Другое · 10 мин
Как в 1С отразить переход на электронные трудовые книжки
Пошаговая инструкция по переходу на электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП: заявления от сотрудников, форма ЕФС-1, настройка учета и типичные ошибки кадровика.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель передает в Социальный фонд России в электронном виде. Бумажная книжка при этом либо продолжает вестись параллельно (по заявлению сотрудника), либо выдается на руки и больше не заполняется. В программах 1С, прежде всего в «1С:Зарплата и управление персоналом», переход отражается через кадровые документы и отчетность по форме ЕФС-1.
Главная сложность для кадровика — не сама настройка программы, а правильная последовательность: сначала собираются заявления от работников, затем фиксируется их выбор в учетной системе, после этого подаются сведения в СФР. Если нарушить порядок, фонд получит некорректные данные, а компания рискует получить требование об исправлении.
Ниже разобран практический порядок действий в 1С:ЗУП: какие документы оформить, как зафиксировать выбор сотрудника, как сформировать и отправить отчетность, а также какие ошибки встречаются чаще всего.
Что нужно сделать до настройки 1С
До работы в программе работодатель обязан организационно подготовить переход: уведомить каждого работника о праве выбора между электронной и бумажной трудовой книжкой и собрать от них письменные заявления. Сотрудник может подать заявление о ведении электронной книжки (тогда бумажная выдается ему на руки) или о сохранении бумажной (тогда работодатель ведет оба формата).
Заявления хранятся в личном деле работника — именно на их основании в 1С вносятся отметки о выборе. До внесения данных в программу проверьте, что заявления подписаны всеми сотрудниками, включая отсутствующих (декретницы, длительные больничные): по ним тоже нужно зафиксировать статус, даже если заявление не подано.
Как зафиксировать выбор сотрудника в 1С:ЗУП
В типовой «1С:Зарплата и управление персоналом» выбор работника фиксируется документом «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки», в отдельных релизах — через «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность»). Документ регистрирует два события: подачу заявления о переходе на ЭТК и подачу заявления о сохранении бумажной книжки.
Порядок заполнения: создайте документ, добавьте в табличную часть сотрудников, укажите дату заявления и его вид. Если сотрудников много, используйте подбор по списку — программа позволяет заполнить документ сразу по подразделению или всей организации. Дата документа должна соответствовать дате фактической подачи заявления, а не дате ввода в базу.
- 1Соберите письменные заявления от всех работников и разделите их на два типа: за ЭТК и за бумажную книжку
- 2Создайте в 1С:ЗУП документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» и заполните его списком сотрудников
- 3Проверьте даты заявлений и проведите документ
- 4Сформируйте ЕФС-1 с событием «Заявление» и отправьте в СФР
- 5Выдайте бумажные книжки на руки тем, кто выбрал электронный формат, с записью об этом в самой книжке
Какие кадровые события передаются в СФР
После перехода работодатель обязан передавать в фонд сведения о каждом кадровом событии: прием на работу, перевод, увольнение, переименование организации или должности, а также о самих заявлениях работников. В 1С эти сведения формируются автоматически на основании кадровых документов — при условии, что они оформлены корректно и проведены.
Сроки подачи зависят от события: по приему и увольнению сведения подаются не позднее следующего рабочего дня, по остальным событиям — в установленные отчетные сроки. Программа контролирует состав неотправленных событий, но ответственность за своевременность остается на кадровике.
Какие события не передаются
В электронные сведения не включаются записи о награждениях, дисциплинарных взысканиях и некоторые другие сведения, которые раньше вносились в бумажную книжку. Если сотрудник выбрал электронный формат, такие записи вообще нигде не фиксируются в формате трудовой книжки — учитывайте это при оформлении поощрений.
Как сформировать и отправить ЕФС-1 из 1С
Отчетность по трудовой деятельности входит в форму ЕФС-1, раздел 1 (подразделы 1.1 и 1.2). В 1С:ЗУП отчет создается через «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» → «Создать» → выбор формы ЕФС-1. Программа автоматически подтягивает кадровые события за отчетный период, по которым сведения еще не были представлены.
Перед отправкой выполните проверку: откройте сформированный отчет, сверьте список сотрудников и событий с кадровыми приказами, убедитесь, что указаны корректные СНИЛС и даты событий. Ошибка в СНИЛС — самая частая причина отказа в приеме отчета. Отправка выполняется через встроенный сервис 1С-Отчетность либо выгрузкой файла для передачи через оператора ЭДО или личный кабинет СФР.
