Как списать депонированную зарплату в 1С

Депонированная зарплата возникает, когда сотрудник не получил начисленные суммы в установленный срок — например, не пришёл за деньгами в кассу или на карту не прошла выплата. В учёте такие суммы переносятся со счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» на счёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам». Если работник так и не обратился за деньгами в течение срока исковой давности, организация обязана списать задолженность и признать её внереализационным доходом.

Списание — это не просто техническая операция «закрыть долг». Ошибка может привести к искажению отчётности, претензиям со стороны налоговой инспекции и спорам с бывшими сотрудниками, которые вправе потребовать деньги даже после списания, если процедура была проведена с нарушениями. Поэтому важно понимать, когда списание правомерно, какими документами оно оформляется в 1С и какие проводки должны сформироваться.

Материал ориентирован на пользователей 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0. Конкретные названия документов и команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общая логика работы сохраняется.

Что такое депонированная зарплата и когда её можно списать

Депонирование — это перенос невыплаченной в срок зарплаты на отдельный учёт. В 1С:ЗУП депонирование оформляется автоматически или вручную, если выплата по ведомости не состоялась: сотрудник отсутствовал, уволился и не явился за расчётом, платёж по реестру не прошёл. Сумма «зависает» на счёте 76.04 и ждёт либо выплаты работнику, либо списания.

Основание для списания — истечение срока исковой давности. По общему правилу он составляет три года, но точка отсчёта по трудовым спорам имеет особенность: для работающего сотрудника срок по невыплаченной зарплате может считаться непрерывным, пока трудовые отношения действуют. На практике безопаснее ориентироваться на три года с даты, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении, — чаще всего со дня, следующего за установленным днём выплаты.

Перед списанием бухгалтерия должна провести инвентаризацию расчётов и зафиксировать, что обращений от работника не было. Если сотрудник письменно требовал выплату или подавал иск, срок прерывается, и списывать сумму нельзя.

Подготовка: что проверить перед списанием

Сначала получите полную картину задолженности. В 1С:ЗУП используйте отчёты по депонированным суммам: «Остатки депонированной зарплаты» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.04 в 1С:Бухгалтерии с детализацией по сотрудникам. Сверьте данные зарплатной и бухгалтерской программ — расхождения нужно устранить до списания, иначе после проводок разница станет ещё заметнее.

По каждому сотруднику проверьте: дату депонирования, период, за который начислена сумма, факт увольнения, наличие обращений за выплатой. Если работник уволен и три года с даты депонирования прошло — кандидат на списание. Если сомневаетесь в точке отсчёта срока, безопаснее отложить списание или получить юридическое заключение.

Отдельно проверьте НДФЛ. При депонировании налог обычно уже исчислен; порядок его перечисления зависит от того, как выплата оформлялась. При списании невостребованной суммы в доход организации у налоговой может возникнуть вопрос о судьбе удержанного НДФЛ. Практика по этой ситуации неоднозначна, поэтому зафиксируйте выбранный подход в учётной политике или служебной записке.

Списание депонированной зарплаты в 1С:ЗУП 3.1

В 1С:ЗУП для списания предусмотрен документ «Списание депонированной зарплаты» (в ряде релизов — «Операция учёта депонированной зарплаты» с видом «Списание»). Найдите его в разделе «Зарплата» — «Все начисления» или через журнал документов по депонированию, в зависимости от настроек интерфейса. Если документа нет в меню, проверьте права и включённость функциональности депонирования в настройках расчёта зарплаты.

Порядок работы с документом следующий. Создайте новый документ, укажите организацию и дату списания. В табличной части подберите сотрудников с невостребованными депонированными суммами — программа покажет остатки по каждому. Укажите списываемую сумму: можно списать частично, если, например, по одной сумме срок вышел, а по другой ещё нет. Проверьте дату операции: она определяет период отражения в учёте.

После проведения документа в ЗУП данные при синхронизации попадут в бухгалтерскую программу. В типовом обмене формируется отражение в учёте, которое создаст проводку по списанию с 76.04. Убедитесь, что в настройках отражения для операции списания указан корректный счёт доходов — обычно 91.01 «Прочие доходы».

1. 1
   Сформируйте отчёт по остаткам депонированной зарплаты и отберите суммы с истёкшим сроком давности
2. 2
   Проверьте отсутствие обращений сотрудников и зафиксируйте результаты инвентаризации
3. 3
   Создайте документ списания депонированной зарплаты, заполните сотрудников и суммы
4. 4
   Проведите документ и проверьте движения по регистрам
5. 5
   Выполните синхронизацию с 1С:Бухгалтерией и проверьте проводку Дт 76.04 Кт 91.01

Списание в 1С:Бухгалтерии 3.0, если ЗУП не используется

Если зарплата ведётся непосредственно в бухгалтерской программе или депонированные суммы остались с давних времён без детализации в ЗУП, списание оформляется ручной операцией. Откройте раздел «Операции» — «Операции, введённые вручную» и создайте новый документ «Операция».

