Как создать приказ в 1С Кадры

Приказы по личному составу — основа кадрового учёта в 1С. Каждое кадровое событие (приём на работу, перевод, отпуск, увольнение) оформляется документом, который одновременно является и учётным документом программы, и печатной формой приказа (унифицированной Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 или произвольной). Если документ создан правильно, программа автоматически обновит штатное расписание, рассчитает зарплату и сформирует записи для отчётности.

В конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Кадры приказы создаются в разделе «Кадры». Работа строится одинаково: выбирается сотрудник, заполняются условия события, документ проводится, после чего его можно распечатать и подписать. Ошибки на этом этапе приводят к неверным начислениям и проблемам при проверках, поэтому важно понимать логику каждого поля.

Ниже разобраны основные виды приказов, порядок их создания, настройка печатных форм и контроль результата. Инструкции ориентированы на типовую конфигурацию 1С:ЗУП редакции 3.1, но логика применима и к другим кадровым решениям на платформе 1С:Предприятие 8.

Где в программе находятся кадровые приказы

Все кадровые документы сосредоточены в разделе «Кадры» главного меню. Здесь расположены журналы: «Приёмы на работу», «Кадровые переводы», «Увольнения», «Отпуска», «Командировки», «Больничные листы» и другие. Также есть общий журнал «Все кадровые документы», где можно найти любой приказ по сотруднику, дате или номеру.

Новый приказ создаётся кнопкой «Создать» внутри соответствующего журнала. Альтернативный путь — карточка сотрудника: в ней по ссылке «Оформить документ» доступны все кадровые события, при этом сотрудник подставится автоматически. Это удобно, когда нужно оформить несколько документов подряд по одному человеку.

Перед созданием первого приказа убедитесь, что в программе заполнены организация, подразделения, должности и графики работы. Без этих данных документы не проведутся или проведутся с пустыми значениями, что потом придётся исправлять.

Приказ о приёме на работу

Откройте Кадры → Приёмы на работу → Создать. В документе укажите организацию, дату приёма, сотрудника (нового создайте кнопкой «Новый сотрудник»), подразделение, должность и график работы. Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию из него — программа подставит условия оплаты и проверит наличие свободной ставки.

На закладке «Оплата труда» проверьте начисления: оклад или тарифную ставку, надбавки, премии. Здесь же задаётся способ отражения в учёте и аванс. На закладке «Трудовой договор» заполните номер и дату договора, условия испытательного срока, вид занятости (основное место или совместительство) — эти данные попадут в печатную форму приказа Т-1.

После заполнения нажмите «Провести», затем «Печать → Приказ о приёме на работу (Т-1)». Проверьте форму: ФИО, даты, оклад, подписи руководителя. Если в организации применяется электронный документооборот с сотрудниками, документ можно отправить на подписание прямо из программы.

Приказ о переводе и изменении условий труда

Кадровый перевод оформляется через Кадры → Кадровые переводы → Создать. Укажите сотрудника и дату перевода, затем отметьте, что меняется: подразделение, должность, график, условия оплаты. Программа покажет текущие значения и поля для новых — заполняются только изменяемые параметры.

Если перевод временный, установите соответствующий признак и дату окончания: по её наступлении сотрудник автоматически вернётся на прежние условия. Для массового перевода (например, при реорганизации отдела) используйте документ «Кадровый перевод списком» — он позволяет оформить одну операцию сразу для группы сотрудников.

Печатная форма — приказ о переводе (Т-5) — доступна по кнопке «Печать». Обратите внимание: изменение постоянных условий труда требует дополнительного соглашения к трудовому договору, его реквизиты указываются в документе и выводятся в приказ.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» и нужный журнал документов
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите сотрудника
3. 3
   Заполните дату события и изменяемые условия
4. 4
   Проверьте закладку «Оплата труда» — начисления должны соответствовать событию
5. 5
   Проведите документ кнопкой «Провести»
6. 6
   Сформируйте печатную форму через «Печать» и сверьте данные
7. 7
   Подпишите приказ и ознакомьте сотрудника

Приказ на отпуск

Отпуск оформляется документом Кадры → Отпуска → Создать. Выберите сотрудника, вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный, без сохранения заработной платы и др.), период работы, за который предоставляется отпуск, и даты начала и окончания. Программа автоматически посчитает количество календарных дней и проверит остаток неиспользованного отпуска.

Если отпуск оплачиваемый, документ одновременно рассчитает отпускные — сумму видно на закладке «Начислено». Даты отпуска попадут в регистр отсутствий, и при расчёте зарплаты за этот месяц рабочее время будет учтено корректно. Пересечение с уже оформленными отсутствиями программа покажет предупреждением.

Печатная форма — приказ о предоставлении отпуска (Т-6). Если сотруднику оформляется несколько видов отпуска подряд (например, основной и дополнительный), их можно указать в одном документе на разных строках — приказ сформируется общий.

Приказ об увольнении

Документ создаётся через Кадры → Увольнения → Создать. Укажите сотрудника, дату увольнения, основание (статья ТК РФ выбирается из встроенного классификатора) и реквизиты документа-основания — заявления сотрудника или соглашения сторон. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск или удержание за использованный авансом.

