Другое · 10 мин
Как создать отсутствие в 1С 8
Как создать документ «Отсутствие» в 1С 8.3 ЗУП: отпуск, больничный, прогул. Пошаговая инструкция, проверка расчёта, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Документ «Отсутствие» в 1С 8 (конфигурация «Зарплата и управление персоналом», ред. 3.1) используется, когда нужно зарегистрировать невыход сотрудника, который не оформляется отдельными кадровыми документами: отпуск без сохранения зарплаты, прогул, отсутствие по невыясненной причине, дополнительный выходной. Корректно проведённый документ освобождает сотруднику время в табеле и исключает дни отсутствия из расчёта оплаты по окладу.
Ошибка в оформлении приводит к типичным последствиям: сотруднику начисляется зарплата за дни, когда он не работал, табель заполняется неверно, а отчётность по страховым взносам и НДФЛ расходится с реальными данными. Поэтому важно не только создать документ, но и проверить его влияние на расчёт зарплаты и табель.
Ниже разобрано, где находится документ, как выбрать правильный вид отсутствия, как проверить результат и что делать, если отсутствие уже отражено неправильно. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3; в «Бухгалтерии предприятия» с ограниченным кадровым учётом механизм отличается.
Где находится документ «Отсутствие» и когда он нужен
В 1С:ЗУП 3.1 журнал документов открывается через раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (в некоторых настройках интерфейса — «Зарплата» → «Отсутствия»). Через кнопку «Создать» доступен как единый документ «Отсутствие», так и отдельные виды: «Отсутствие (болезнь, прогул, отсутствие по невыясненной причине)», «Отпуск без сохранения зарплаты» и другие — состав зависит от настроек учёта.
Документ применяется для отсутствий, которые не оформляются штатными кадровыми приказами. Ежегодный оплачиваемый отпуск создаётся документом «Отпуск», больничный — документом «Больничный лист», командировка — «Командировка». Для всего остального — отпуска за свой счёт, прогула, отгула, простоя по вине работника — используется «Отсутствие».
Как выбрать правильный вид отсутствия
Вид отсутствия определяет три вещи: обозначение в табеле (НН, ПР, ОЗ и т.д.), влияние на оплату и учёт в стаже. Выбирать «похожий» вид нельзя — например, отсутствие по невыясненной причине (НН) нельзя оставлять в учёте после того, как причина выяснилась: документ нужно исправить на фактический вид.
| Вид отсутствия | Когда применяется | Влияние на оплату |
|---|---|---|
| Отпуск без сохранения зарплаты | Отпуск за свой счёт по заявлению сотрудника | Дни не оплачиваются, время исключается из нормы |
| Прогул | Невыход без уважительной причины, подтверждённый актом | Не оплачивается, не входит в отпускной стаж |
| Отсутствие по невыясненной причине | Временная регистрация до выяснения обстоятельств | Не оплачивается; требует последующего уточнения |
| Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | Например, дни ухода за ребёнком-инвалидом | Оплачиваются по среднему заработку за счёт ФСС |
Если нужного вида отсутствия нет в списке, проверьте настройку состава начислений и удержаний: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний», вкладка «Отсутствия». Там включаются оплачиваемые и неоплачиваемые виды отсутствий, используемые в организации.
Пошаговое создание документа «Отсутствие»
Стандартный порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 выглядит так. Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников», нажмите «Создать» и выберите нужный вид документа. Заполните шапку: организацию, сотрудника (или подразделение, если документ оформляется на нескольких сотрудников списком) и месяц начисления.
Укажите период отсутствия — даты начала и окончания. Программа автоматически рассчитает количество рабочих дней (часов) по графику сотрудника. Если сотрудник работает по сменному графику, проверьте, что период корректно наложился на смены: количество часов в документе должно совпадать с графиком.
Для оплачиваемых видов отсутствий на закладке «Оплата» проверьте расчёт среднего заработка и сумму начисления. Для неоплачиваемых ничего начисляться не должно — документ только сторнирует оплату по окладу. После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать»
- 2Выберите вид документа, соответствующий причине невыхода
- 3Укажите сотрудника, месяц и период отсутствия
- 4Проверьте количество дней/часов по графику сотрудника
- 5Для оплачиваемых видов проверьте расчёт на закладке «Оплата»
- 6Проведите документ и откройте табель для контроля
Отсутствие на нескольких сотрудников
Если отсутствие оформляется сразу на группу (например, простой или общий выходной день), в поле сотрудника выберите подразделение — программа предложит заполнить табличную часть списком работников. Для каждого сотрудника можно задать свой период, если даты различаются.
Отсутствие внутри месяца и переходящее отсутствие
Если отсутствие переходит на следующий месяц (например, с 28 числа по 5-е), в ЗУП 3.1 документ можно оформить одним периодом, но месяц начисления определит, в каком расчёте появится сторно. На практике надёжнее разбивать переходящий период на два документа — по одному на каждый месяц, — чтобы сторно оклада попало в правильный период и не искажало аванс.
