Другое · 10 мин
Как создать новую позицию в 1С
Как создать новую позицию в 1С:ЗУП и справочнике должностей: пошаговая инструкция, настройка штатного расписания, проверка результата и типичные ошибки.
Под «новой позицией» в 1С обычно понимают либо должность в справочнике, либо позицию штатного расписания в 1С:ЗУП, либо новую позицию номенклатуры в торговых конфигурациях. Это разные объекты, и порядок действий зависит от того, какая задача стоит: оформить сотрудника на новую должность, добавить ставку в штатное расписание или завести товар. Ниже разобраны все три сценария с акцентом на кадровый учёт, поскольку именно он вызывает больше всего вопросов.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) должность и позиция штатного расписания — не одно и то же. Должность — это элемент справочника с названием и краткими характеристиками. Позиция штатного расписания — это конкретная ставка в конкретном подразделении с указанным количеством единиц, окладом и условиями труда. Для приёма сотрудника нужна именно позиция, а должность используется как её составная часть.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение кадровых справочников, а в настройках учётной политики определено, ведётся ли штатное расписание в программе. От этого зависит, какой из описанных путей будет доступен.
Определите, какая именно позиция вам нужна
Первый шаг — понять, в какой конфигурации вы работаете и что требуется получить на выходе. В ЗУП кадровые документы (приём, перевод) ссылаются на позицию штатного расписания, если оно ведётся, или на должность напрямую, если нет. В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Бухгалтерии» есть только справочник «Должности» без полноценного штатного расписания.
Если речь о торговле или складском учёте, «новая позиция» — это карточка номенклатуры в справочнике «Номенклатура». Там задаются наименование, единица измерения, вид номенклатуры и ставка НДС. Путать эти объекты нельзя: кадровые документы не увидят номенклатуру, а документы продажи — должности.
Как выбрать действие
Проверьте настройки штатного расписания
Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» (в некоторых версиях — «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание»). Здесь определяется, ведётся ли штатное расписание, используется ли история его изменений и применяется ли «вилка» окладов. Если штатное расписание отключено, кнопка создания позиции в разделе «Кадры» будет недоступна, и работать придётся только со справочником должностей.
Включённая история изменений означает, что каждая правка позиции фиксируется документом «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу. Это правильный режим для большинства организаций: он сохраняет данные для отчётов за прошлые периоды. Менять настройки в работающей базе следует осторожно — отключение истории после её использования может исказить кадровые отчёты.
Создайте должность в справочнике
Должность — базовый элемент, на который ссылается позиция. Откройте «Настройка» → «Должности» (или «Кадры» → «Должности» в зависимости от версии) и нажмите «Создать». Заполните наименование так, как оно должно звучать в трудовом договоре и приказе — например, «Инженер-конструктор», а не «инженер констр. нов.».
В карточке должности можно указать краткое наименование, категорию для статистической отчётности, а также особые условия труда и код по ОКЗ, если это требуется для отчётности. Эти поля не обязательны для приёма сотрудника, но их заполнение избавит от доработок при подготовке регламентированных отчётов.
Сохраните элемент кнопкой «Записать и закрыть». Проверьте, что должность появилась в списке и её можно выбрать в кадровых документах. Если должность с таким названием уже существует, не создавайте дубль — используйте существующий элемент, иначе в отчётах появятся две похожие строки.
Создайте позицию штатного расписания
Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать» (или «Добавить позицию», если открыт сам документ). В форме укажите дату, с которой позиция действует, подразделение и должность из справочника. Если нужного подразделения нет, его придётся создать заранее в справочнике «Подразделения».
Далее задайте количество ставок: целое число или дробное значение, например 0,5 для полставки. Укажите оклад или тарифную ставку, а при необходимости — надбавки, которые будут назначаться сотруднику автоматически при приёме на эту позицию. Если в настройках включена «вилка», можно задать минимальный и максимальный оклад.
Проведите документ и убедитесь, что позиция отображается в списке штатного расписания со статусом «Действует» (или «Утверждена», в зависимости от настроек). Только после этого она станет доступна для выбора в документе «Приём на работу».
