Другое · 11 мин
Как создать совмещение в 1С: подробная инструкция
Как оформить совмещение должностей в 1С:ЗУП: кадровый приказ, настройка начисления, доплата, отражение в расчете зарплаты и типичные ошибки.
Совмещение должностей — распространенная ситуация: сотрудник выполняет дополнительную работу в свое основное рабочее время за доплату. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный механизм, который отличается от внутреннего совместительства, и их важно не путать: совместительство требует заведения второго сотрудника и второго трудового договора, а совмещение оформляется дополнительным соглашением к существующему договору.
Правильное оформление совмещения в программе влияет на расчет зарплаты, среднего заработка, отчетность и кадровые документы. Если просто добавить доплату «вручную» разовым начислением, сумма не попадет в кадровую историю, а при расчете среднего заработка и в отчетах могут возникнуть расхождения.
Ниже разобран полный цикл: от настройки вида начисления до отмены совмещения, с проверкой результата и разбором типичных ошибок. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — наиболее распространенную конфигурацию для кадрового учета и расчета зарплаты.
Чем совмещение отличается от совместительства в 1С
Прежде чем создавать документ, определите, какая именно форма дополнительной работы применяется. Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) — дополнительная работа в той же организации в течение основного рабочего дня. Внутреннее совместительство (ст. 282 ТК РФ) — работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору.
В программе это принципиально разные механизмы. При совместительстве создается новый элемент справочника «Сотрудники» с отдельным приемом на работу, графиком и табелем. При совмещении сотрудник остается один, а доплата назначается специальным кадровым документом и рассчитывается вместе с основной зарплатой.
Ошибка в выборе механизма приводит к серьезным последствиям: неверному расчету страховых взносов, искажению среднесписочной численности и проблемам с отчетностью в фонды. Если сотрудник работает по второму договору после основной смены — это совместительство, а не совмещение.
Как выбрать правильный механизм
Подготовка: включение функциональности и настройка начисления
Документ «Совмещение должностей» по умолчанию может быть скрыт. Чтобы он стал доступен, откройте раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Прочие начисления». Установите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей» и при необходимости — «Разовые доплаты, надбавки».
После включения флажка программа автоматически создаст или активирует вид начисления «Доплата за совмещение должностей». Проверьте его настройки: раздел «Настройка» → «Начисления». Важные параметры — способ расчета (процентом от оклада сотрудника, от оклада замещаемой должности или фиксированной суммой), а также назначение начисления.
Если в вашей организации доплата считается нестандартно — например, процентом от тарифа замещаемого сотрудника с учетом отработанного времени — отредактируйте формулу начисления через встроенный редактор формул. Для большинства случаев достаточно типовой формулы «Процентом от ФОТ» или фиксированной суммы пропорционально отработанному времени.
Создание документа «Совмещение должностей»
Перейдите в раздел «Кадры» → «Совмещения должностей» (или «Все кадровые документы») и создайте новый документ. Заполните ключевые поля: организацию, сотрудника, дату начала совмещения и, если известна, дату окончания. Если срок окончания не определен, поле можно оставить пустым — тогда совмещение прекращается отдельным документом.
Далее укажите совмещаемую должность — ту, обязанности по которой сотрудник будет выполнять дополнительно. Если совмещение связано с временным отсутствием другого работника (отпуск, болезнь), выберите этого сотрудника в соответствующем поле — программа подставит его должность автоматически и позволит рассчитать доплату от его ФОТ.
На вкладке с начислением задайте размер доплаты: процент или сумму. Проверьте, что флажок у начисления установлен, а результат предварительного расчета соответствует договоренности с сотрудником. После проверки проведите документ — с этого момента доплата станет плановой и будет попадать в расчет зарплаты автоматически.
- 1Включите функциональность совмещения в настройках состава начислений
- 2Проверьте вид начисления «Доплата за совмещение»: формулу, НДФЛ, взносы
- 3Создайте документ «Совмещение должностей» в разделе «Кадры»
- 4Укажите сотрудника, период и совмещаемую должность или замещаемого работника
- 5Задайте размер доплаты — процент или фиксированную сумму
- 6Проведите документ и распечатайте дополнительное соглашение при необходимости
Расчет зарплаты с учетом совмещения
При заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» доплата за совмещение подтянется автоматически для сотрудников, у которых действует совмещение в расчетном месяце. Если совмещение началось или закончилось в середине месяца, программа рассчитает доплату пропорционально отработанным дням — при условии, что в настройках начисления стоит расчет по отработанному времени.
Проверьте расчет по расчетному листку сотрудника: доплата должна отображаться отдельной строкой с указанием периода действия. Если сумма не совпадает с ожидаемой, чаще всего причина в формуле начисления или в том, что график работы сотрудника не заполнен на период совмещения.
Обратите внимание: доплата за совмещение входит в базу для расчета среднего заработка, учитывается при расчете отпускных, больничных и командировочных. Это происходит автоматически, если вид начисления настроен корректно и назначен через кадровый документ, а не введен разовой доплатой.
