Где в 1С найти справку 182н и как её сформировать

Справка о заработке по форме 182н нужна сотруднику при увольнении или по запросу — на её основании новый работодатель рассчитывает пособия по временной нетрудоспособности, беременности и уходу за ребёнком. В программах 1С документ создаётся автоматически на основе данных учёта, но кнопка его формирования находится в разных местах в зависимости от конфигурации и релиза.

Чаще всего пользователи работают в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или в 1С:Бухгалтерии. Ниже разобраны оба варианта, а также ситуации, когда справка не формируется, данные подтягиваются не полностью или документ нужен сотруднику повторно.

Важное ограничение: справка строится только по данным, которые реально отражены в учёте — начисления, страховые взносы, периоды исключения. Если сотрудник работал в организации до внедрения 1С или часть истории не перенесена, справка из программы будет неполной, и суммы придётся вводить вручную.

Где находится справка 182н в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» справка о заработке привязана к карточке сотрудника. Откройте раздел «Кадры», перейдите в список «Сотрудники» и найдите нужного человека. Откройте его карточку двойным щелчком.

В шапке карточки сотрудника нажмите кнопку «Оформить документ». В выпадающем списке выберите группу «Исходящие документы», а в ней — пункт «Справка о заработке для расчёта пособий». Программа откроет новый документ с уже заполненными реквизитами организации и сотрудника.

Альтернативный путь — журнал документов. В разделе «Отчетность, справки» (в некоторых релизах — «Кадры») есть журнал исходящих документов, где можно создать справку кнопкой «Создать» и затем выбрать сотрудника вручную. Этот способ удобен, когда нужно оформить сразу несколько справок подряд.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника
2. 2
   В карточке сотрудника нажмите «Оформить документ»
3. 3
   Выберите «Исходящие документы» → «Справка о заработке для расчёта пособий»
4. 4
   Проверьте автоматически заполненные суммы и периоды
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» и выдайте документ сотруднику

Где найти справку 182н в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» справка находится в разделе «Зарплата и кадры». Откройте этот раздел и найдите журнал «Справки о заработке (182н)» — в зависимости от релиза он может называться «Справка о заработке для расчёта пособий». Нажмите «Создать», выберите сотрудника и организацию.

Если пункта в меню нет, откройте общий список документов: раздел «Операции» → «Все документы» и через поиск найдите вид документа «Справка о заработке». Также проверьте настройку видимости разделов — иногда пункт скрыт из-за того, что в программе отключён учёт зарплаты или пользователь работает с ограниченным интерфейсом.

Обратите внимание: если зарплата ведётся во внешней программе (например, в ЗУП), а в Бухгалтерию переносятся только проводки, справку нужно формировать именно в ЗУП — в Бухгалтерии данных о заработке по месяцам не будет.

Какие данные подтягиваются в справку автоматически

При создании документа программа заполняет реквизиты страхователя (наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР), данные застрахованного лица (ФИО, СНИЛС, паспорт) и суммы заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения или году запроса, а также за текущий год.

Отдельным блоком выводятся периоды исключения: дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком и периоды освобождения от работы без начисления взносов. Эти сведения берутся из документов отсутствий, проведённых в программе.

Если сотрудник работал в организации не весь расчётный период, в справку попадут только те месяцы, которые отражены в учёте. Заработок у предыдущих работодателей в документ не включается — его сотрудник подтверждает справками с прошлых мест работы.

Как проверить справку перед выдачей

Перед печатью сверьте суммы в справке с данными учёта. Удобнее всего использовать отчёт «Анализ взносов в фонды» или расчётный листок сотрудника за соответствующие годы. Сумма заработка в справке должна совпадать с облагаемой взносами базой, а не с общим начисленным доходом — необлагаемые выплаты (например, некоторые виды материальной помощи) в справку не входят.

Проверьте периоды исключения: они должны совпадать с датами больничных и отпусков по беременности и уходу за ребёнком. Если больничный оформлялся вне 1С или документ не проведён, дни исключения в справку не попадут, и расчёт пособия у нового работодателя окажется неверным.