Как проверить результат
Отчет принят фондом, квитанция положительная
Ошибки форматно-логического контроля или отказ по СНИЛС
Все приемы, переводы и увольнения за период присутствуют
Событие оформлено приказом, но в отчет не попало
Зафиксирован вид заявления о выборе формы книжки
Заявление есть на бумаге, но не отражено в программе
Как оформить выдачу бумажных книжек на руки
Работнику, подавшему заявление о переходе на ЭТК, бумажная книжка выдается на руки. Перед выдачей в нее вносится запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, с указанием даты заявления. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью (при ее наличии).
Факт выдачи фиксируется в книге учета движения трудовых книжек — работник расписывается в получении. В 1С такая операция отражается как выдача документа на руки; параллельно убедитесь, что в карточке сотрудника зафиксирован выбор электронного формата, иначе программа продолжит предлагать вести бумажный учет.
Типичные ошибки при отражении перехода в 1С
Первая распространенная ошибка — ввод заявлений «задним числом» с неверной датой. Дата в документе 1С должна совпадать с датой на бумажном заявлении: расхождение выявляется при проверке и трактуется как нарушение порядка уведомления фонда.
Вторая ошибка — отправка ЕФС-1 только по заявлениям, но не по кадровым событиям. Переход на ЭТК не отменяет обязанность передавать сведения о каждом приеме и увольнении: часть компаний после первичной подачи «успокаивается» и пропускает последующие события. Третья ошибка — работа с устаревшим релизом: формат ЕФС-1 периодически обновляется, и старая версия программы может формировать отчет, который фонд не примет.
Особенности для отдельных ситуаций
Новые сотрудники, впервые устраивающиеся на работу, бумажную книжку не получают вовсе — для них ведется только электронный формат. В 1С при приеме такого работника не создается запись о заведении бумажной книжки, а сведения о приеме подаются в СФР в стандартном порядке.
Если сотрудник, выбравший ЭТК, позднее передумал — вернуться к бумажной книжке он не может: законодательство не предусматривает обратного перехода. В программе достаточно не создавать новых документов, но кадровику важно корректно отвечать на такие запросы и не оформлять фиктивные «восстановления» бумажного учета.
Как выбрать действие
По сотрудникам, находящимся в длительном отсутствии (отпуск по уходу за ребенком, продолжительная болезнь), заявления собираются по мере выхода на работу, но сведения о кадровых событиях передаются независимо от их присутствия. Не откладывайте отправку ЕФС-1 «до выхода сотрудника» — это прямое нарушение сроков.
Что важно запомнить
Переход на ЭТК в 1С отражается документом о заявлениях сотрудников и отчетностью ЕФС-1. Сначала собираются письменные заявления, затем они фиксируются в программе, после чего сведения отправляются в СФР. Бумажные книжки выбравшим электронный формат выдаются на руки с соответствующей записью.
Частые вопросы
Обязательно ли переходить на электронную трудовую книжку всем сотрудникам?
Нет. Выбор формы — право работника, а не работодателя. Сотрудник может сохранить бумажную книжку, и тогда работодатель обязан вести оба формата одновременно. Принудительный перевод всех на ЭТК незаконен.
Что делать, если сотрудник потерял бумажную книжку после перехода на ЭТК?
После перехода на электронный формат бумажная книжка хранится у самого работника, и ее утрата не влияет на учет: все сведения о трудовой деятельности находятся в СФР. Дубликат в этом случае не оформляется, актуальные данные работник получает в виде выписки из электронной книжки.
Как сотрудник может проверить сведения в электронной трудовой книжке?
Работник вправе запросить у работодателя сведения о трудовой деятельности (формируются из 1С) либо получить выписку самостоятельно через личный кабинет на портале госуслуг или в клиентской службе СФР. Работодатель обязан выдавать сведения при каждом кадровом событии и по запросу.
Нужно ли передавать сведения по сотрудникам, принятым до перехода на ЭТК?
Да. По сотрудникам, уже работающим в организации, подаются сведения о текущем месте работы и последнем кадровом событии, а также о поданных заявлениях. Вся предыдущая история остается в бумажной книжке и в электронный формат не переносится.
Что будет, если не отправить ЕФС-1 вовремя?
За непредставление или нарушение сроков представления сведений о трудовой деятельности предусмотрена административная ответственность для должностных лиц и организаций. При обнаружении пропуска подайте сведения как можно скорее и зафиксируйте причину задержки внутренней служебной запиской.
Можно ли вести учет ЭТК в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?
В «1С:Бухгалтерии» есть базовые кадровые документы и возможность формировать ЕФС-1, поэтому для небольшой организации этого достаточно. Однако полноценный учет заявлений, массовые операции и детальный контроль событий удобнее вести в 1С:ЗУП — при штате от нескольких десятков человек это существенно снижает трудозатраты.