Как создать отчет по кадрам в 1С

Кадровые отчеты в 1С нужны для самых разных задач: сверить штатную расстановку, подготовить список сотрудников для проверки, проанализировать текучесть персонала или собрать данные для руководства. В типовых конфигурациях — 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия — большинство таких отчетов уже встроены, и их не нужно программировать: достаточно знать, где они находятся и как настроить отборы.

Основная масса кадровой отчетности сосредоточена в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). В 1С:Бухгалтерии набор скромнее, но базовые списки сотрудников и данные по приемам и увольнениям там тоже доступны. Дальше разберем обе программы, типовые отчеты, настройку вариантов и способы выгрузки.

Где искать кадровые отчеты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии

В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты». Здесь собраны основные формы: «Штатная расстановка», «Список сотрудников», «Движение работников», «Остатки отпусков», «Сотрудники, принятые и уволенные», «Семейные положения сотрудников» и другие. Часть отчетов продублирована в разделе «Отчеты, справки» — там же находится универсальный инструмент «Отчеты по сотрудникам».

В 1С:Бухгалтерии перейдите в «Зарплата и кадры» → «Отчеты по кадрам» (в некоторых релизах — «Кадровые отчеты»). Доступны «Список сотрудников», «Штатное расписание» и ряд справок. Если нужен аналитический срез, которого нет в типовом наборе, в бухгалтерской конфигурации проще воспользоваться универсальным отчетом по регистрам или выгрузить данные в Excel.

Если кнопки отчетов не видно, проверьте права пользователя: кадровые отчеты доступны профилям «Кадровик», «Расчетчик зарплаты» и «Бухгалтер». Пользователю только с правами чтения зарплаты часть данных может быть недоступна — отчет сформируется пустым или неполным без сообщения об ошибке.

Штатная расстановка: сформировать и проверить

Отчет «Штатная расстановка» показывает, кто занимает каждую позицию штатного расписания на выбранную дату, с окладами, надбавками и количеством занятых ставок. Это основной отчет для сверки фактического состава с плановым.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Штатная расстановка»
2. 2
   Укажите дату, на которую нужны данные, и организацию
3. 3
   Нажмите «Настройки» и при необходимости добавьте отбор по подразделению
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги по занятым и вакантным ставкам
5. 5
   Сохраните вариант отчета через «Ещё» → «Сохранить вариант отчета», если настройка понадобится регулярно

Обратите внимание на колонки с вакансиями: если позиция штатного расписания не закрыта приемом на работу, отчет покажет свободную ставку. Расхождение между штатной расстановкой и фактическими приемами почти всегда означает, что кадровый документ проведен не той датой или не по той позиции.

Если в программе не ведется штатное расписание (функциональность отключена в настройках), отчет «Штатная расстановка» будет пустым. В этом случае используйте «Список сотрудников» с группировкой по подразделениям и должностям.

Список сотрудников и личные данные

Отчет «Список сотрудников» — универсальная форма для выгрузки персонала с произвольным набором полей: ФИО, табельный номер, подразделение, должность, дата приема, дата рождения, контакты. Набор колонок меняется в настройках на вкладке «Структура» или через «Изменить вариант отчета».

Чтобы добавить поле, откройте «Настройки» → вкладка «Поля» (или «Расширенная» настройка) и перетащите нужный реквизит из списка доступных. Для отбора, например только работающих сотрудников без уволенных, добавьте условие «Дата увольнения не заполнена» или используйте готовый отбор «Работающие сотрудники», если он предусмотрен вариантом.

Признак корректно сформированного списка: количество строк совпадает с числом работающих на дату отчета, уволенные ранее этой даты не попадают в выборку, а совместители отображаются отдельными строками, если это предусмотрено настройкой.

Движение кадров и анализ текучести

Для анализа приемов, переводов и увольнений используйте отчеты «Движение работников» и «Сотрудники, принятые и уволенные». Они строятся за период и показывают, кто когда и на какую позицию был принят, перемещен или уволен, с указанием оснований.

Чтобы оценить текучесть, сформируйте отчет за квартал или год с отбором по подразделению и сравните число уволенных со среднесписочной численностью — последнюю можно взять из отчета «Численность сотрудников» или «Среднесписочная численность» (он также используется для статистической отчетности).

Какой отчет выбрать

Список сотрудников

Нужен произвольный набор полей по персоналу на дату: контакты, должности, даты приема. Не показывает динамику за период.

Штатная расстановка

Нужно сверить занятые и вакантные ставки с штатным расписанием. Требует включенного ведения штатного расписания.