Также убедитесь, что в карточке сотрудника корректно заполнены СНИЛС, паспортные данные и дата рождения — ошибки в этих полях делают справку недействительной для приёма в другой организации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы заработка по годам

Норма

Совпадают с облагаемой взносами базой в отчётах

Тревожный признак

Суммы больше или меньше базы — проверьте необлагаемые выплаты и непроведённые документы

Периоды исключения

Норма

Есть все больничные и отпуска по БиР и уходу за ребёнком

Тревожный признак

Дни отсутствуют — документы отсутствий не введены или не проведены

Персональные данные

Норма

СНИЛС, ФИО, паспорт совпадают с документами сотрудника

Тревожный признак

Опечатки в ФИО или СНИЛС — исправьте карточку и пересоздайте справку

Типичные проблемы и их решения

Самая частая ситуация — справка формируется пустой или с неполными суммами. Причины: зарплата за часть периода рассчитывалась в другой программе, данные не перенесены при переходе на новую базу, либо документы начисления не проведены. Решение — сверить наличие начислений по месяцам через отчёт и при необходимости ввести суммы в справку вручную, ориентируясь на архивные расчётные листки.

Вторая проблема — отсутствие кнопки формирования справки. Это бывает при недостатке прав: пользователю с ролью только на просмотр кадровых документов создание недоступно. Проверьте права доступа или попросите администратора выдать профиль с правом оформления исходящих документов.

Третья ситуация — сотрудник просит справку повторно спустя время после увольнения. Документ остаётся в журнале исходящих документов: найдите его по сотруднику и дате, откройте и распечатайте повторно. Создавать новый документ не обязательно, если данные не менялись.

Ручное редактирование и печать справки

Если часть данных в программе отсутствует, суммы и периоды можно ввести вручную прямо в табличные части документа. Делайте это только при наличии подтверждающих документов — архивных расчётных ведомостей, данных прежней учётной системы. После ручной правки проведите документ.

Для печати нажмите кнопку «Печать» и выберите форму справки. Документ подписывается руководителем и главным бухгалтером (или уполномоченными лицами), ставится печать при её наличии. Если организация применяет электронный документооборот с сотрудниками, справку можно подписать электронной подписью и передать через сервис кадрового ЭДО.

FAQ: частые вопросы о справке 182н в 1С

За какой период формируется справка 182н?

Справка включает заработок за два календарных года, предшествующих году увольнения или году обращения, а также за текущий год по дату выдачи. Если сотрудник в эти годы был в отпуске по беременности или уходу за ребёнком, по его заявлению годы могут быть заменены — тогда в справке указываются более ранние периоды.

Почему в справке суммы меньше, чем в расчётном листке?

В справку входит только заработок, облагаемый взносами на социальное страхование. Необлагаемые выплаты — например, отдельные виды материальной помощи или компенсаций — в расчёт не включаются. Сверяйте справку не с общим начислением, а с базой по взносам в отчётах.

Можно ли выдать справку уволенному сотруднику через год после увольнения?

Да, организация обязана выдать справку по письменному заявлению бывшего сотрудника. Данные в базе 1С сохраняются, поэтому найдите сотрудника в справочнике (включите отображение уволенных), сформируйте документ и распечатайте его.

Что делать, если в 1С нет данных за период до внедрения программы?

Введите суммы и периоды исключения вручную на основании архивных документов: расчётных ведомостей, лицевых счетов, данных прежней учётной системы. Без документального подтверждения ручной ввод недопустим.

Нужно ли отправлять справку 182н в СФР?

Нет, справка выдаётся только сотруднику — при увольнении в день увольнения или по его заявлению в течение трёх рабочих дней. В фонд она не сдаётся, но данные о заработке фонд получает через персонифицированную отчётность, поэтому расхождения могут быть выявлены при проверке.

Как распечатать справку повторно, если сотрудник потерял оригинал?

Откройте журнал исходящих документов (в ЗУП — через карточку сотрудника или раздел «Отчетность, справки»), найдите ранее созданный документ и нажмите «Печать». Новый документ создавать не нужно, если учётные данные за те периоды не изменялись.