Как трудоустроить работника в 1С

Приём сотрудника на работу в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: создание физического лица, оформление приказа о приёме, назначение графика и начислений, проверка корректности расчёта зарплаты и отчётности. Ошибка на любом шаге приводит к неверным начислениям, проблемам с НДФЛ и замечаниям при проверках.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) — именно она чаще всего используется для кадрового учёта. В «1С:Бухгалтерии» приём оформляется похожим образом, но с сокращённым набором кадровых документов и без полноценного расчёта по графикам.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на разделы «Кадры» и «Зарплата», а в программе заполнены данные организации: ИНН, регистрационные номера в фондах, учётная политика по НДФЛ и страховым взносам. Без этого документ приёма не проведётся или проведётся с ошибками.

Подготовка: что проверить до оформления приёма

До создания документа приёма соберите исходные данные: паспортные данные сотрудника, СНИЛС, ИНН (при наличии), реквизиты трудового договора, дату выхода на работу, размер оклада или тарифной ставки, график работы и сведения о вычетах по НДФЛ (например, заявление на детский вычет).

Проверьте настройки самой программы. В разделе «Настройка → Реквизиты организации» должны быть заполнены данные для отчётности. В разделе «Настройка → Графики работы сотрудников» должен существовать подходящий график — пятидневка, сменный или гибкий. Если нужного графика нет, создайте его заранее: выбирать график придётся уже в документе приёма.

Отдельно проверьте штатное расписание, если оно ведётся (раздел «Кадры → Штатное расписание»). При включённом контроле штатного расписания программа не даст принять сотрудника на позицию, по которой нет свободной ставки. Если штатное расписание не ведётся, этот шаг пропускается.

Создание физического лица

Первый шаг — завести карточку физического лица: раздел «Кадры → Сотрудники → кнопка «Создать» или «Кадры → Физические лица». Введите ФИО, дату рождения, пол, паспортные данные, СНИЛС и ИНН. Программа автоматически проверит дубли по СНИЛС и ФИО — если такое физлицо уже есть в базе (например, сотрудник работал раньше или числится в другой организации холдинга), используйте существующую карточку, а не создавайте новую.

Дубли физических лиц — одна из главных причин ошибок в отчётности: данные по НДФЛ и взносам «разваливаются» на две карточки, и персонифицированные сведения формируются неверно. Если дубль всё же возник, его нужно объединить штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» до сдачи отчётности.

Заполните контактные данные и адрес регистрации — они понадобятся для отчётов в фонды и для формы 2-НДФЛ (справки о доходах). Адрес вводите по классификатору ФИАС через подбор, а не вручную строкой: некорректный адрес — частая причина отказа при сдаче электронной отчётности.

Оформление документа «Приём на работу»

Основной документ — «Кадры → Приёмы → Создать». Укажите организацию, сотрудника, дату приёма, подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию из него — программа подставит условия оплаты автоматически.

Далее заполните ключевые параметры:

• Количество ставок — 1 для полной занятости, 0,5 для полставки и т.д. От этого зависит расчёт оклада пропорционально отработанному времени.
• Вид занятости — основное место работы или совместительство (внутреннее/внешнее). Ошибка здесь влияет на кадровые отчёты и статистику.
• График работы — выберите из справочника графиков. Именно по графику считается норма времени для расчёта зарплаты.
• Начисления — на вкладке «Оплата труда» укажите оклад, тарифную ставку или сдельную оплату, а также постоянные надбавки и премии.
• Испытательный срок — заполняется при необходимости, на расчёт не влияет, но отражается в печатной форме приказа.

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». На основании документа можно распечатать приказ о приёме (форма Т-1 или самостоятельная форма организации) и трудовой договор, если шаблон настроен.

1. 1
   Проверьте настройки организации и наличие нужного графика работы
2. 2
   Создайте физическое лицо и убедитесь в отсутствии дублей по СНИЛС
3. 3
   Оформите документ «Приём на работу»: дата, подразделение, должность, ставка, график
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» укажите оклад и постоянные начисления
5. 5
   Заполните сведения о праве на вычеты НДФЛ при наличии заявления
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1
7. 7
   Проверьте расчёт зарплаты за первый месяц работы сотрудника

Настройка начислений, графика и НДФЛ

Начисления задаются в документе приёма на вкладке «Оплата труда». Типовой вариант — «Оплата по окладу» с указанием суммы. Если сотруднику положены постоянные доплаты (за стаж, вредность, региональный коэффициент), добавьте их отдельными строками. Районный коэффициент и северные надбавки настраиваются в реквизитах организации и применяются автоматически — вручную добавлять их к окладу не нужно.

График работы критичен для расчёта: зарплата считается как оклад, делённый на норму дней по графику и умноженный на фактически отработанные дни. Если приём середина месяца — программа сама рассчитает пропорцию, но только при условии, что дата приёма указана верно и график заполнен на текущий год.

