Как создать уведомление по НДФЛ в 1С

Уведомление об исчисленных суммах НДФЛ — обязательный документ для организаций и ИП, которые платят налог в составе единого налогового платежа. Без уведомления налоговая не узнает, какую часть ЕНП распределить на НДФЛ, и деньги «зависнут» на едином налоговом счёте. В программах 1С уведомление формируется автоматически на основе проведённых документов по зарплате и выплатам физлицам.

Механика одинакова в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: уведомление создаётся из раздела отчётности, заполняется регистрами налогового учёта и отправляется в ФНС через 1С-Отчётность либо выгружается файлом. Ошибки чаще всего связаны не с самой формой, а с некорректными данными в учёте: непроведёнными ведомостями, неверными датами удержания налога или незакрытыми периодами.

Ниже — пошаговый порядок создания уведомления, контрольные точки для проверки сумм и разбор типичных проблем, с которыми сталкиваются бухгалтеры при сдаче.

Когда нужно подавать уведомление по НДФЛ

Уведомление подаётся в те сроки, когда удержанный НДФЛ перечисляется в бюджет в составе ЕНП. Отчётный период для налога — интервал с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца. Уведомление направляется не позднее 25-го числа, а сам платёж — не позднее 28-го числа.

Особый случай — декабрь: по налогу, удержанному с 23 по 31 декабря, уведомление подаётся отдельно не позднее последнего рабочего дня года. За январь действует удлинённый период: в уведомление за январь попадает налог, удержанный с 1 по 22 января.

Если в периоде не было выплат физлицам и удержанного налога, нулевое уведомление подавать не требуется. Это отличает уведомление от расчёта 6-НДФЛ, который сдаётся независимо от сумм.

Что проверить в учёте перед созданием уведомления

Корректность суммы в уведомлении полностью зависит от состояния учёта. Перед формированием убедитесь, что все документы начисления и выплаты за период проведены: ведомости на выплату зарплаты, больничные, отпускные, премии, дивиденды, выплаты по договорам ГПХ.

Удобный способ сверки — отчёт «Анализ НДФЛ по документам основаниям» или «Регистр налогового учёта по НДФЛ» в 1С:ЗУП. В бухгалтерии используйте стандартные отчёты по налогам и взносам. Сумма налога со статусом «удержанный» за нужный период должна совпадать с суммой, которую программа подставит в уведомление.

Отдельно проверьте реквизиты организации: ИНН, КПП, ОКТМО и регистрацию в налоговом органе. Уведомление уходит в ту инспекцию, которая указана в карточке организации, и ошибка в ОКТМО приведёт к некорректному распределению платежа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма в уведомлении

Норма

Совпадает с удержанным НДФЛ по регистру за период с 23-го по 22-е число

Тревожный признак

Сумма меньше или больше данных учёта — есть непроведённые или лишние документы

ОКТМО и КБК

Норма

ОКТМО места учёта организации, КБК соответствует категории выплат

Тревожный признак

ОКТМО обособленного подразделения при подаче за головную организацию

Статус отправки

Норма

Уведомление принято ФНС, есть квитанция о приёме

Тревожный признак

Статус «Ошибка» или долгое отсутствие квитанции

Создание уведомления в 1С: пошаговая инструкция

В актуальных релизах 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии уведомление доступно из журнала отчётности. Откройте раздел «Отчёты, справки — 1С-Отчётность», нажмите «Создать» и в списке форм выберите «Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей, сборов, страховых взносов». Альтернативный путь — раздел «Операции» или «Налоги и взносы», пункт «Уведомления о суммах налогов и взносов».

В форме укажите отчётный месяц (период, за который подаёте уведомление) и организацию. Затем нажмите «Заполнить»: программа соберёт удержанный НДФЛ за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего и подставит сумму с нужным КБК и ОКТМО.

Если налог удерживался по нескольким основаниям — например, с доходов работников и с дивидендов — в уведомлении может быть несколько строк с разными КБК. Проверьте каждую строку отдельно, прежде чем отправлять документ.

1. 1
   Проведите все документы начислений и выплат за период, сверьте удержанный НДФЛ по регистру
2. 2
   Откройте «Отчёты, справки — 1С-Отчётность», нажмите «Создать» и выберите уведомление об исчисленных суммах
3. 3
   Укажите отчётный месяц и организацию, нажмите «Заполнить»
4. 4
   Проверьте сумму, КБК, ОКТМО и период в каждой строке
5. 5
   Нажмите «Отправить» и дождитесь квитанции о приёме от ФНС

Если сумма не заполнилась автоматически

Чаще всего причина — документы проведены после формирования уведомления либо дата удержания налога в ведомости попадает в другой период. В 1С датой удержания считается дата фактической выплаты дохода, указанная в ведомости. Проверьте даты выплат и повторно нажмите «Заполнить».

