Другое · 9 мин
Как поменять график работы сотрудника в 1С ЗУП
Как поменять график работы сотрудника в 1С ЗУП 3.1: через кадровый перевод, документ изменения графика и массово. Проверка расчёта зарплаты после смены графика.
Смена графика работы сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 — типовая кадровая операция, но выполнить её нужно правильным документом, иначе программа продолжит рассчитывать зарплату и табель по старому расписанию. График определяет норму рабочего времени сотрудника: от неё зависит расчёт оклада пропорционально отработанному времени, оплата отпусков, больничных и контроль отклонений.
В конфигурации есть два основных способа изменить график: кадровым переводом и специализированным документом «Изменение графика работы списком сотрудников». Выбор зависит от того, меняется ли график одному сотруднику вместе с другими условиями труда или нужно перевести на новое расписание целую группу. Разберём оба сценария с проверкой результата.
Где в 1С ЗУП хранится график работы и почему нельзя править его «напрямую»
Сам график (шаблон расписания) создаётся в справочнике «Графики работы сотрудников» — раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от настроек интерфейса. Там задаётся цикл: пятидневка, сменный график «сутки через трое», скользящие выходные и другие варианты. Но привязка конкретного сотрудника к графику хранится не в справочнике, а в кадровых данных — она назначается документами приёма на работу и кадровыми переводами.
Поэтому редактировать назначение графика вручную в карточке сотрудника нельзя — таких полей для прямой правки там просто нет. Любое изменение оформляется документом с датой, что даёт корректную историю: программа понимает, до какого числа действовал старый график и с какого — новый. Это критично для месяца перехода, когда часть периода считается по одной норме времени, а часть — по другой.
Как поменять график одному сотруднику через кадровый перевод
Стандартный способ для одного работника — документ «Кадровый перевод». Он подходит, когда график меняется отдельно или вместе с другими условиями: должностью, подразделением, размером оплаты. Документ фиксирует изменение условий трудового договора, что соответствует кадровой логике: смена режима рабочего времени обычно оформляется дополнительным соглашением.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Кадровый перевод».
- 2Выберите сотрудника и укажите дату перевода — с неё начнёт действовать новый график.
- 3Установите флажок «Изменить график работы» (или перейдите на вкладку с условиями труда) и выберите новый график из справочника.
- 4Если меняется оплата, заполните соответствующую вкладку начислений.
- 5Проведите документ и проверьте табель за месяц изменения.
Дата перевода определяет момент переключения. Если поставить первое число месяца, весь месяц посчитается по новому графику. Если дата в середине месяца, программа разобьёт период: до даты перевода — норма по старому графику, после — по новому. Это видно в расчётном листке и в отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)».
Если нужного графика нет в списке выбора, сначала создайте его: «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать». Задайте способ заполнения (по дням недели или произвольной длины), расписание и дату отсчёта для цикличных графиков. Только после сохранения шаблона он станет доступен в кадровом переводе.
Как изменить график группе сотрудников
Когда на новое расписание переводится отдел, бригада или все сотрудники подразделения, удобнее документ «Изменение графика работы списком сотрудников». Он находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» или в журнале «Все кадровые документы», если включён в настройках состава кадровых документов.
В документе указывается дата изменения, новый график и табличная часть со списком сотрудников — её можно заполнить подбором по подразделению. После проведения программа регистрирует смену графика для каждого сотрудника из списка одной операцией, без создания отдельных кадровых переводов.
Сравнение способов
Подходит для одного сотрудника или когда вместе с графиком меняются должность, подразделение или оплата. Формирует полноценное изменение условий труда.
Оптимален для массовой смены графика без изменения прочих условий. Не подходит, если нужно одновременно поменять начисления.
Служебный вариант для временного отклонения на один месяц без постоянной смены шаблона — когда норма времени в конкретном месяце отличается от стандартного графика.
Временное изменение графика на один месяц
Иногда график нужно скорректировать только в конкретном месяце: например, сотрудник на пятидневке временно работает по сокращённому расписанию или в сменном графике произошла перестановка. Постоянный перевод здесь избыточен — используйте документ «Индивидуальный график» (раздел «Зарплата» → «Индивидуальные графики»).
Документ действует только в указанном месяце: норма времени берётся из него, а со следующего месяца автоматически возвращается стандартный назначенный график. Отменять что-либо после окончания периода не нужно. Это снижает риск забыть «вернуть» график обратно, как при временном кадровом переводе.
Проверка результата после смены графика
После проведения документа убедитесь, что изменение реально применилось. Самый быстрый способ — открыть отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за месяц изменения: дни после даты перевода должны заполняться по новому расписанию, а норма времени в шапке — соответствовать новому графику.
Вторая контрольная точка — расчёт зарплаты. Если сотрудник на окладе, сумма начисления в переходном месяце должна рассчитаться пропорционально отработанным дням по норме, собранной из двух графиков. Расхождение нормы — признак того, что документ проведён не с той датой или не проведён вовсе.
Как проверить результат
Дни после даты перевода соответствуют новому расписанию, норма часов корректна
Табель заполняется по старому графику или норма не сходится
Оклад рассчитан пропорционально отработанному времени по актуальной норме
Сумма посчитана по норме старого графика
В истории есть запись о смене графика с правильной датой
Записи нет — документ не проведён
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают не при создании документа, а из-за нарушения хронологии и последующих перерасчётов. Если зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, изменение графика задним числом вызовет перерасчёт в следующем периоде — это нужно контролировать, чтобы не получить неожиданные доначисления или удержания.
Частые вопросы
Можно ли поменять график задним числом, если месяц уже закрыт?
Технически документ можно провести прошлой датой, но программа зарегистрирует необходимость перерасчёта зарплаты за тот период. Перерасчёт выполнится при следующем начислении зарплаты. Если период сдан в отчётность, оцените последствия: изменятся суммы в расчётных листках и, возможно, в уточняющих формах.
Почему новый график не появляется в списке выбора в кадровом переводе?
Скорее всего, график не создан в справочнике «Графики работы сотрудников» или помечен на удаление. Создайте шаблон, задайте расписание и дату отсчёта, сохраните — после этого он станет доступен для выбора в кадровых документах.
Как изменить график сразу всему подразделению?
Используйте документ «Изменение графика работы списком сотрудников»: укажите дату и новый график, а табличную часть заполните подбором по подразделению. Один проведённый документ переведёт всех выбранных сотрудников без отдельных кадровых переводов.
Что делать, если сотруднику нужен особый график только в одном месяце?
Оформите документ «Индивидуальный график» на нужный месяц. Он заменит норму времени только в этом периоде, а со следующего месяца автоматически снова будет действовать основной назначенный график — ничего возвращать вручную не потребуется.
Влияет ли смена графика на отпускные и больничные?
Напрямую средний заработок для отпуска и больничного от графика не зависит — он считается из фактических начислений и отработанного времени. Косвенно влияние есть: от графика зависит норма времени и, соответственно, сумма начисленного оклада, которая входит в базу среднего заработка.
Что важно запомнить
График сотрудника меняется только кадровым документом: «Кадровый перевод» — для одного, «Изменение графика работы списком сотрудников» — для группы, «Индивидуальный график» — для временного изменения на месяц. Не правьте общий шаблон графика, если к нему привязаны другие сотрудники, и всегда проверяйте табель и расчёт зарплаты в месяце перехода.