Перед проведением проверьте остаток отпуска по ссылке в документе: если данные расходятся с реальностью (например, отпуска вводились начальными остатками с ошибкой), компенсация посчитается неверно. Также убедитесь, что по сотруднику нет непроведённых отсутствий и незакрытых авансов.

По кнопке «Печать» доступны приказ об увольнении (Т-8) и записка-расчёт (Т-61). После проведения документа сотрудник получает статус уволенного, а данные передаются в расчёт зарплаты и отчётность (в том числе для подачи сведений в СФР).

Настройка печатных форм приказов

Типовые унифицированные формы (Т-1, Т-5, Т-6, Т-8) встроены в конфигурацию и обновляются вместе с ней. Если организация использует собственные бланки приказов, их можно подключить как внешние печатные формы через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Макет разрабатывается в конфигураторе или заказывается у специалиста по 1С.

Реквизиты подписанта (руководителя организации) подставляются из карточки организации — проверьте, что там указаны актуальные ФИО и должность. Ответственного за кадровый учёт программа берёт из данных пользователя или ответственных лиц организации.

Для приказов, не связанных с типовыми кадровыми событиями (о премировании, о введении нового локального акта), в ЗУП предусмотрен документ «Приказ» с произвольной печатной формой либо используются механизмы дополнительных печатных форм к справочнику сотрудников.

Способы оформления приказа

Типовой кадровый документ

Подходит для всех штатных событий: приём, перевод, отпуск, увольнение. Автоматически обновляет учёт и даёт готовую форму Т-1…Т-8.

Внешняя печатная форма

Нужна, когда у организации свой бланк приказа. Требует разработки макета и подключения через дополнительные отчёты и обработки.

Приказ в Word вне 1С

Допустим для неучётных приказов, но событие всё равно должно быть зарегистрировано документом в 1С, иначе расчёты и отчётность будут неверны.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения приказа убедитесь, что событие отразилось в учёте. Откройте карточку сотрудника: в истории кадровых событий должна появиться новая запись с корректной датой. Для приёма и перевода дополнительно проверьте отчёт «Штатное расписание» — позиция должна быть занята или изменена. Для отпуска и увольнения сверьте начисления в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц.

Полезная проверка — отчёт «Кадровые приказы» или журнал «Все кадровые документы»: отфильтруйте по подразделению или периоду и убедитесь, что все события за период оформлены и проведены. Непроведённые документы подсвечиваются в журнале и не участвуют в учёте — это частая причина «пропавших» сотрудников в отчётах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

В истории событий есть новая запись с правильной датой

Тревожный признак

Записи нет или дата не совпадает с приказом

Печатная форма

Норма

Все поля заполнены, подписант и реквизиты верны

Тревожный признак

Пустые поля, старый руководитель, неверный оклад

Расчёт зарплаты

Норма

Начисления за месяц учитывают событие (приём, отпуск, увольнение)

Тревожный признак

Суммы не изменились или появились непонятные строки

Если ошибка обнаружена до расчёта зарплаты, документ можно отменить (кнопка «Отменить проведение»), исправить и провести заново. Если период уже закрыт, исправление делается документом «Сторнирование» или корректирующим кадровым документом — не редактируйте задним числом проведённые документы закрытого периода.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать приказ в 1С без проведения документа?

Технически документ можно сохранить без проведения и распечатать, но кадровое событие в учёте не зарегистрируется: зарплата, штатное расписание и отчётность не изменятся. Такой вариант допустим только как черновик для согласования, после которого документ обязательно проводится.

Как оформить приказ, если нужного вида документа нет в меню?

Проверьте настройки состава раздела «Кадры» — часть документов может быть скрыта настройкой интерфейса или правами пользователя. Также некоторые виды приказов появляются только после включения соответствующих функциональных опций в настройках программы (например, командировки или договоры ГПХ).

Как исправить ошибку в уже подписанном приказе?

Если бумажный приказ подписан, документ в 1С нельзя просто переписать задним числом. Оформляется новый приказ об отмене или изменении предыдущего, а в программе — корректирующий кадровый документ актуальной датой со ссылкой на исправляемый приказ.

Почему в печатной форме приказа пустые поля или неверный подписант?

Чаще всего не заполнены данные организации: ФИО и должность руководителя, ответственные лица. Откройте карточку организации и проверьте соответствующие поля, затем пересформируйте печатную форму. Также проверьте, что в самом документе заполнены все реквизиты трудового договора.

Можно ли создать приказ сразу на нескольких сотрудников?

Да, для массовых операций в ЗУП есть документы «Приём на работу списком», «Кадровый перевод списком» и «Увольнение списком». Они создают единую операцию по группе сотрудников, а печатные формы формируются отдельно по каждому человеку.

Нужно ли распечатывать приказ, если в компании электронный документооборот?

Если в 1С настроен кадровый ЭДО и сотрудники подписывают документы электронной подписью, бумажный экземпляр не обязателен — юридическую силу имеет подписанный электронный документ. Без КЭДО приказ распечатывается, подписывается руководителем и хранится в кадровом деле.