Вторая причина — устаревший релиз конфигурации. Формат уведомления и правила автозаполнения менялись, и старые релизы могут заполнять форму некорректно или не содержать её вовсе. Обновите конфигурацию до актуальной версии.

Отправка уведомления в ФНС

При подключённой 1С-Отчётности уведомление отправляется напрямую из программы кнопкой «Отправить». После отправки дождитесь смены статуса: сначала «Отправлено», затем «Сдано» с квитанцией о приёме. Квитанция — единственное подтверждение, что налоговая получила уведомление, поэтому сохраните её.

Если электронная отчётность не подключена, уведомление можно выгрузить в файл и загрузить через личный кабинет налогоплательщика или оператора ЭДО. Бумажная подача для уведомлений практически не используется, так как большинство плательщиков ЕНП обязаны отчитываться электронно.

После приёма уведомления проверьте сальдо единого налогового счёта: на сумму из уведомления у инспекции появится основание списать деньги в счёт НДФЛ при наступлении срока платежа. Если денег на ЕНС недостаточно, образуется отрицательное сальдо и начислятся пени.

Исправление ошибок: уточнённое уведомление

Если после отправки обнаружилась ошибка — неверная сумма, КБК или ОКТМО — подаётся новое уведомление с корректными данными за тот же период. Последнее принятое уведомление заменяет предыдущее. В 1С создайте новый документ за тот же отчётный месяц, заполните правильные значения и отправьте.

Уточнение имеет смысл подать до наступления срока платежа (28-го числа): тогда налоговая распределит ЕНП по исправленным данным. Если срок платежа уже прошёл и образовалась недоимка, уведомление подаётся в любом случае, но пени за период отрицательного сальдо это не отменит.

Особые ситуации: дивиденды, ГПХ и обособленные подразделения

НДФЛ с дивидендов и выплат по договорам ГПХ попадает в уведомление на общих основаниях — по дате фактической выплаты. В 1С:ЗУП такие выплаты оформляются отдельными документами, и их нужно провести до формирования уведомления.

Организации с обособленными подразделениями подают уведомления по каждому подразделению отдельно — с ОКТМО и КПП соответствующего подразделения. В программе для этого в карточке подразделения должна быть заполнена регистрация в налоговом органе, а при создании уведомления выбирается нужное подразделение.

Удобно завести привычку формировать уведомление сразу после закрытия выплат 22-го числа, а не в последний день срока. Так остаётся запас времени на сверку сумм и исправление документов, если автозаполнение покажет расхождение.

FAQ

Нужно ли подавать уведомление, если НДФЛ за период равен нулю?

Нет. Если в периоде с 23-го по 22-е число не было выплат и удержанного налога, уведомление не подаётся. Обязанность возникает только при наличии исчисленных сумм.

Чем уведомление отличается от расчёта 6-НДФЛ?

Уведомление — это сообщение о сумме налога для распределения единого налогового платежа, оно подаётся ежемесячно. Расчёт 6-НДФЛ — отчётность по налогу, сдаётся ежеквартально и за год. Один документ не заменяет другой.

Что делать, если уведомление отправлено, но деньги с ЕНС не списались?

Проверьте сальдо единого налогового счёта: при недостатке средств списание не происходит и начисляются пени. Если сальдо положительное, убедитесь, что уведомление принято ФНС (есть квитанция), и сверьте КБК и период в отправленном документе.

Можно ли подать уведомление раньше 25-го числа?

Да, срок «не позднее 25-го числа» — это крайняя дата, а не точная. Подать уведомление можно сразу после того, как все выплаты периода проведены, например 23-го числа.

Почему в уведомлении несколько строк с разными КБК?

Программа разделяет налог по основаниям: например, НДФЛ с доходов работников и с дивидендов учитывается по разным КБК. Это нормально — проверьте сумму и реквизиты по каждой строке отдельно.

Как исправить ошибку в уже отправленном уведомлении?

Создайте новое уведомление за тот же период с корректными данными и отправьте его. Последнее принятое ФНС уведомление заменяет предыдущее. Желательно успеть до срока платежа — 28-го числа.