Добавьте проводку: дебет счёта 76.04 с указанием сотрудника в субконто, кредит счёта 91.01 с статьёй прочих доходов вида «Списание кредиторской задолженности» или аналогичной. Сумма — размер списываемой депонированной задолженности. Если списываете несколько сотрудников, создайте строку по каждому — аналитика по работникам на 76.04 обязательна.

К операции приложите основание: акт инвентаризации расчётов, приказ руководителя о списании, бухгалтерскую справку с расчётом срока исковой давности. В программе можно заполнить поле «Основание» и присоединить скан документа, чтобы при проверке не пришлось восстанавливать историю по памяти.

Налоговый учёт и НДФЛ при списании

Списанная кредиторская задолженность с истёкшим сроком исковой давности признаётся внереализационным доходом организации. Это относится и к депонированной зарплате. Дата признания дохода — дата списания, то есть дата документа, которым оформлена операция. Если организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы», ранее не учтённые в расходах суммы зарплаты при списании всё равно формируют доход.

Вопрос НДФЛ самый спорный. Налог с депонированной зарплаты, как правило, был исчислен при начислении, а перечисление зависело от факта выплаты. Если деньги работнику так и не выплатили и долг списан, возникает вопрос: нужно ли перечислить НДФЛ или, наоборот, оформить возврат излишне удержанного. Единого подхода нет; распространённая позиция — при списании невостребованной суммы обязанность перечислить НДФЛ сохраняется, если налог фактически удерживался. Согласуйте порядок с налоговым консультантом и зафиксируйте его во внутренних документах.

Страховые взносы с депонированных сумм начисляются в периоде начисления зарплаты, поэтому при списании дополнительных движений по взносам не возникает.

Проверка результата после списания

После проведения документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.04. Остатки по списанным сотрудникам должны обнулиться. Если остаток остался — либо сумма списана частично, либо проводка не прошла по нужной аналитике. Проверьте также счёт 91.01: там должна появиться кредитовая сумма по статье списания задолженности.

Сверьте данные ЗУП и бухгалтерии после синхронизации. В отчётах по депонированной зарплате в ЗУП списанные суммы не должны числиться как задолженность перед работниками. Если в ЗУП остаток закрылся, а в бухгалтерии нет — ищите ошибку в документе отражения в учёте или в настройках способов отражения.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 76.04

Норма

Остаток по списанным сотрудникам равен нулю

Тревожный признак

Остаток сохранился или появился дебетовый

Проводка списания

Норма

Дт 76.04 Кт 91.01 на полную сумму с аналитикой по сотруднику

Тревожный признак

Проводки нет, счёт доходов неверный или нет субконто

Отчёт по депонированным суммам в ЗУП

Норма

Списанные суммы не отображаются как задолженность

Тревожный признак

Суммы висят в остатках после синхронизации

Декларация по налогу на прибыль

Норма

Доход от списания отражён в периоде списания

Тревожный признак

Доход не попал в декларацию или отражён дважды

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — списание до истечения срока исковой давности «для очистки баланса». Это создаёт риск восстановления долга по требованию работника и претензий при проверке. Вторая типичная проблема — списание общей суммой без аналитики по сотрудникам: потом невозможно доказать, чей именно долг списан, и при обращении бывшего работника придётся разбираться вручную.

Также встречаются: списание в ЗУП без последующей проверки проводок в бухгалтерии (остатки расходятся), неверный счёт доходов в проводке, отсутствие документального основания (акта инвентаризации и приказа). Каждая из этих ошибок устраняется сторнирующей операцией и повторным корректным проведением, но лучше проверить всё до проведения документа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли списать депонированную зарплату работающего сотрудника?

Делать это крайне рискованно. Пока трудовые отношения действуют, срок исковой давности по невыплаченной зарплате, как правило, не начинает течь. Безопасный вариант — выплатить сумму работнику по его заявлению через документ выплаты депонированной зарплаты.

Какой проводкой списывается депонированная зарплата?

Стандартная проводка — Дт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам» Кт 91.01 «Прочие доходы». Проводка делается по каждому сотруднику отдельно с указанием суммы и основания.

Что делать, если сотрудник обратился за деньгами после списания?

Если списание было правомерным (срок исковой давности истёк и не прерывался), организация вправе отказать, сославшись на пропуск срока. Если срок фактически не истёк или прерывался — сумму придётся восстановить и выплатить, скорректировав ранее признанный доход.

Нужно ли платить НДФЛ при списании депонированной зарплаты?

Однозначной нормы нет, практика различается. Если налог был фактически удержан при начислении, безопаснее перечислить его в бюджет при списании. Зафиксируйте выбранный подход во внутренних документах и при необходимости запросите разъяснение в налоговой.

Где в 1С:ЗУП найти документ списания депонированной зарплаты?

Обычно в разделе «Зарплата» среди документов по депонированию или через журнал «Все начисления». Если документ не виден, проверьте, что в настройках расчёта зарплаты включено ведение депонирования, а у пользователя есть соответствующие права.

Можно ли списать сумму частично?

Да. Если по одному сотруднику несколько депонированных сумм с разными датами, списываются только те, по которым истёк срок исковой давности. В документе укажите конкретные суммы, а не весь остаток.