Как проверить результат
Доплата за совмещение показана отдельной строкой за фактический период действия
Доплаты нет или сумма за полный месяц при неполном периоде совмещения
Строка доплаты заполняется автоматически при подборе сотрудника
Доплату приходится добавлять вручную — значит, кадровый документ не проведен
Доплата попадает в базу среднего заработка
Сумма не учитывается — проверьте настройки вида начисления
Прекращение совмещения
Если в документе совмещения была указана дата окончания, доплата прекратится автоматически после этой даты — отдельных действий не требуется. Если срок не был установлен или совмещение нужно отменить досрочно, создайте документ «Прекращение совмещения» (раздел «Кадры»).
В документе прекращения выберите сотрудника — программа покажет действующие совмещения. Укажите дату прекращения и проведите документ. С этой даты плановое начисление отменяется, и в следующем расчете зарплаты доплата будет начислена только за дни до прекращения.
Не отменяйте совмещение, редактируя или помечая на удаление исходный документ задним числом, если по нему уже рассчитана и выплачена зарплата. Это приведет к перерасчетам и расхождениям в учете. Правильный способ — именно документ прекращения текущей датой или датой в рамках открытого периода.
Особые сценарии и ограничения
Совмещение на период отсутствия основного работника
Когда совмещение назначается на время отпуска или больничного другого сотрудника, укажите его в поле «Замещаемый сотрудник». Это позволит рассчитывать доплату от его оклада и автоматически отслеживать связь между отсутствием и совмещением. Однако программа не отменит совмещение сама при досрочном выходе замещаемого — следите за датами вручную.
Несколько совмещений у одного сотрудника
Программа позволяет назначить сотруднику несколько совмещений одновременно — каждое отдельным документом со своим размером доплаты. Все они будут рассчитаны в зарплате отдельными строками. Убедитесь, что периоды и основания не дублируются, иначе доплата задвоится.
Ограничения механизма
Документ совмещения не создает второе рабочее место и не влияет на табель: считается, что дополнительная работа выполняется в основное рабочее время. Если нужно учитывать отдельные часы по совмещаемой работе, механизм совмещения не подходит — рассмотрите совместительство. Также совмещение не изменяет штатную расстановку: должность остается занятой ее основным сотрудником.
Печатные формы и кадровые документы
Из документа совмещения можно распечатать дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о совмещении, если в вашей конфигурации подключены соответствующие печатные формы (кнопка «Печать» в документе). Текст соглашения программа формирует на основе данных документа: сотрудника, должности, размера доплаты и сроков.
Если типовые формы не подходят под шаблоны вашей организации, их можно доработать через механизм пользовательских печатных форм или привлечь специалиста по настройке. Помните, что дополнительное соглашение — обязательный документ по ТК РФ: одной записи в программе недостаточно, документ нужно подписать с сотрудником на бумаге или в рамках кадрового ЭДО.
Что важно запомнить
Совмещение оформляется документом «Совмещение должностей» после включения функциональности в настройках начислений. Доплата рассчитывается автоматически в зарплате и входит в средний заработок. Прекращение — только документом «Прекращение совмещения», без удаления прошлых документов. Не путайте совмещение с внутренним совместительством — это разные механизмы с разными последствиями для учета.
Часто задаваемые вопросы
Почему в списке документов нет «Совмещение должностей»?
Документ скрыт, пока не включена соответствующая функциональность. Откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Прочие начисления» и установите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». После этого документ появится в разделе «Кадры».
Доплата за совмещение не попала в расчет зарплаты. Что проверить?
Проверьте три вещи: проведен ли кадровый документ совмещения, попадает ли расчетный месяц в период действия совмещения и установлен ли флажок у начисления в документе. Также убедитесь, что у сотрудника заполнен график работы на этот период — без него расчет по времени невозможен.
Можно ли оформить совмещение сотруднику-совместителю?
Да. Совмещение назначается на конкретное рабочее место, поэтому внутреннему совместителю можно оформить совмещение по его должности. Документ создается стандартно — выберите нужного сотрудника (элемент справочника, соответствующий месту совместительства).
Как изменить размер доплаты в середине периода?
Создайте новый документ «Совмещение должностей» с новой датой и новым размером доплаты либо используйте документ изменения плановых начислений, если он применяется в вашей настройке. Старый документ редактировать не нужно — программа учтет последнее по дате назначение.
Входит ли доплата за совмещение в расчет отпускных и больничных?
Да, если доплата назначена кадровым документом и вид начисления настроен корректно, она включается в базу среднего заработка автоматически. Если доплата вводилась разовым начислением без привязки к совмещению, проверьте настройки вида начисления — часть разовых выплат в средний заработок не входит.
Чем отличается совмещение от расширения зон обслуживания в программе?
В 1С:ЗУП оба варианта оформляются одним документом «Совмещение должностей» — различие только в кадровой формулировке и содержании дополнительного соглашения. Механизм расчета доплаты одинаковый, поэтому с точки зрения программы разницы нет.