Движение работников

Нужен анализ приемов, переводов и увольнений за период. Не заменяет список на конкретную дату.

Остатки отпусков

Нужны неиспользованные дни отпуска по сотрудникам. Корректен только при полном учете отпусков в программе.

Настройка отборов, группировок и сохранение вариантов

Почти все кадровые отчеты построены на системе компоновки данных, поэтому логика настройки одинаковая. Кнопка «Настройки» открывает простой режим: период, отборы, сортировка. Ссылка «Расширенная» или пункт «Изменить вариант отчета» открывает полный конструктор с вкладками «Отбор», «Поля», «Группировка», «Сортировка».

Типовой сценарий: добавьте отбор «Подразделение = Производственный цех», группировку «Должность» и поле «Дата приема». После формирования сохраните результат через «Ещё» → «Сохранить вариант отчета» под понятным именем — вариант появится в списке отчетов и будет доступен вам без повторной настройки. Чтобы вариант видели коллеги, при сохранении отметьте доступность «Всем пользователям» (нужны соответствующие права).

Если отчет за период формируется долго, сузьте отбор до одной организации или подразделения и уберите лишние поля из структуры. На больших базах отчет по всем сотрудникам с десятком колонок может строиться заметно дольше, чем тот же отчет с тремя полями.

Выгрузка и печать отчета

Сформированный отчет сохраняется через «Файл» → «Сохранить» / «Сохранить копию» в форматы MXL, Excel (XLSX), PDF, HTML и другие. Для дальнейшей обработки удобнее Excel: там можно фильтровать и сводить данные. Для передачи руководству или в архив лучше PDF — структура не «поплывет» при открытии.

Перед печатью проверьте настройки страницы: широкие отчеты со множеством колонок разумно печатать в альбомной ориентации с масштабом «вписать по ширине». Если отчет используется как официальная справка, добавьте в настройках вывода заголовок с организацией и датой формирования.

Типичные ошибки и проверка результата

Контрольные точки

Как проверить результат

Численность в отчете и по журналу сотрудников

Норма

Количество строк совпадает с числом работающих на дату

Тревожный признак

Отчет пустой или меньше фактической численности — проверьте дату, отборы и права

Уволенные сотрудники

Норма

В списке на дату нет уволенных до этой даты

Тревожный признак

Уволенные попадают в отчет — не настроен отбор по статусу

Штатная расстановка

Норма

Занятые ставки равны числу принятых на позиции

Тревожный признак

Вакансии при фактически работающих сотрудниках — прием оформлен не на ту позицию

FAQ

Можно ли создать свой кадровый отчет без программиста?

Да, в пределах возможностей настроек: измените структуру типового отчета (поля, отборы, группировки) и сохраните как новый вариант. Для произвольных данных, которых нет в типовых отчетах, в ЗУП есть инструмент конструктора отчетов, но сложные схемы потребуют участия специалиста по 1С.

Почему отчет «Остатки отпусков» показывает неверные данные?

Чаще всего причина в том, что часть отпусков оформлена не документами, а вручную, либо начальные остатки отпусков не были введены при старте учета. Проверьте документ «Начальная штатная расстановка» / ввод остатков отпусков и корректность всех приказов на отпуск.

Как выгрузить список сотрудников в Excel?

Сформируйте отчет, затем через меню «Файл» выберите «Сохранить копию» и формат «Лист Excel (*.xlsx)». Таблица сохранится с группировками; при необходимости в Excel их можно удалить через «Данные» → «Разгруппировать».

Отчет формируется пустым, хотя сотрудники есть. Что проверить?

Проверьте три вещи: дату или период отчета, отборы (часто остается скрытый отбор по подразделению от прошлой настройки) и права пользователя. Также убедитесь, что кадровые документы проведены, а не просто записаны.

Можно ли настроить автоматическую отправку кадрового отчета по расписанию?

Да, если в программе включен механизм рассылки отчетов (раздел «Администрирование» → «Интернет-поддержка и сервисы» / «Рассылка отчетов»). Сохраненный вариант отчета добавляется в рассылку с расписанием и списком получателей по электронной почте.

Чем отличается отчет в ЗУП от отчета в Бухгалтерии по кадрам?

ЗУП содержит полный кадровый контур: штатное расписание, отпуска, воинский учет, движение персонала. В Бухгалтерии доступны базовые списки и штатное расписание в упрощенном виде. Если ведется полноценный кадровый учет, основные отчеты формируют в ЗУП, а в Бухгалтерию передают только проводки.