы уже проведены, перепроведите их на правильную карточку физлица, затем пометьте дубликат на удаление через «Администрирование» — «Удаление помеченных объектов». После этого пересчитайте НДФЛ и проверьте отчётность за затронутые периоды.
Нужно ли заново брать заявление на вычеты по НДФЛ?
Да. Стандартные, социальные и имущественные вычеты предоставляет конкретный работодатель на основании заявления. Новая организация должна получить от сотрудника новое заявление и подтверждающие документы, иначе вычеты применяться не будут.
Как перевести сотрудника, если дата перевода уже прошла, а документы не оформлены?
Оформите увольнение и приём фактическими (прошлыми) датами, затем пересчитайте зарплату и налоги за затронутый период в обеих организациях. Если отчётность уже сдана с ошибочными данными, подайте корректирующие формы. Перед такой операцией сделайте резервную копию базы.
Обнуляется ли больничный стаж при переходе к другому работодателю?
Страховой стаж для пособий по нетрудоспособности не обнуляется — он накапливается за всю трудовую деятельность и хранится в карточке физического лица. При переводе между базами стаж нужно вручную перенести в новую базу, иначе пособие рассчитается по минимальному проценту.
Можно ли оформить перевод без увольнения через кадровый перевод?
Только при реорганизации, когда организация-правопреемник автоматически принимает трудовые договоры. Во всех остальных случаях смена юридического лица — это увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ и новый приём. Кадровый перевод работает только внутри одного работодателя.
Что важно запомнить
Перевод в другую организацию — это всегда два документа: увольнение с полным расчётом и приём на работу. Не правьте организацию в карточке сотрудника, не создавайте дублей физлица, контролируйте даты и остаток отпуска. После оформления проверьте расчётный листок, регистр НДФЛ и сдайте ЕФС-1 с обеих сторон в срок.