Проверка результата: табель и расчёт зарплаты
После проведения документа обязательно проверьте две вещи. Первая — табель: откройте «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и убедитесь, что в дни отсутствия стоит корректное буквенное обозначение (ОЗ, НН, ПР и т.д.), а не «Я» (явка).
Вторая — расчёт зарплаты. Сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц: оплата по окладу должна быть уменьшена пропорционально отработанному времени. Если оклад начислен полностью, значит, документ не проведён, указан не тот месяц начисления или сотруднику назначен другой график, и период отсутствия не пересёкся с рабочими днями.
Как проверить результат
В дни отсутствия стоит код вида отсутствия (ОЗ, НН, ПР)
Стоит «Я» или дни пустые — документ не подействовал
Оклад уменьшен пропорционально дням отсутствия
Оклад начислен полностью — проверьте месяц и период документа
Совпадает с рабочими днями по графику сотрудника
Ноль дней или неверное число — проверьте график работы
Исправление и отмена отсутствия
Если документ создан ошибочно и зарплата за период ещё не рассчитана, достаточно пометить его на удаление или распровести. Если начисление зарплаты уже выполнено, сначала отмените расчёт (или пересчитайте его после исправления), иначе в учёте останется сторно, не связанное с документом.
Когда причина отсутствия выяснилась — например, «Отсутствие по невыясненной причине» заменяется больничным, — старый документ не редактируют «поверх». Правильный путь: отменить документ «Отсутствие» и ввести «Больничный лист» или документ с фактическим видом отсутствия. В ЗУП 3.1 для таких случаев предусмотрен механизм вытеснения: более поздний документ с приоритетным видом расчёта вытеснит прежний при пересчёте.
Ограничения и особые ситуации
В 1С:Бухгалтерии 8 документа «Отсутствие» в полном виде нет: там отсутствия регистрируются через «Отпуск», «Больничный лист» или ручную корректировку начисления в документе «Начисление зарплаты» (уменьшение отработанных дней). Если учёт ведётся в БП, а штат больше нескольких десятков человек, для кадрового учёта отсутствий корректнее использовать ЗУП.
Для сотрудников с суммированным учётом рабочего времени и сменными графиками проверяйте отсутствие в часах, а не в днях: документ должен исключить часы по графику, иначе норма времени в табеле будет искажена. Также учтите, что отсутствие не отменяет плановые удержания (например, алименты считаются с фактически начисленных сумм) и не влияет на стаж автоматически — стажевые последствия определяются видом отсутствия и отражаются в отчётах персучёта.
Ответы на частые вопросы
Чем документ «Отсутствие» отличается от «Отпуска» в 1С ЗУП?
«Отпуск» — кадрово-расчётный документ для оплачиваемых отпусков (ежегодный, учебный и др.): он формирует приказ, рассчитывает отпускные и средний заработок. «Отсутствие» предназначено для неоплачиваемых и специальных невыходов (за свой счёт, прогул, НН) и в основном сторнирует оплату по окладу, а не начисляет новую.
Почему после проведения «Отсутствия» оклад не уменьшился?
Чаще всего указан неверный месяц начисления, документ не проведён, либо период отсутствия не пересекается с рабочими днями по графику сотрудника. Проверьте табель: если там стоит «Я», документ не подействовал на плановое начисление.
Можно ли оформить отсутствие задним числом за прошлый месяц?
Можно, но если зарплата за тот месяц уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчёт: программа предложит его автоматически через механизм перерасчётов, либо введите исправление вручную. Учтите влияние на НДФЛ, взносы и уже сданную отчётность.
Как отразить отсутствие на несколько часов внутри рабочего дня?
В документе «Отсутствие» установите флаг «Отсутствие в течение части смены» (внутрисменное отсутствие) и укажите количество часов. В табеле день будет разбит на явку и часы отсутствия.
Что делать, если нужного вида отсутствия нет в списке выбора?
Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и на вкладке «Отсутствия» включите нужные виды. Если вида нет и там, его можно добавить в справочнике «Виды отсутствий», но делать это стоит осознанно — новый вид влияет на табель и расчёты.
Влияет ли отпуск без сохранения зарплаты на отпускной стаж в 1С?
Да, вид отсутствия определяет учёт в стаже. Программа учитывает периоды по правилам, заложенным в вид расчёта: часть отпуска за свой счёт включается в стаж для ежегодного отпуска в пределах установленного лимита, прогул не включается. Проверить можно в отчётах по отпускам и остатках отпусков.
Что важно запомнить
Документ «Отсутствие» создаётся в журнале «Все отсутствия сотрудников»: выберите корректный вид, укажите сотрудника, месяц и период, проведите и обязательно проверьте табель и расчётный листок. Ошибки исправляйте отменой документа с пересчётом зарплаты, а не ручными корректировками начислений.