Как создать отпуск по уходу за ребенком в 1С

Отпуск по уходу за ребенком оформляется в 1С отдельным кадровым документом, который одновременно прекращает начисление зарплаты сотруднику и назначает пособие до достижения ребенком полутора лет. Если документ не ввести или заполнить его с ошибкой, программа продолжит рассчитывать оклад, пособие не будет начислено, а отчетность в СФР уйдет с неверными данными.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный документ «Отпуск по уходу за ребенком», а в 1С:Бухгалтерии механизм упрощен и часто требует ручных операций. Ниже разобраны оба варианта, а также типовые ошибки и способы проверить результат.

Подготовка: какие данные нужны перед созданием документа

До создания документа проверьте, что карточка сотрудника заполнена корректно: принят на работу, указано подразделение и должность, нет непроведенных кадровых документов на те же даты. Если сотрудница находится в отпуске по беременности и родам, отпуск по уходу должен начинаться со дня, следующего за днем окончания больничного.

Подготовьте данные из заявления и свидетельства о рождении: ФИО и дату рождения ребенка, очередность ребенка (от нее зависит минимальный размер пособия), даты начала и окончания отпуска. Отпуск по уходу может длиться до трех лет, но пособие выплачивается только до полутора лет — в документе это разные периоды.

Создание отпуска по уходу за ребенком в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал «Отпуска по уходу за ребенком и возвраты из отпуска». Нажмите «Создать» и выберите вид документа «Отпуск по уходу за ребенком». Если журнала нет в меню, проверьте настройку: «Настройка → Реквизиты и доработки» или функциональность программы — возможность должна быть включена.

В документе укажите организацию, сотрудника и дату документа. В полях «Дата начала» и «Дата окончания» задайте период отпуска: окончание обычно соответствует дню, когда ребенку исполняется три года. Если точная дата окончания неизвестна, ее можно оставить пустой — тогда отпуск будет считаться бессрочным до оформления документа возврата.

1. 1
   Откройте «Кадры → Отпуска по уходу за ребенком и возвраты из отпуска»
2. 2
   Нажмите «Создать», выберите организацию и сотрудника
3. 3
   Укажите даты начала и окончания отпуска
4. 4
   Заполните данные ребенка и включите пособие до 1,5 лет
5. 5
   Проведите документ и проверьте табель учета рабочего времени

Настройка пособия до полутора лет

На вкладке или в группе «Пособия» отметьте флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет». Укажите дату, по которую выплачивается пособие, — это день, когда ребенку исполняется полтора года. Введите данные ребенка: ФИО, дату рождения, очередность. От очередности зависит применение минимального ограничения.

Программа рассчитает средний заработок автоматически по данным базы за два предшествующих календарных года. Если сотрудница работала в организации неполный расчетный период, добавьте справки о заработке с предыдущих мест работы через документ «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)». Размер пособия составляет 40% среднего заработка, но не менее установленного минимума и не более максимума.

Оформление в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного документа отпуска по уходу с автоматическим расчетом пособия. Оформите отсутствие через «Зарплата и кадры → Кадровые документы» или через документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», указав вид отсутствия «Отпуск по уходу за ребенком». После проведения сотрудник перестанет попадать в расчет зарплаты.

Пособие до полутора лет в Бухгалтерии начисляется вручную: создайте вид начисления «Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» с кодом дохода, не облагаемого НДФЛ и взносами, и назначьте его сотруднику в штатном расписании или разовым начислением. Сумму рассчитайте самостоятельно — программа в базовой поставке средний заработок для этого пособия не считает.

Где оформлять: ЗУП или Бухгалтерия

1С:ЗУП

Полный расчет пособия, автоматический табель с кодом ОЖ, выгрузка сведений в СФР. Подходит при регулярных кадровых операциях

1С:Бухгалтерия

Только отражение отсутствия и ручное начисление пособия. Допустимо при 1–2 сотрудниках, но требует ручного контроля сумм

Отправка сведений в СФР и отчетность

После проведения документа сведения о страховом случае нужно передать в Социальный фонд России. В ЗУП используйте «Отчетность, справки → 1С-Отчетность» или документ «Исходящее сообщение о страховом случае СФР». Фонд назначит пособие на основании этих данных и ответа работодателя на запрос.

Не забудьте про отчет ЕФС-1: отпуск по уходу за ребенком отражается в нем как кадровое событие с соответствующим видом. В ЗУП форма заполняется автоматически из проведенного документа. В стажевых отчетах период отпуска по уходу должен отражаться отдельным кодом, влияющим на страховой стаж.

Досрочный выход, неполный рабочий день и изменения

Если сотрудница выходит из отпуска досрочно, создайте документ «Возврат из отпуска по уходу» в том же журнале. С даты возврата пособие прекращается (кроме случая работы на условиях неполного времени), и сотрудник снова попадает в расчет зарплаты.

Работа во время отпуска по уходу на условиях неполного рабочего времени или на дому сохраняет право на пособие. В ЗУП это оформляется кадровым переводом на неполную ставку без прекращения отпуска — в документе отпуска в этом случае ничего менять не нужно, но проверьте, что график работы сотрудника изменен.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа откройте табель учета рабочего времени («Зарплата → Отчеты по зарплате → Табель Т-13»): на период отпуска должны стоять коды ОЖ, а не явки. Затем сформируйте расчетный листок сотрудника — там должно быть начисление пособия и отсутствовать оплата по окладу.

Проверьте расчет среднего заработка через кнопку печати в документе или по расшифровке в расчетном листке. Если сумма пособия равна нулю — чаще всего не заполнены данные о заработке за расчетные годы или не отмечен флажок выплаты пособия.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учета рабочего времени

Норма

На период отпуска стоят коды ОЖ

Тревожный признак

Остались явки или пустые ячейки — документ не проведен или даты неверны

Расчетный листок сотрудника

Норма

Есть начисление пособия, нет оплаты по окладу

Тревожный признак

Начисляется оклад или пособие равно нулю

Отчет ЕФС-1

Норма

Кадровое событие отпуска попало в форму

Тревожный признак

События нет — документ не проведен или отчет сформирован до проведения

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по уходу на отца или бабушку в 1С?

Да, законодательство позволяет оформить отпуск на любого родственника, фактически ухаживающего за ребенком. В 1С документ создается аналогично — на того сотрудника, который уходит в отпуск. Потребуется справка с места работы матери о том, что она пособие не получает.

Что делать, если отпуск нужно оформить задним числом?

Если период еще не закрыт, документ можно провести задним числом — программа пересчитает начисления. Если отчеты уже сданы, сначала оцените последствия: потребуются уточненные расчеты по взносам и перерасчет зарплаты. Работайте на копии базы.

Почему пособие не начисляется в расчете зарплаты?

Чаще всего не включен флажок «Выплачивать пособие до 1,5 лет» в документе отпуска, не указана дата окончания выплаты или отсутствуют данные о заработке за расчетные годы. Откройте документ и проверьте вкладку пособий.

Как отразить работу на неполной ставке во время отпуска?

Оформите кадровый перевод на неполный график работы, документ отпуска при этом не отменяется. Сотрудник получает и зарплату за отработанное время, и пособие — в ЗУП оба начисления рассчитываются параллельно.

Нужно ли продлевать отпуск после 1,5 лет отдельным документом?

Нет, если в документе сразу указана дата окончания отпуска (например, до трех лет). Пособие прекратится автоматически в день полутора лет, а сам отпуск продолжит отражаться в табеле кодом ОЖ до указанной даты окончания.