Вычеты по НДФЛ вводятся документом «Налоги и взносы → Заявление на вычеты НДФЛ» (или из карточки сотрудника). Стандартный детский вычет применяется с месяца, указанного в заявлении. Если сотрудник принят не с начала года, доход с предыдущего места работы для контроля лимита вычетов вводится документом «Операция учёта НДФЛ» или в специальной форме ввода доходов — без этого вычет может применяться сверх положенного лимита.

Проверка результата: расчёт и кадровые данные

После проведения приёма выполните контрольный расчёт. Создайте документ «Зарплата → Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма, заполните его и проверьте строку нового сотрудника: сумма должна соответствовать окладу, пересчитанному за фактически отработанные дни. Если сотрудник принят с первого числа и отработал полный месяц — начисление должно равняться полному окладу (с учётом ставки).

Проверьте кадровые отчёты: «Кадры → Кадровые отчёты → Список сотрудников» (или «Штатная расстановка») — новый сотрудник должен отображаться с корректной датой приёма, подразделением и должностью. Сформируйте личную карточку Т-2 и убедитесь, что данные подтянулись.

Для электронных трудовых книжек проверьте, что сведения о приёме попадут в отчёт ЕФС-1 (подраздел кадровых событий) — он сдаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В программе отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки → 1С-Отчётность».

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма в «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц

Норма

Оклад пропорционально отработанным дням по графику

Тревожный признак

Полный оклад при приёме в середине месяца или нулевая сумма

Строка сотрудника в отчёте «Штатная расстановка»

Норма

Верные дата приёма, должность, подразделение, ставка

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или дублируется

НДФЛ в расчётном листке

Норма

Налог посчитан, вычеты применены с месяца из заявления

Тревожный признак

Вычеты применены задним числом за предыдущие месяцы или не применены вовсе

Кадровое событие для ЕФС-1

Норма

Приём отражён в подразделе кадровых событий отчёта

Тревожный признак

События нет — проверьте дату и проведение документа

Особые случаи: совместительство, ГПХ и переводы

Внутреннее совместительство

Для внутреннего совместителя не создавайте новое физическое лицо — оформляется второй документ «Приём на работу» на того же человека с видом занятости «внутреннее совместительство». В базе появится второй сотрудник, привязанный к тому же физлицу, и зарплата будет считаться по обеим позициям, а НДФЛ — консолидированно.

Работник по договору ГПХ

Исполнители по договорам гражданско-правового характера оформляются не приёмом, а документом «Зарплата → Договоры подряда» (или «Договор ГПХ»). Трудовой книжки и кадрового приказа не создаётся, но взносы и НДФЛ учитываются. Не оформляйте ГПХ через кадровый приём — это исказит кадровую статистику и приведёт к лишним событиям в ЕФС-1.

Приём в обособленное подразделение

Если сотрудник принят в обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс, проверьте, что в документе выбрано правильное подразделение с корректной регистрацией в налоговом органе — от этого зависит, куда будет перечисляться и отчитываться НДФЛ.

Частые вопросы

Можно ли оформить приём датой выходного дня?

Технически программа позволяет указать любую дату. На практике датой приёма обычно ставят первый рабочий день по графику сотрудника — иначе возникают спорные ситуации с табелем и оплатой. Если по документам сотрудник принят в выходной, проверьте, как это отразится в табеле учёта рабочего времени.

Сотрудник принят, но в начислении зарплаты его нет. Что проверить?

Чаще всего причины три: документ приёма не проведён, дата приёма попадает в другой месяц, либо у выбранного графика работы не заполнен календарь на текущий год. Откройте график и нажмите «Заполнить по умолчанию» или проверьте производственный календарь в настройках.

Как исправить ошибочный приём?

Если документ ещё не повлиял на расчёты и отчётность, его можно отредактировать и перепровести или пометить на удаление. Если зарплата уже рассчитана — сначала отмените связанные начисления. Если отчётность сдана, исправляйте через кадровый перевод или увольнение с корректирующими документами и уточнёнными расчётами, а не удалением «задним числом».

Нужно ли заводить сотрудника, если он работает по совместительству из другой организации?

Да, внешний совместитель оформляется полноценным приёмом с видом занятости «внешнее совместительство». Физическое лицо создаётся один раз; если этот человек уже есть в базе по другой организации вашей группы — используйте существующую карточку.

Чем приём в 1С:Бухгалтерии отличается от приёма в ЗУП?

В «1С:Бухгалтерии» приём оформляется через «Зарплата и кадры → Приёмы на работу» с упрощённым набором полей: нет полноценных графиков работы, штатного расписания и детальных кадровых отчётов. Для полноценного кадрового учёта и расчёта по сложным схемам оплаты используется ЗУП.