- 1Проверьте настройку ведения штатного расписания в разделе «Настройка» → «Кадровый учёт»
- 2Создайте должность в справочнике «Должности», если её ещё нет
- 3Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать»
- 4Укажите дату, подразделение, должность и количество ставок
- 5Задайте оклад и при необходимости надбавки
- 6Проведите документ и проверьте, что позиция активна
- 7Создайте приём на работу и убедитесь, что позиция доступна для выбора
Создайте позицию номенклатуры (для торговли и склада)
Если задача касается товаров, откройте раздел «Номенклатура» (в «Управлении торговлей» — «НСИ и администрирование» → «Номенклатура», в «Управлении нашей фирмой» — «Закупки» или «Продажи» → «Номенклатура»). Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры: товар, услуга, работа. От вида зависят доступные поля и поведение в документах.
Заполните наименование, единицу измерения, ставку НДС и при необходимости артикул, штрихкод и цену. Рабочее наименование используется внутри программы, а полное (для печати) — в документах для контрагентов: заполняйте оба осмысленно. Сохраните карточку и проверьте, что позиция подставляется в тестовый документ поступления или реализации.
Проверьте результат и права доступа
После создания позиции выполните контрольную операцию: оформите черновик приёма на работу или тестовый документ продажи и убедитесь, что новая позиция выбирается из списка и подтягивает заданные параметры — оклад, подразделение, ставку НДС. Если позиция не видна, чаще всего причина в непроведённом документе штатного расписания, дате вступления в силу в будущем или ограничении прав пользователя.
Проверьте кадровые отчёты: «Штатная расстановка» и «Штатное расписание» должны показывать новую позицию с корректным количеством ставок и окладом. Расхождение между документом и отчётом обычно означает, что изменение внесено другой датой или существует более поздний документ, перекрывающий ваш.
Как проверить результат
Отображается со статусом «Действует» и нужной датой
Отсутствует или зачёркнута — документ не проведён или отменён
Позиция доступна в поле выбора, подтягивается оклад
Позиции нет в списке — проверьте дату и подразделение
Новая ставка видна с верным количеством единиц
Ставки нет или значения удвоены — возможен дубль позиции
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — создание дублей должностей с похожими названиями («Менеджер», «менеджер», «Менеджер отдела продаж» как отдельные элементы при одном смысле). Дубли дробят статистику и усложняют отчётность. Перед созданием найдите похожие элементы через поиск в справочнике.
Вторая группа ошибок связана с датами: позиция создана будущей датой, а приём оформляется раньше, поэтому позиция недоступна. Либо история изменений ведётся, а пользователь правит старый документ задним числом, что сдвигает данные прошлых периодов. Изменения в прошлом вносят только с пониманием последствий для уже рассчитанной зарплаты.
Удобно заранее договориться о правилах наименования должностей: единый регистр, без сокращений и служебных пометок. Это заметно упрощает поиск и предотвращает появление дублей в справочнике.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать позицию без ведения штатного расписания?
Да. Если штатное расписание отключено в настройках, приём сотрудника выполняется с указанием должности напрямую из справочника «Должности». Отдельный документ позиции при этом не создаётся.
Почему новая позиция не отображается в документе приёма на работу?
Наиболее вероятные причины: документ штатного расписания не проведён, дата вступления позиции в силу позже даты приёма, позиция относится к другому подразделению или организации, а также ограничение прав пользователя.
Как изменить оклад по уже созданной позиции?
Если включена история изменений, создайте документ «Изменение штатного расписания» с новой датой и скорректируйте оклад там. Не редактируйте старый документ, если по позиции уже начислялась зарплата.
Чем позиция штатного расписания отличается от должности?
Должность — это название и характеристики работы из справочника. Позиция — это конкретная ставка в конкретном подразделении с количеством единиц и окладом. Одна должность может входить в несколько позиций разных подразделений.
Как закрыть позицию, которая больше не нужна?
Создайте документ «Изменение штатного расписания» и установите количество ставок равным нулю или закройте позицию с нужной даты. Удалять позицию, по которой были сотрудники, не следует — это нарушит кадровую историю.
Можно ли указать дробное количество ставок?
Да, в поле количества ставок допускаются дробные значения, например 0,5 или 1,25. Это используется для работы на полставки или при совмещении. Убедитесь, что формат поля позволяет ввести нужную точность.
Что важно запомнить
Сначала определите тип позиции — кадровая или номенклатурная. В ЗУП создайте должность в справочнике, затем позицию в документе штатного расписания с датой, подразделением, ставками и окладом. Проверяйте результат через приём на работу и отчёт «Штатная расстановка», а действующие позиции закрывайте документом, а не удалением.