Другое · 10 мин
Как создать сведения о застрахованном лице в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция: как создать сведения о застрахованном лице в 1С:ЗУП, заполнить данные сотрудника, проверить СНИЛС и подготовить сведения для СФР без ошибок.
Сведения о застрахованном лице — это данные, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России (СФР) о каждом сотруднике: ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, документ, удостоверяющий личность. В 1С:ЗУП эти сведения формируются автоматически на основе карточки физического лица, поэтому качество итогового отчёта напрямую зависит от того, насколько корректно заполнены первичные данные в справочниках.
Ошибка в СНИЛС или расхождение в фамилии приводит к отказу в приёме отчётности и к тому, что сведения не попадают на индивидуальный лицевой счёт работника. В статье разобран полный цикл: от создания карточки физического лица до формирования и проверки сведений, а также типичные ошибки, из-за которых СФР возвращает отчёт.
Что такое сведения о застрахованном лице и когда они нужны
Сведения о застрахованном лице включают персональные данные работника: фамилию, имя, отчество, СНИЛС, ИНН, дату рождения, пол, гражданство и реквизиты документа, удостоверяющего личность. Эти данные являются основой для идентификации человека в системе обязательного пенсионного и социального страхования.
Работодатель обязан передавать сведения в СФР в составе персонифицированной отчётности — при приёме сотрудника на работу, при изменении его персональных данных (смена фамилии, документа), а также в составе регулярных форм. В 1С:ЗУП соответствующие отчёты формируются в разделе «Отчетность, справки».
Важно понимать: программа не «придумывает» сведения, а собирает их из справочников «Физические лица» и «Сотрудники». Поэтому первичная задача — правильно завести человека в базу, и только потом формировать отчёт.
Подготовка: создание карточки физического лица
Перед формированием сведений убедитесь, что в базе есть корректная карточка физического лица. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте нового сотрудника либо откройте существующего для проверки. При создании программа предложит ввести ФИО, дату рождения, пол и СНИЛС.
Заполните поля по документу, удостоверяющему личность. СНИЛС вводите в формате XXX-XXX-XXX XX — программа проверяет контрольное число автоматически и выдаст предупреждение, если номер некорректен. Если СНИЛС у сотрудника отсутствует (например, иностранец без регистрации в системе), оставьте поле пустым, но учтите, что ряд отчётов без СНИЛС не пройдёт контроль.
Перейдите по ссылке «Личные данные» или откройте карточку физического лица по гиперссылке из карточки сотрудника. Здесь заполняются: документ, удостоверяющий личность (вид, серия, номер, кем и когда выдан), ИНН, адрес регистрации и фактического проживания, гражданство. Все эти поля попадают в сведения для СФР.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать»
- 2Введите ФИО, дату рождения, пол и СНИЛС
- 3Откройте карточку физического лица и заполните документ, удостоверяющий личность
- 4Укажите ИНН, гражданство и адреса
- 5Сохраните и проверьте отсутствие предупреждений о дублях
Оформление приёма на работу
Сведения о застрахованном лице привязаны к трудовым отношениям, поэтому следующий шаг — документ «Приём на работу». Откройте «Кадры» → «Приемы на работу» → «Создать», выберите сотрудника, укажите дату приёма, подразделение, должность и условия оплаты труда.
Проверьте, что в документе корректно указан вид занятости (основное место работы или совместительство) — это влияет на кадровые отчёты. После проведения документа сотрудник считается оформленным, и его данные становятся доступны для включения в отчётность.
Если сотрудник работает по договору ГПХ, используйте документ «Договор (работы, услуги)» — такие лица также являются застрахованными, но сведения по ним формируются в соответствующих разделах отчётности с учётом специфики договора.
Формирование сведений о застрахованных лицах
Основной путь — раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Нажмите «Создать», в списке форм найдите нужный отчёт по СФР (например, персонифицированные сведения о физических лицах или соответствующую форму сведений о застрахованных лицах). Программа автоматически заполнит табличную часть данными сотрудников, принятых в отчётном периоде.
Альтернативный вариант — журнал «Отчетность, справки» → «Сведения о застрахованных лицах» (название может отличаться в зависимости от версии конфигурации). Здесь создаётся документ, в котором вручную или по кнопке «Заполнить» подбираются сотрудники, и формируется комплект сведений для передачи.
При заполнении проверьте отчётный период и организацию в шапке документа. Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям, сведения формируются отдельно по каждой страхователю с собственным регистрационным номером в СФР.
Способы формирования сведений
Подходит для регламентированной отправки: форма актуальна, есть встроенная проверка и прямая отправка в СФР. Требуется подключённый сервис 1С-Отчетность.
Подходит для подготовки файла на диск или печатной формы. Гибче для ручной корректировки, но актуальность формата файла нужно контролировать самостоятельно.
Проверка данных перед отправкой
Перед отправкой выполните встроенную проверку: в форме отчёта нажмите кнопку «Проверка» (в 1С-Отчетности — «Проверить в интернете» для контроля по сервисам СФР). Программа покажет ошибки: пустой СНИЛС, неверное контрольное число, отсутствие документа, расхождение ФИО с данными фонда.
Особое внимание уделите сотрудникам, у которых в отчётном периоде менялись персональные данные. Если сотрудница сменила фамилию, сначала внесите изменение в карточку физического лица (с указанием даты изменения), и только потом формируйте сведения — иначе фонд отклонит данные из-за несовпадения с лицевым счётом.
Как проверить результат
Номер введён, контрольное число проходит проверку программы
Предупреждение «неверное контрольное число» или пустое поле
Совпадают с паспортом и данными СФР по лицевому счёту
Опечатки, старая фамилия после её смены
Вид, серия, номер и дата выдачи заполнены полностью
Пустые поля или просроченный документ
Ошибок нет, протокол чистый
Есть критические ошибки — отправка будет отклонена
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — дубли физических лиц. Если один и тот же человек заведён в справочнике дважды (например, с разным написанием отчества), сведения могут формироваться по неактуальной карточке. Используйте обработку поиска дублей («Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей») и объедините записи.
Вторая распространённая ошибка — несоответствие СНИЛС. Если фонд сообщает, что по указанному СНИЛС зарегистрирован другой человек, сверьте номер с карточкой СНИЛС сотрудника. Исправляйте номер только на основании документа, а не по данным из отказа фонда.
Третья группа ошибок — устаревшие форматы. Перед отправкой убедитесь, что конфигурация обновлена: формы отчётности СФР периодически меняются, и старая версия программы может формировать файл в неактуальном формате.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная работа безопасна, пока вы редактируете только карточки физических лиц и формируете отчёты штатными средствами. Не удаляйте физических лиц и сотрудников, по которым уже была сдана отчётность, — это нарушит целостность данных прошлых периодов. Используйте пометку на удаление только после проверки ссылок на объект.
Если в базе обнаружились массовые расхождения с данными СФР, ошибки в закрытых периодах или нужна корректировка сведений за прошлые годы, привлеките специалиста по 1С или бухгалтера по персонифицированному учёту. Корректировка прошлых периодов затрагивает смежные отчёты и требует понимания взаимосвязей документов.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если у сотрудника нет СНИЛС?
Сотрудник должен самостоятельно получить СНИЛС через СФР или МФЦ. До получения номера часть сведений по нему сформировать невозможно — контрольные соотношения не пройдут. Внесите номер в карточку физического лица сразу после получения документа.
Как исправить ошибку в СНИЛС, если сведения уже отправлены?
Исправьте номер в карточке физического лица на основании документа сотрудника, затем сформируйте корректирующую форму сведений за тот же период. Корректировка заменит ранее отправленные данные в фонде.
Нужно ли подавать сведения на сотрудников по договорам ГПХ?
Да, лица, работающие по гражданско-правовым договорам, также являются застрахованными. В 1С:ЗУП они оформляются документом «Договор (работы, услуги)», и сведения по ним включаются в отчётность с соответствующим признаком категории застрахованного лица.
Сотрудница сменила фамилию — какие действия в программе?
Откройте карточку физического лица, через механизм истории изменения ФИО внесите новую фамилию с датой изменения, обновите данные документа, удостоверяющего личность. После этого сформируйте сведения — программа передаст актуальные данные с учётом даты смены.
Отчёт не проходит проверку из-за «неверного контрольного числа СНИЛС». Что это значит?
Последние две цифры СНИЛС — контрольное число, вычисляемое по специальному алгоритму. Ошибка означает опечатку в номере. Сверьте номер посимвольно с карточкой СНИЛС сотрудника и исправьте в карточке физического лица.
Можно ли сформировать сведения сразу по нескольким организациям?
Нет, сведения формируются отдельно по каждой организации-страхователю, так как у каждой свой регистрационный номер в СФР. В базе с несколькими организациями создавайте отдельный комплект сведений по каждой из них.
Что важно запомнить
Сведения о застрахованном лице в 1С:ЗУП строятся на корректной карточке физического лица: ФИО, СНИЛС, ИНН и документ должны быть заполнены по оригиналам документов. Формируйте отчёт через 1С-Отчетность, обязательно выполняйте встроенную проверку и не изменяйте данные прошлых периодов без корректировочных форм и резервной копии.